浅论馆藏档案数字化前期工作中存在的问题和对策

时间：2024-07-28

丁勇李平

(1.中国石油西南油气田公司档案馆 2. 中国石油西南油气田公司勘探开发研究院)

0 引言

根据中国石油天然气集团公司(以下简称“集团公司”)“十二五”信息技术总体规划的部署，为实现业务系统与档案管理系统的有效集成，集团公司内部建立了统一的档案管理平台和以档案信息资源为核心的知识管理平台，并于2008年12月启动了中国石油档案管理系统(即“E6系统”)，2011年2月正式上线运行。

在应用E6系统的基础上，持续开发、完善系统功能，基本实现档案工作的标准化、规范化与现代化管理，馆藏档案数字化工作已经启动。笔者所在单位把馆藏档案数字化工作提到了议事日程，计划利用四年半的时间完成馆藏档案数字化工作，使馆藏档案数字化率达到80%以上。结合本单位开展此项工作的实际情况，针对发现和可能存在的问题，提出以下相应的对策。

1 存在的问题和困难

1.1 思想重视程度不一

由于档案保存的是“历史”信息，是“完成时”而不是“现在时”，不能直接为企业创造经济效益，因此作为信息记载媒介之一的档案信息一直没有得到应有的关注和重视。近年来企业虽体会到了信息的重要性，对数字化工作可以促进企业发展基本达成共识，总体上看，认识在不断提高，但各单位、各部门在实际运行管理中重视程度不一。有人认为数字化工作就是将纸质文件扫描成电子文件，任何人都可以轻而易举地进行，操作简单，是件可以等可以拖的事，因此造成企业档案数字化工作经费不足，硬件设施落后，高素质档案人才匮乏，档案人员知识结构陈旧的现象普遍存在。

1.2 工作协调难度大

馆藏档案数字化工作是由多个业务部门协调配合共同完成的。比如档案的调档、档案录入质量的检查验收、档案数字化软硬件设备的安装、调试、维护等都分别由不同部门、不同人负责。如果在前期准备中不把各部门间的关系和职责分工理顺、明确，进行较好的衔接和协调，在实施过程中就很容易因其中一个部门或一个环节的工作影响而延误整个工作进程。

1.3 执行标准难统一

虽然集团公司制定了《中国石油天然气集团公司档案数字化技术规范(试行)》，但因馆藏档案形成时期、形成地域的不同，各档案管理部门在实施馆藏档案数字化工作时仍会面临一定的差异，有时会出现无章可循的情况。以扫描为例，图像越清晰，扫描仪分辨率越高，图像所占空间越大。有人认为在扫描图像时应首先考虑容量，控制图像所占比例，而有人则认为扫描应首先考虑图像清晰度。

1.4 对外监管难把握

近年来，各单位办公设备不断补充完善，软、硬件配置基本满足扫描软件的正常运行，档案人员可自行扫描纸质档案。从先期实施馆藏档案数字化工作成效良好的集团公司所属一些单位的做法来看，建议扫描工作委托专业的档案数字化公司完成，其理由：①可确保档案人员完成日常的档案业务指导、收集、整理、归档、借阅工作；②可借助专业公司雄厚的实力和长期实践中积累的处理具体技术性问题的丰富经验，保证档案数字化工作的高质量、高效益；③可降低由档案馆藏单位购置设备和软件带来的投资风险，节省大量经费，并得到专业化公司先进设备、技术不断升级的优质服务。但因馆藏档案数字化涉及拆卷(件)、编号、著录、扫描、装订挂接、入库等多个工作流程，交由专业化公司来完成，某个环节考虑不周将因小失大，进而影响整个工作的质量和进程。比如编号环节，工作人员完成编号后没有及时进行自检，在扫描时才发现有漏页等问题，势必造成返工。在数字化前期工作中，因经验不足、规章制度不完善、管理环节疏漏等问题，使数字化工作对外监管难度极大。

1.5 档案资料安全保障措施不够

“企业档案是企业在生产、经营、管理、技术等活动中形成的具有保存价值的不同载体的历史记录,是企业资产的重要组成部分,是维护企业经济利益,合法权益和历史面貌的重要凭证,是不可再生资源。”[1]企业档案一旦发生事故,造成的损失将无法弥补。由于档案数字化建设实施中涉及的部门多、职责不同，参与的内外部人员多、素质参差不齐，工作流程多、环环相扣，档案在其中各个流通环节中存在极大的安全隐患，安全保障措施的滞后将会造成档案的丢失、损毁、泄密、失密等现象发生，因此保护企业档案在数字化工作中的安全就显得尤为重要。

2 对策

2.1 加大宣传力度，充分认识档案数字化工作的重要性和必要性

从集团公司信息化建设总体规划以及档案信息化建设的要求出发，对馆藏档案进行数字化已经被列入各档案管理部门的重要工作之一，同时作为集团公司档案工作评价考核的内容。为此，档案人员必须转变观念，加强学习，提高素质，了解和把握档案数字化建设工作的先进之处，积极主动利用各种途径和方式加大宣传力度，向企业管理层宣传档案数字化建设的重要性和必要性，通过企业领导对档案数字化建设工作的重视，获得更大的理解和支持，确保档案数字化建设在资金和硬件设施等方面的投入和保障。

