试论规范建设工程资料管理促进工程质量监管

王笑笑

（马关县建筑工程质量监督站，云南 文山 663700）

0 引言

近年来，随着社会经济水平的提高，城镇建设事业发展迅猛，在城市房屋及市政基础设施建设蓬勃发展的同时，保证建设工程质量安全、科学合理地运用新技术，成为当今建筑行业发展过程中的重要课题。工程资料作为建设项目全过程信息的积累、工程质量控制的有效手段、工程标准化水平的重要载体，其重要地位日益突出，但是由于部分地区建筑行业技术力量有限，管理意识薄弱，对工程资料的重要性认识不足，在建设过程中对工程资料的管理仍存在诸多问题。笔者基于长期的工程质量监督管理实践经验，分析当前建设工程资料管理存在的问题，提出可行性的对策建议，以规范工程资料管理，提高工程质量监管工作效能，促进建筑行业与时俱进、可持续健康发展［1］。

1 规范工程资料的重要意义

1.1 工程资料集合了建设全过程的重要信息

工程资料是针对某个具体的建设工程建设项目，按照国家的有关规定、行业标准、地方标准，在建设过程中进行编制、收集、整理而形成的一套文件资料。它系统地记录了建设工程从立项、可行性研究、勘察、设计、施工直至竣工验收等建设全过程的情况，是工程管理、材料、设备、施工质量等各个方面信息的积累和呈现，包含了大量的文件、表格、图纸、原始记录和影像资料等。一套完整、系统的工程资料，还可以为工程结算审计，以及工程使用阶段的改扩建、维修、管理提供翔实的原始依据。

1.2 工程资料是工程项目管理的重要手段

工程资料作为建筑企业质量管理和技术管理的措施和手段，是图表、文字等多种形式的信息集合而成的记录，是展示工程项目管理水平和体现工程质量的载体，它能全貌地展示一项工程外在的、内在的、看不见的质量情况，并能随时再现施工过程。通过查看资料，我们可以判断施工单位在施工过程中是否全面满足国家有关法律法规以及相关技术规范的要求，是否符合业主方的特殊要求等。此外，工程资料还是工程验收和评优的必要条件，对工程质量具有否决的权利，一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，一项工程是否达到了优良标准，也要查看其工程资料是否达到了相应的标准。

1.3 工程资料在法规层面的重要作用

在《建设工程质量管理条例》（国务院令第 279 号）中也明确规定：“建设单位应严格按照国家有关档案管理规定，及时收集、整理建设项目各个环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或其他有关部门移交建设项目档案”。各个地方也先后出台了建设工程资料的技术规程和管理规范，把规范工程资料的编制管理，形成了统一的指导性规范。这些条例和规范力图使工程资料的管理法制化、规范化，并把建设项目文件资料的管理纳入到了建设工程质量管理的范畴，将其地位提升到了建设工程质量管理的同等高度。

此外，工程资料作为建设工程法律法规、标准规范、特别是强制性标准的执行情况、“工程质量终身责任制”情况的真实记录，为明确工程质量责任主体提供了真实性依据和法律性凭证，从而进一步规范了从业人员的工作行为，提高了其责任意识。

1.4 工程资料在新时期背景下的作用日渐突出

随着建筑行业发展日渐成熟、国家宏观调控的引导，工程建设领域也进入了标准体制改革时代，工程资料作为体现工程标准化水平的重要载体，由于其不可或缺性和重要性，逐渐受到了建筑业各从业部门以及监督管理部门的高度重视。特别是随着信息化建设的发展，“互联网+”“数据分析”等技术在建筑行业以及政府监管部门的应用，基于纸质文件资料的数字化发展，工程资料的载体将进一步衍生并逐渐普及成为电子化、信息化的呈现形式。规范资料管理将为建筑行业在新时期背景下的发展夯实基础，促进新技术、新规范在建设工程领域的应用和发展。通过资料或数据的统计、计算、分析等有利于及时发现、解决、处理问题，并总结经验，将更有利于行政监管部门提高监管效率、创新质量安全监管模式。

综上所述，工程资料档案由于其具有完整性、真实性、统计性、法律凭证性以及可追溯性等特点，对工程建设以及工程质量的监督管理有着重要的现实意义，规范工程资料的管理，可以使工程资料更好地发挥其作用与价值。

