医院医疗设备档案存在问题的探讨

贺 琳

丹阳市人民医院,辽宁丹阳 212300

医疗设备档案是医院档案工作的一个重要组成部分，它的内容包括医疗设备在购买、安装、调试、验收、使用、维修过程中形成的所有具有保存和利用价值的图样和文件材料。尤其是随着现代医学科技的迅猛发展，各类技术高端、价格昂贵的大、中型医疗设备被各级医院大量引进，广泛应用于临床，对于各种疑难疾病的检查、诊断和治疗起到了积极有效的作用。所以各级医院要高度重视医疗设备档案的管理，建立完善的运行机制，管好、用好这些设备，使其在医疗服务中发挥最大的作用。但就目前各级医院医疗设备档案的管理现状来看，还存在着相当多的问题，现就对其存在的不足和解决的办法作一探讨。

1 医院医疗设备档案工作中存在的问题

1.1 对医疗设备档案的重要性认识不足

目前，各级医院往往非常重视医疗设备的采购工作，从科室提交购置申请，反复进行可行性分析研究，到和各大公司、厂商进行谈判、招标，竭尽所能以最优的价格购买到最先进的医疗设备，但对购买回来后的仪器设备往往只关心其产生了多大的经济效益，多长时间能够收回投资，而对其日常使用情况及维修保养过程中的材料收集和保管缺乏足够的认识。在有些方面，如维修登记、定期保养记录等甚至还是一片空白。医院领导不重视医疗设备档案的收集和管理工作，认为其不能产生直接的经济效益，没有配备专门的医疗设备档案管理人员，甚至没有专用的档案库房，医疗设备档案材料分散在各部门和工作人员手中，损坏和丢失现象严重。

1.2 形成周期长、涉及面广、资料收集难度大

一台医疗仪器从有购置意向起就会产生大量材料，比如需要使用科室先提交申请报告，医院从可能产生的经济效益和社会效益，到生产厂商、设备型号等多方面进行可行性分析论证，然后招标、谈判、购买。在此其间会产生可行性论证报告、谈判记录、招标文件、配置清单、报价单、投标书、谈判记录、开标记录、中标通知、购买合同、协议书等等，有些大型进口设备还会产生海关免税证明、报关单、外贸进口合同等材料；在设备安装调试阶段会产生装箱单、安装说明、产品合格证、保修单（卡）、操作指南、安装调试记录、验收记录、人员培训记录等材料；在设备使用阶段会产生使用记录、故障维修记录、定期保养记录；到最后设备报废会产生报废申请、处置结果记录等材料。而且其载体会有纸张、照片、光盘等多种形式，不同国家生产的设备还会有多种文字，如英文、德文、日文等等形式多样、种类繁杂的大量材料。涉及到的科室和人员有医院领导、科室主任、设备采购人员、财务人员、使用人员、维修保养人员等。形成周期非常长，涉及到的科室和人员面非常广，给档案收集工作带来了难度。

1.3 医疗设备档案管理制度不健全

很多医院目前都没有建立完善的医疗设备档案管理机制，致使设备开箱时没有档案人员参与；开箱后使用者私自拿走设备资料；设备安装时没有调试记录和验收记录；设备使用过程中，故障维修、定期保养都没有记录；设备档案借阅没有登记；设备报废无人处理等等，这些现象的存在，严重影响了医疗设备档案的完整性和连续性，造成了设备资料的大量流失。

1.4 医疗设备档案工作人员业务水平低

有很多医院由于领导不重视，没有配备专职的设备档案管理人员，医疗设备档案的管理大多由设备科工作人员或办公室人员兼任，这些人员不具备基础的档案管理知识，有些甚至不会操作计算机，对档案管理系统软件也不熟悉，严重的影响了医疗设备档案工作的质量和信息化的发展。

2 做好医院医疗设备档案工作的建议

2.1 加强宣传，提高认识

一套完整的设备档案包括购置申请、论证报告、投标书、报价单、谈判记录、配置清单、合同、装箱单、合格证、使用说明、服务手册、安装验收报告、维修单等等一系列材料，它记载着该设备的功能、特性、运转状况、维修、保养情况等等，对使用者了解设备性能、判断检查和治疗结果；对维护者确定故障原因、进行预防性维护；对管理者了解设备发展动态、制定新设备的购置计划等都起着决定性的作用。档案工作人员要加大对医疗设备档案重要性的宣传力度，多通过医疗设备档案信息产生效益的实例分析，让上至医院领导和各科室主任，下至设备使用和维护人员，甚至全院所有员工从根本上转变观念，提高对医疗设备档案重要性的认识，积极配合档案管理部门，认真做好医疗设备档案的归档工作，使其在医院的建设与发展中发挥应有的作用。

2.2 及时主动收集，保证齐全完整

由于医疗设备档案有着形成周期长、涉及面广的特点，如果不能做到及时收集、妥善保管，就很容易造成文件材料的破损和丢失。这就要求医疗设备档案工作人员要积极参与到医疗设备从采购、安装、使用、维护到报废等每个一阶段的每一个环节当中，主动与有关科室和人员联系，及时将产生的文件材料收集齐全，只有这样才能给每一台医疗设备建立一个完整的档案，以便满足今后工作中的各种利用需求。

2.3 健全制度，责任到人

要想做好医疗设备档案管理工作，首先必须建立完善的医疗设备档案管理制度。在设备开箱验收时，必须有《医疗设备开箱制度》，规定设备开箱时，必须由使用科室人员、设备人员、档案工作人员三方参加，才可以开箱，开箱后的随机资料由档案人员收集保管；设备材料归档后，如使用人员需借阅操作指南等档案资料，需根据《医疗设备档案借阅制度》办理借阅手续，按期归还，如有遗失，追究相应的责任；在设备使用过程中，对于设备的维修、保养制订《医疗设备维修、保养制度》，规定医疗设备在维修、保养时必须要有登记，并将登记本于规定期限内移交档案室；根据各部门形成设备文件的规律，制定《医疗设备档案归档范围》，使各科室明白各自的归档范围和职责，有目的地进行收集。总之，在医疗设备档案形成的各个阶段和环节都要制定相应的制度和规范，做到有章可循，并落实到人，促使相关人员加强责任心，进一步规范医疗设备档案管理工作。

2.4 加强培训，全面提升人员素质

医院应定期举办培训班和交流会，邀请上级档案部门的专家来进行指导，不断提高医院医疗设备档案管理人员和兼职档案员的基础理论水平和实际操作能力。同时，鉴于医疗设备档案的特殊性，档案人员除了要学习相关的档案专业知识外，还要学习外语、计算机及一些医疗设备的相关知识。鉴于目前档案管理信息化的发展趋势，医院档案工作人员要更新观念，不断学习新技术，采用多种途径开发利用医疗设备档案信息资源。同时要增强责任心，养成甘于平淡、吃苦耐劳、严谨细致的工作作风。只有档案人员素质提升了，医院的医疗设备档案管理工作才有可能得到提高。

医院医疗设备档案管理工作是整个医院管理工作中的一项重要内容，为了能使医院的投资得到最大的效益回报，就必须加强医疗设备档案管理工作，并通过多种形式、多种途径，最大限度的开发医疗设备档案信息资源，使医疗设备档案能在医院的建设和发展中发挥更大的作用。