试论档案保密与利用的关系

杨晓燕 文 敏 陶 革 丁 勇 巫 珊

(1.中国石油西南油气田公司川西北气矿 2.中国石油西南油气田公司勘探开发研究院 3.中国石油西南油气田公司档案馆)

随着油气勘探进入一个新的发展时期，特别是页岩气藏的发现成为四川油气勘探新的目标点，档案的借阅利用也就相应地进入高峰期，对档案的“提供利用、保密到位”也就提出了更高的要求。

西南油气田公司及所属二级单位的馆藏档案，目前大量为纸质档案，部分为光盘、磁带、移动硬盘等。由于电子文档的特殊性，其借阅量非常大，这就给电子档案的利用和保密带来了新的要求。

1 档案管理的保密工作

1.1 涉密档案保管的环境要求

涉密档案是企业的商业核心秘密，它关系到企业商业活动的安全，关系到企业在市场经济竞争中的成败，关系到企业可持续发展进程顺利进行。因此，为确保企业涉密档案的安全，必须按《保密法》规定管理好涉密档案管理。

涉密档案长期存放于库房中，其存放环境是不容忽视的一个重要组成。从档案保密角度来看，不宜将库房设置在办公楼的最底层。库房门窗应专门加固以防失盗，必须做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开；涉密档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，严格执行库房管理的“八防”要求，无关人员一律禁止入内。

对存放测绘档案的库房还应配备“三铁一警”(即铁门、铁窗、铁柜、报警装置)

涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全。档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

1.2 提高涉密档案管理人员的素质

涉密档案管理人员有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守企业秘密负有更为重大的责任。因此档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质高低是关键。涉密档案管理人员必须具备较强的责任心、事业心和高度的保密意识以及严谨的工作作风，对经手的涉密档案必须借阅手续齐全，件件有头有尾。要防止在社会公众场合“无心”泄密，把保守国家和企业秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

1.3 加强涉密档案的日常管理

在涉密档案的保管和利用过程中要高度重视管理，重物防，轻技防、人防。涉密档案的借(查)阅、电子文档的拷贝复制、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定部门及领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自借(查)阅、拷贝复制。涉密档案使用完毕后应及时清点检查，发现失密、泄密问题应如实记录并及时上报，并查明原因进行补救，对相关责任人做出处理。

1.4 做好档案密级的降、解密调整工作

按照《中国石油天然气集团公司保密管理规定》和《中国石油天然气集团公司秘密信息分级保护目录(试行)》对档案密级进行标定。重点解决好两个问题：①严格执行降、解密标准、有关涉密内容标准及保密规范标准做到有法必依，执法必严，违法必纠；②主动接受保密部门对调密工作的监督指导，认真做好涉密档案的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案允许借阅利用，哪些限制在一定范围内借阅利用，哪些不能提供借阅，为进一步搞好涉密档案建设奠定基础。

为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：

(1)建立划定密期制度，以便保密期届满自行解密；

(2)建立调密通知单制度，对保密期间发生提前解密或密级升降变化的档案，要下发通知单告知档案馆(室)，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；

(3)进一步补充完善涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

2 正确处理档案保密和利用的关系

档案管理人员的职责之一就是要维护档案的安全与完整，做好档案利用中的监督工作。这既是档案保管工作的基本要求，也是档案保管工作的基本任务，档案保管工作的具体任务就是做到“五不”：

•不坏 保证档案保管完好无损，不能因为任何原因使档案损坏。对已经破损的档案要及时抢救。

•不丢 保证档案的绝对安全，不能因为工作疏忽使档案遗失或被窃，保证档案实体安全的同时也要保证档案内容的安全。

•不散 要求档案的保管相对集中，不能因为档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。

•不乱 要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

•不泄密 保证档案涉密内容的安全，做到不失密、不泄密。

2.1 做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

要建立健全档案阅览、借阅、复制拷贝、库房管理等一系列规章制度，并根据单位实际情况，对不同级别、不同单位确定不同的借阅范围，规定不同的审批手续，使档案借阅有章可循。档案借阅的各项规章制度应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

担负借阅的档案管理人员，是借阅制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质：①政治素质过硬，热爱档案事业，具有高度的责任心和为人民服务的精神；②业务素质强，具备专业知识，熟悉保管的档案内容，熟悉档案法规；③文化素质高，要有较高的文化知识，有较强的工作能力和敏锐的观察能力，能独立处理借阅中出现的问题。

在借阅利用中，要加强重点监护。有条件的档案馆室可安装摄像监视系统。要防止偷撕或涂改档案；对不利于档案保管的陋习要及时纠正。

做好档案利用监督还要做到“四勤”：①嘴勤，勤宣传档案的规章制度与规定；②眼勤，勤观察阅览室人员动态，了解借阅者的借阅需求及过程；③脑勤，勤分析借阅者的情绪和利用效果；④手勤，勤检查借阅归还档案案卷及内容，督促借阅登记制度的落实。发现问题及时查处，对于损毁档案的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

2.2 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家秘密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作者的神圣职责。日常工作中，档案管理人员因档案保密而存在重保轻用、利用不足的现象，由此产生大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，造成档案资源浪费；

档案部门要改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务。涉密档案保密的目的之一是为了更好地利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去档案的价值。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，要及时掌握档案状况，有效利用档案资源。

3 对涉密档案工作的认识

(1)涉密档案审查是档案对外借阅前的一个重要环节，必须划定提供涉密档案的借阅人员、内容、地点范围。

(2)设密档案是有密级等级和保密期限的，其密级依据《保密法》规定和《中国石油西南油气田公司保密管理办法》划分为“油商密★★★”、“油商密★★”、“油商密★”三级。确定档案的密级就是为了让档案管理人员根据不同密级档案采取不同的管理措施，最大限度地提供档案利用。根据档案保密期限对到期涉密档案应及时降密、解密。

(3)严格执行涉密档案借阅审批制度，由业务主管部门审核签字盖章，并由档案借阅者签署《保密承诺书》，经涉密档案管理人员确认无误后方可办理涉密档案借出手续。

(4)对不同载体的档案采取不同的借阅方式，按规定纸质档案外借必须在规定时间内归还；其他载体类(光盘、磁带、移动硬盘)档案不可外借；只能在专用计算机上阅读，对自带的存储介质(U盘、移动硬盘)先进行病毒扫描，确认无病毒后方可复制拷贝。

(5)提高档案案卷的内在质量，利用档案分类原则进行系统、科学分类，组卷合理，达到编目清楚的要求；为使档案的检索准确、快速，要建立健全档号，符合借阅检索要求，编制检索工具，做好档案借阅前的档案副本复制。

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