2 当前资料管理中存在的问题

2.1 资料管理意识不强

由于部分企业的工程管理水平不高，管理思路缺乏科学的理论支撑，且工程资料管理不产生直接的经济效益，建筑企业往往只注重工程实体施工质量和工期，追求最大利润，忽视工程资料管理的重要性。因此而产生的常见问题，一是工程资料不同步：在建设过程中，工程资料管理的意识薄弱，没有对每个项目建立起具体的管理体系和有针对性的实施细则，导致资料管理工作过程中推诿扯皮、逻辑混乱、职责不清，资料完成度远远滞后于工程实体建设进度。后期补充资料时，由于前期疏于及时收集、整理、归档资料，或者没有真实、完整地记录施工情况，许多原始数据、文件无从查找，耗费大量时间，不仅耽误竣工验收交付使用，还会影响竣工验收备案、不动产权证的办理等后续程序，造成业主的不满，带来不良的社会影响。二是工程资料缺乏真实性：后补资料数据只能靠记忆和经验填写，或随意编造，生搬硬套通用模板，人员签字混乱，甚至存在代签现象，不能客观反映工程质量和责任划分，不仅影响资料的真实性、法律责任凭证性，还会对建设工程以后的改扩建、检修管理造成很大影响，易给后续工程埋下质量安全隐患。此外，工程项目上还会经常出现人员流动的现象，过程资料却通常没有交接，特别是一些工程量较大、工期时间跨度长的项目工程，由于没有专职专业的资料员，也没有工程资料管理制度，造成资料前后对接不上、原始资料遗失、组卷逻辑不清的现象。

2.2 资料编制不规范

部分施工企业技术力量薄弱，资料员往往没有经过正规、系统的培训，专业水平有限，缺乏实践经验，对相关的规范、标准不熟悉，无法科学合理地整理和编制数量大、种类多、来源广、用途不一的工程资料，甚至有的项目存在“挂证”现象，编制资料的人员不是项目配备的资料员，未经过任何专业的学习培训。常见的问题有：一是数据记录不规范、不完整。例如，检验批质量评定表中的检查项目、外观实测项目、允许偏差、质量等级、工程数量等常常出现遗漏现象；施工表格填写中会签栏签名不全，各级审查意见填写不全，或者是空白；工程变更的记录，产生变更时，往往施工、监理、设计等各方责任主体，口头协商同意，但图纸、资料未真实记录变更过程、结果；影像资料记录不规范、不清晰，不能反映隐蔽工程验收等项目工程实际情况。二是编制内容没有针对性。按照有关规范，建设、监理、施工、城建档案馆保存的资料是不同的（示例见图 1），但是资料员经常“应付检查式”整理资料，监管部门经常检查的、备案部门收取归档的就编制，不经常检查的、不须备案的就疏于收集整理，最后，各方存档资料项目内容雷同，甚至“一套化”［2，3］。

图1 《云南省建设工程档案编制技术规程》中规定各方应保存的资料示意图

2.3 工程资料档案的长期保存隐患

工程资料的保存一般与工程使用年限同步，短到几十年，长则上百年，所以工程资料的长期保存也非常重要。目前，建设、施工、监理单位通常没有专门的工程资料档案存储系统以及管理人员，工程建成很多年以后，基本查找不到相关资料，均要到城建档案馆查找。然而，由于部分地区发展水平局限，建设单位对工程领域相关法律法规认识较少，备案意识不高，导致建设工程项目备案率偏低，许多工程资料并未办理竣工验收备案手续，归档到城建档案馆。其次，很多欠发达地区的县城都没有建立专门的城建档案馆，一般的存放资料的档案室通常没有配备灭火器、除湿机等设施，无法满足“防潮”“防火”“防虫”“防霉”等档案室管理十防要求（根据《档案室管理“十防”要求》，“十防”即防潮，防高、低温，防水，防火，防盗，防阳光照射，防紫外线照射，防尘，防污染，防有害生物），并且没有专职或兼职的专业档案管理人员负责，容易造成档案资料的遗失、损毁、管理不规范的现象，给工程资料档案的长期保存带来隐患。

3 规范及加强建设工程资料管理的措施

3.1 提高对工程资料管理的认识

强化前端控制和全过程控制，提高建筑施工企业的工程资料管理意识，在工程建设前期就明确职责分工，建立完整的、系统的、有针对性的工程资料管理制度，逐级落实资料管理责任，保障资料管理过程中有据可依，提高工程资料收集、整理、归档的效率，保证工程资料与工程实体“同步验收、同步整理、同步竣工”，确保工程资料的系统性、完整性、真实性。要充分利用工程资料管理作为媒介和措施，加强项目质量和技术管理的提高，按照“三同步”原则，形成相互促进的管理系统，避免因工程资料整理不及时而影响工程竣工以及后续建设程序的情况出现。必要时，企业还可根据自身实际，制定适当的奖惩制度、培训制度。