2.2 组建项目组，明确职责

各单位及时组建馆藏档案数字化工作组建项目组，真正落实“一把手工程”，明确各级责任。组长负责处理重大的、关键性的问题；副组长主要负责解决实施中出现的具体问题；组员主要负责各环节实施推进的质量验收等，层层落实，各自职责明确，避免推诿延误工作。如选择外委公司，需明确其职责要求，将相应的权利与义务等写入合同，便于履约过程中的监督与最终的检查验收。

2.3 遵章守制，审慎选择外委公司

在实施推进档案数字化工作的过程中，要遵守档案管理各项规章制度，结合本单位档案数字化工作的实际，在前期充分酝酿建立适宜的制度或办法等，如笔者单位已经建立的《历史档案数字化工作实施细则》、《历史档案数字化工作流程质量管理办法》等，强化了历史档案数字化工作中的技术要求和安全保障，促进数字化工作持续健康推进。

由于外委的专业化公司是独立的实体，其与档案馆是合作伙伴关系而不是隶属关系，因此，档案馆对其合作行为往往不易控制。对专业化公司的选择必须具备以下的安全保密条件[2]：

(1)认真审核服务公司的背景情况，不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。

(2)与服务公司签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用档案室的任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。服务公司要对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案，与其签订保密协议。

(3)档案在服务公司进行整理、数字化过程中，档案室必须在工作现场安装监控设备，并派人实行全过程监管。

(4)档案数字化前，档案室必须将所有数字化设备和软件送本级保密行政管理部门进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。

(5)档案数字化任务完成时，档案室必须与保密行政管理部门检查服务公司所用设备中是否有信息留存，凡有信息留存的，必须清除信息并作安全技术处理。服务公司使用过的存储器应当全部退回档案室处理。

(6)档案部门须自备档案数字化场地，并封闭数字化设备的信息出口，防止信息外泄。

2.4 加强沟通协调，统一标准，规范管理

(1)加强本单位各部门间的沟通。馆藏档案数字化工作，主要依靠档案管理部门完成，但在实施过程中需要本单位计划、财务、安全、办公室等各部门的通力合作。因此，各单位档案数字化实施工作领导小组组长需定期或不定期地组织召开联席会议，及时协调沟通，评估和发现工程实施各阶段中的各种不确定因素，不断总结工作中的经验和教训，确保档案数字化工作顺利进行。

(2)加强档案馆内部成员间的沟通。在对馆藏档案实施数字化工作的同时，日常档案的接收、整编、入库、借阅等管理工作仍需有序进行。为此，档案管理部门第一负责人要同时兼顾档案日常管理工作与数字化工作的正常推进，做好内部管理成员间的沟通协调工作，档案各管理成员在完成本职工作的前提下，在数字化工作的领卷、裱糊、质检、入库等各环节中保持即时交流，信息对等，为档案数字化工作创造良好的氛围。

(3)加强档案馆与专业化公司之间的沟通。在工作开展之前，档案馆、专业公司应在充分沟通协商的基础上，共同制定阶段工作目标、完成质量要求、验收标准等，通过统一的执行标准，让双方工作人员有章可循，确保对馆藏档案数字化工作的规范化。比如文件标题的确定，必须制定科学规范的标准，从而保证馆藏档案数字化处理后充分发挥其检索意义，确保计算机通过标题检索，可以找到包含这个词的所有文件。

2.5 提高防范意识，确保档案安全

针对本单位档案数字化安全工作的薄弱环节，从以下几个方面组织制定各项防范措施，定期与不定期地检查，发现问题及时解决，防止各类档案安全事故的发生。

(1)从思想上提高档案安全防范意识。积极开展档案数字化风险教育,提高管理者及档案数字化相关人员的风险意识，对档案数字化的各类风险因素及后果有全面、客观的认识，树立积极应对档案数字化风险的思想防线。

(2)从行为上规范安全防护程序。档案人员经手的事情要自始至终手续清楚，防止“无形”信息的泄露。档案在库房外未被使用时，不允许长时间放在桌子上，应及时收好；档案不准擅自带离档案室，加工现场不得随地随意堆放档案，并坚持档案不能在外“过夜”原则，保证当日加工档案必须当日归库。必须确定档案的使用权限。在档案数字化过程中，应明确规定外包方哪个人才可借出纸质档案，档案馆人员只能将纸质档案借与指定人员，归档时也只与指定人员办交接手续。数字化处理前，档案馆应对馆藏档案进行鉴定，对标有“密级”且未经解密的涉密档案实行专人专控处理。

(3)从场地、系统上加强安全监控。档案数字化处理场地必须配备消防系统，防盗报警系统、视频监控系统；数字化处理系统必须是封闭性独立网络，禁止与其他任何网络系统互联；数字化处理系统中的计算机主机、外设输入输出接口均有警示语封口，数字化加工现场禁止使用私人移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，数据迁移、临时备份等工作统一采用具有安全功能的专用U盘、移动硬盘；档案数字化处理的各个环节应建立移交手续，确保馆藏档案化建设的每一步骤都处于可控状态。