化妆品检验业务受理及样品管理流程探讨

蒋秋涵 马文 郭传杰

（齐鲁师范学院 山东济南 250013）

1 前言

近年来，我国化妆品生产企业和品牌越来越多。随着市场需求不断大幅增长，化妆品质量安全问题也越来越受到社会各界的关注[1]。各种化妆品检测相关规范陆续出台，2019年9月3日，国家食品药品监督管理局发布了《关于发布实施化妆品注册和备案检验工作规范的公告》（2019年第72号），对化妆品企业及第三方检测机构分别制定不同的规范要求，从2019年11月1日起，化妆品注册和备案检测由线下全面改为线上进行，相关机构的监督管理从之前的“重认定”“轻监管”模式过渡到“放”“管”“服”监督管理模式，分析我国化妆品检验业务受理和样品管理中存在的问题，提出相应的措施和建议对提高化妆品质量安全至关重要。

由于化妆品市场的激烈竞争，人们对产品质量提出更高需求，检验结果已成为公司提高产品质量的重要手段。因此，对第三方检测机构提出更高要求，产品在规定的条件下和规定的时间内完成规定功能的检验是对化妆品性能评价的重要手段。所以，整理完善一套化妆品检验受理流程和样品管理流程是非常有必要的。

本文结合化妆品检验现状，分析化妆品检验业务受理流程和样品管理流程，将线上业务受理流程和线下样品管理流程进行系统性整理，以期为提高实现第三方检验机构的业务受理和样品管理科学化、规范化提供参考。

2 业务描述

2.1 业务受理

业务受理功能是对客户的检验需求进行登记和预约。委托单位提交检测申请，业务受理员收到检测申请后首先对申请合同进行评审，包括核对客户信息、样品名称、试验要求等[2]。若实验室的能力能满足客户所有的检验项目，则接受检验申请；若有个别项目满足不了，则需和客户协商是删除项目后修改检测申请或终止检测申请。申请成功后给予客户受理编号，客户根据受理编号可查询检测报告。

2.2 样品管理

样品管理功能是样品管理员在业务受理流程完成后对送样的管理[3]，包括接收和样品发放流程。样品管理员接到检验样品后先对来样进行登记和编号，然后按照检验项目分配样品和下发样品任务单给相关分析检验人员，分析检验人员完成检验任务后退回样品给样品管理员保管。

3 业务流程

3.1 业务受理流程

化妆品检验业务受理分为2类：一种是化妆品注册和备案检验的业务受理即线上受理；另一种是除化妆品注册和备案检验之外的业务受理，如型式检验业务受理，又称线下受理。

3.1.1 化妆品注册和备案检验的业务受理流程

（1）业务咨询：委托单位向第三方检测机构进行业务咨询，双方明确产品的种类、检测项目、项目报价，业务受理员告诉委托单位是否有检测资质，项目报价，企业对检测项目和报价无异议后，业务受理人员将与委托单位进一步确认样品送检数量[4]。

（2）网上信息填报及送样：委托单位按照第三方检测机构的要求准备送样，并在网上填写样品信息（上传相对应的样品配方和样品说明书）。

（3）样品信息核对及受理：待第三方检测机构收到样品后，对网上委托单位填报的信息进行核对，若信息匹配则点击受理按钮并预计出报告时间。若信息不匹配则需及时将不匹配内容告知委托单位，委托单位重新修改信息或重新寄样，再次核查无误后，点击受理并填写预计出报告时间。

（4）下载检验受理通知单和申请表：业务受理人员下载自动生成的申请表和受理通知单，并在检验受理通知单上盖上检验检测专用章。同时，将样品转交给样品管理员，化妆品业务受理到此结束。业务受理人员通过系统进行业务受理中的检测咨询、项目报价、样品核对，都由委托单位和业务受理人员通过通讯设备完成，在此过程中不需要委托单位到实验室现场签订合同，业务受理人员只需在信息核对无误后进行检测计划和安排，有效地缩短了检测周期[5]。

3.1.2 线下业务受理流程

（1）业务咨询：委托单位向第三方检测机构进行业务咨询，双方明确产品的种类、检测项目、项目报价，业务受理员告诉委托单位是否有检测资质、项目报价，企业对检测项目和报价无异议后，业务受理人员将与委托单位进一步确认样品送检数量。

（2）检验委托单和样品寄送：委托单位按照第三方检测机构的要求填写委托单和准备送样，并在委托单上签字或盖章，将委托单和样品一并寄送。

（3）样品信息核对及受理：待第三方检测机构收到样品后，核对检验委托单信息和样品，若信息无误则将样品和检验委托单流转给样品管理员。若信息不匹配应及时将不匹配内容告知委托单位，委托单位重新委托单信息或重新寄样，再次核查无误后，将检验委托单和样品流转交给样品管理员。

3.2 样品管理流程

样品管理是样品管理员对样品整个流转过程的管理，包括样品接收、样品发放、样品处理。

（1）样品信息登记：样品管理员接到样品后，需要对样品信息进行登记，包括接样日期、委托单位名称、样品名称、委托类别、样品规格、样品数量、检验项目、样品编号等内容。

（2）样品标签、检验任务单编制：样品管理员根据样品信息编制样品标签和检验任务单。标签内容包括样品名称、样品编号、生产日期、检验项目、接样日期等内容；检验任务单包括样品编号、样品名称、样品数量、留样数量、样品状态、数据完成日期、检验项目及检验标准名称等内容。

（3）样品发放及留样：样品管理员根据样品数量及检验项目数量将留样和发放样品分开，并分别粘贴样品标签。留样的样品标签在“备样”处打上标签，放在样品库内指定留样位置；发放的样品标签在“待检”处打上标签，并和检验任务单一起放在样品待检区，然后通知相关检验分析人员前来领取所需样品，检验分析人员收到通知后，到待检区领取各自需要的样品，同时核对检验任务单上检验标准是否准确，并在检验任务单上签字[6]。

（4）样品处理：检验完毕后，检验人员在样品标签“检毕”处做标记，并将剩余样品送回样品室样品检毕区.样品管理员定期将已检测样品进行无害化处理，处理时应做好记录。到此整的样品管理工作就已完成。

样品管理流程是描述样品管理员对样品进行的管理，包括了样品登记、样品分配、留样、样品处置等内容。样品流转不再随意、混乱，使得每一过程都有登记和记录便于得知样品的流向。

4 结论

由于化妆品检验模式转变而引起化妆品企业和第三方检测机构业务受理流程陌生，特别是化妆品企业对样品检验项目的确认及样品的规范要求不太了解，针对这一问题，本文对化妆品检验业务受理和样品管理流程进行了梳理，对上级主管部门下达的化妆品检验新规范进行了分析。对化妆品企业来说，清楚、详细地了解检测机构的业务受理流程、样品具体规范要求，能够缩短业务受理时间，提高样品委托检测效率，对化妆品检测行业的规范性具有一定的促进作用[7]。