其他各参建单位也要加强对工程资料管理的认识，履行对工程资料管理的职责。建设单位从立项开始，就应对工程资料的编制、收集职责提出明确要求，在招标或签订合同时，特别是在资料签署的真实性方面，对参建各方做出明确的职责要求，保证资料的真实有效性；监理单位应按照国家法律、法规，在施工过程中，对资料的记录、收集和组卷归档进行检查，确保其准确性和真实性，必须由总监或总监代表负资料管理总责；设计、勘察、检测单位要明确资料管理队伍，在签署过程中仔细核对相关资料，由签署“工程质量终身责任制”的项目负责人负总责。

3.2 提高工程资料管理人员专业素质

加强资料管理人员业务培训，落实工程资料管理责任制，了解基本建设程序、设计规范、施工验收规范。施工单位要严格按照有关规范配备资料员，资料员要经专门部门培训合格后持证上岗，严禁“挂证”现象，并保证资料员相对稳定。资料员除了要熟悉住建部门关于工程资料的相关法律法规，还要充分学习地方出台的资料编制管理规程和技术规范，提高资料编制的本地适用性，保证工程资料的规范记录、收集、整理、组卷，提高查找、检索效率和备案资料归档质量。项目经理、施工技术负责人、总监、设计勘察人员等要密切配合、严格把关，切实保障工程资料的系统化、规范化、标准化。

3.3 强化工程项目一体化管理

“工程项目文档一体化”是近年来发达地区的企业普遍采用的一种项目文件全过程控制的管理方法，是运用“三同步”的管理理念，通过“收集、整理、归档”三个阶段的管理，实现工程资料的全过程控制。施工单位应结合工程进度，在工程进度计划中明确每个分部分项工程的验收资料的检查和整理工作，及时收集、整理、归档原始资料，规范资料的填写、变更文件的形成，除了提高资料员的专业素质外，各层次的管理人员也要加强检查，逐级落实责任，发现问题，及时提出整改，确保工程资料与工程实体建设同步，强化工程项目一体化管理。

3.4 行政监管部门加强督促检查、协调各方配合

质量监管部门要加强监督检查力度，在检查工程实体质量的同时，把工程资料的检查穿插在日常的抽查、巡查和飞行检查中，督查资料的同步性，注重原始记录资料、隐蔽工程验收记录的检查，并在检查施工资料的同时，与监理资料同步抽查核对，以保障资料的真实性。发现问题，要及时督促整改，确保痕迹管理落到实处。行政主管部门要严格要求各参建单位履行职责，加强施工、建设、监理、勘察、设计、检测等各质量责任主体间的协调合作，才能充分发挥建设工程资料在质量控制、技术管理、法律凭证等方面的重要作用。

3.5 强化“末端保障”

在加强“前端控制”“全过程控制”的同时，注重“末端保障”。行政管理部门要把建设档案资料管理工作纳入工程建设管理程序，认真贯彻落实《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》，提高责任单位的法律意识，加强工程资料的竣工验收备案工作，切实加强建设工程纸质（电子）资料档案的管理，制定专门机构或专职人员负责，加大县级城建档案馆建设投入，完善硬件设施，确保工程资料档案的完整性和可追溯性。

4 结语

规范建设工程资料管理，不仅有助于提高建设工程质量，高效并全貌地反映项目管理水平，还能确保建设工程的顺利竣工验收和相关建设程序的顺利执行，提高工程质量监督和管理的效率，促进工程质量监管的现代化发展与模式的创新。建筑企业应高度重视工程资料档案管理工作，参建各方应大力协调配合，行政主管部门要加大监督检查力度，按照“三同步”的原则，加强前端控制、全过程控制、末端保障，实现工程资料档案管理的规范化、标准化和一体化，确保工程资料档案的完整性、真实性、准确性、法律凭证性以及可追溯性，使工程资料真正发挥它的价值和作用，为建设工程的良性健康发展提供保障，为建筑行业标准化、信息化建设奠定坚实的基础，从而更好地促进城市经济建设可持续发展。