公交企业财务共享服务与财务供应链分析

时间：2024-04-24

吴小品合肥公交集团有限公司

社会经济的不断发展，使得企业之间的界限向着模糊化发展，导致企业之间的竞争向着供应链竞争转变。利用财务共享服务这一理念开展供应链企业之间的管理，能够提升财务管理的工作效率，有效控制成本。而对财务共享服务在内部供应链中的应用进行研究分析，则能为加强财务共享服务在内部供应链中的应用提供依据，继而为提升财务管理效率与降低成本提供帮助。

一、公交行业概况

城市公交是满足人民群众基本出行需求的社会公益性事业，是城市功能正常运转的重要支撑。近年来，国家颁布优先发展城市公交行业的重要交通发展战略，在很大程度上促进了城市公交行业的全面、快速发展，各市委市政府高度重视与大力支持，公交基础设施得到明显改善，运输能力稳步提高，服务水平有效提升，为城市经济社会发展和居民出行提供了重要保障。然而伴随着城市不断发展，公交企业规模的不断扩大，为减轻政府负担，公交公司大多开展了第三产业。当前的状况给内部供应链管理工作增添了很大困难，因此为了解决这一困难，我们必须寻找新的管理方法。笔者认为，构建财务共享服务中心可以很好地解决以上问题。

二、财务共享服务实施前公交企业内部供应链存在的问题

(一)资源调配能力不足

随着城市的不断发展壮大，公交集团规模也在扩大，分公司、子公司的不断增加，使得公交的业务繁杂化多样化，办公地点分散化逐渐明显，进而导致公交集团内部的资源整合变得更加复杂，在财务共享服务没有建立前，公交集团内部供应链在资源调配方面存在明显的不足。导致这一情况出现的根本原因是各分公司、子公司的财务数据过于分散，分公司采用独立核算方式，子公司拥有独立的财务系统，使得各分、子公司之间信息相对独立，不具备对称性，导致集团难以在整体层面对内部供应链进行科学、合理的资源调配。

不仅如此，由于集团内部缺乏一个完善的财务数据管理平台，且业务系统与财务系统完全不相关，仅通过人工汇集数据，数据经常出现口径不统一，导致集团管理者无法第一时间掌握各子公司供应链的实际情况，存在信息滞后性的情况，不仅难以合理进行资源配置，还会使得企业的配置成本上升。另外，因为缺乏完善的监管手段，对于财务数据的管理力度较弱，所以在对供应链各环节进行资源配置时，很容易便会出现徇私舞弊的情况。

(二)往来业务管理效率低

因为公交集团为减轻政府负担，还存在多种经营，并且整个集团的组织结构较为分散，各分、子公司距离较远，而大部分业务办理只能通过经办人员赶往集团总部办理，而复杂的业务处理由于业务的环节过多往往导致需要多次往返，花费大量的时间，严重影响了工作效率。对于多种经营来说，各项业务开展时间所存在的差异问题，需要财务人员分别进行核算，使得财务人员需要进行大量的重复工作，不仅对工作效率造成影响，还会让集团的运营成本增加，还会出现资金沉淀这一情况，不利于集团发展。

另外，因为管理过于分散，管理效率低下，使得集团对于很多要到期的收付款项无法进行统一管理，常常出现款项超期情况，对企业融资造成影响。

(三)营运资金的管理较为分散

财务人员在对运营资金进行管理时，依然通过分项目以及分要素的方式来开展管理工作，但随着公交行业压力的不断增加，对资金的适用往往达不到相应需求，这给资金管理增加了难度，难以发挥出应有的作用和价值。并且在实际管理过程中，很容易便会出现管理和运作脱节，难以实现资金合理配置这一目标，影响资金利用效率，导致营运资金管理分散。

另外，这种分散的管理方式，严重影响了集团开展预算管理工作，使得财务人员在对营运资金进行管理时存在很大风险，稍有不慎，便会导致集团的经济效益受到损害。

三、公交企业财务共享服务中心的建设

借鉴行业中优秀企业的成功经验是作为优秀管理者制定发展策略时最常用的方法之一，接下来就海尔集团的成功案例进行分析。

(一)确定组织架构

在建立财务共享服务时，首先需要进行组织架构建设。海尔集团的财务共享组织架构分别为资金平台以及会计平台[1]。其中和会计交易相关的事项由会计平台负责，主要包括纳税提交、质量监督管理、款项收付控制、稽核用途支出、税票凭证保存、核定资产、出具报表等。而直接平台则主要为融资管控、风险管控以及运营管控三部分，其中制定资金计划、营运收入确认、费用报销、资产管控以及采买货物检修等功能都可以用来对内部供应链进行控制。如图1、2所示(以海尔集团为例)。

图1 会计平台

图2 资金平台

在建立完善的组织架构后，海尔集团还对财务人员进行了分类，划分成业务财务人员、专业财务人员以及共享财务人员。三类财务人员根据相应的比例进行划分，并负责相应的工作，以此来加强财务管理。

(二)开展流程建设

在明确组织结构后，海尔集团通过财务共享服务理念对财会处理流程进行了优化，主要对六个环节进行完善，分别为资金控制、往来、预算支配、总账、费用支出以及固定资产等。并根据自身情况构建了三个关键节点：首先是在事前将订单作为中心，为此需要先对订单进行明确，并确保订单符合相关标准，同时还要对结算流程有个准确的了解，以此来提升订单处理效率。另外还要做好预算控制工作，做好成本费用预算，降低企业管理成本，提高企业的经济效益。其次，是在供应链和其他业务环节实施期间实现讯息共享这一目标，使企业各环节的财务讯息、业务讯息实现共享，将整个供应链整合在一起，使工作人员能够结合业务情况进行适当调整。最后，要在业务完成后实现自动入账，让整个业务结算过程实现精简化，从而提升费用结算速度，加强款项管理。如图3所示。

图3 流程建设

(三)开展信息系统建设

由于传统信息收集模式难以满足财务服务共享对于数据信息的需求，因此借助信息技术开展数据信息管理是不可避免的[2]。海尔集团在建立财务服务中心时，一同建立了四个信息系统，分别为财务核算系统、银企互联系统、财务控制系统以及影像系统，并以此为基础来加强信息管理，确保企业信息收集处理能够满足财务服务共享的需求，推动企业发展。

海尔集团在建立信息系统时，需要设立一个科学、合理的数据处理标准，这是因为各分公司之间的数据存在差异性，在进行对接时经常出现不顺畅的情况，所以要想通过财务共享平台对企业的财会信息进行收集处理，就必须设立一个数据处理标准。同时在建立财务共享组织结构时，海尔集团以网络技术为基础，研发了云作业平台，并在平台内设立一个统一标准，使得系统在对同一类型的数据进行计算时，会逐渐信息化与规范化，从而提高数据信息质量，使整个集团的信息平台联系在一起。而且信息标准规范化能够有效降低信息传递难度，增强信息处理的可靠性与准确性。

除此之外，工作人员还要定期对信息系统进行优化，这是因为随着数据信息的不断增加，会导致系统出现信息传递速度变慢的情况。而为了解决这一问题，海尔集团建立了专门的信息化系统，并搭建了众多功能模块，以此来加强对信息数据的处理。

(四)加强内部控制与风险控制

海尔集团在建立了完善的财务共享服务平台，搭建好服务平台的各个功能模块后，其财务共享服务进入成熟期，并对企业开展内部控制与风险控制设计。为了加强内部控制，工作人员在平台当中安装了质量中心板块，以此来加强各业务的质量管理，确保各项业务质量符合相关标准。而且质量中心是整个内部控制当中的关键环节，除了负责对质量进行控制外，还负责对内审、内控频率监督、数据差异解析、业务流程穿刺以及科目解析等任务，提升会计信息品质以及管理效率。

在进行风险控制时，工作人员在财务共享平台当中安装了几个评判模型，分别对员工信用级别、业务呈现、规范流程以及管理方向等方面进行科学、合理的评判，以此来加强对风险控制，防止财务人员在进行财务管理时遇到风险，使企业能够健康发展，提升经济效益。

四、海尔集团财务共享服务中心在内部供应链中的应用

(一)利用资产中心开展资产管理

为了更好地对资产进行管理，海尔集团将全面预算控制应用到资产管理当中，并借助共享中心内的资产模块对集团资产进行管理[3]。

首先，能够根据集团实际情况建立一个完善的资产管理制度，让采购、处置、使用、清理以及折旧等环节在资产管理模块进行处理与归集。并定期对系统进行盘点，并提出适当的意见，然后结合资产具体情况制定相应的折旧方式，通过这种方式可以更加有效对资产进行控制，加强对资产管理，增加财务共享服务中心在内部供应链中的应用。

其次，借助资产中心能够加强对资产的预算管理，并将全面预算管理和企业发展战略相结合，确保全面预算管理能够得到有效落实，加强资产管理。与此同时还要把全面预算思想应用到日常管理当中，如此便可以让公司更好地进行资源管理，最大程度上发挥出资产价值，使企业能够平稳有序进行生产运营活动。

最后，通过资产中心模块能够有效提高资产风险管理效率，规避财务管理风险，防止企业的经济效益受到损害，从而促进企业发展进步。

(二)利用往来中心提高往来款项管理效率

良好的应收应付管理可以帮助企业更好利用商业信誉，降低企业自身资金的占用率，提高企业在销售环节和采购环节的效率，带来积极的经济效果[4]。其中财务共享平台当中的往来模块主要负责对供货商、客户以及金融单位之间的接口进行反馈，并自动核对账目，最终实现监控业务款项这一目的，如此可以有效提升往来款项管理效率，加强财务管理，提高财务管理水平，并增强财务共享服务中心在财务供应链中的应用，促进企业发展进步。

而且利用往来中心对款项进行管理，不仅可以有效缓解财务人员的工作压力，还可以避免重复性工作，使财务人员的工作效率得到提升，从而更好地进行款项管理工作，推动企业发展进步。

(三)利用资金运营中心强化资金管理

海尔集团为了有效加强对资金的管控，专门在财务共享平台建立了资金运营中心这一模块，以此来提高资金管理水平。该模块主要拥有两大功能，首先是能够和往来中心模块进行配合，对日常支付进行控制，并核对往来款项，保证核对结果准确无误。其次，对经营活动中的资金流转行为进行控制，通过提前对经营活动的预测，使企业能够更加科学合理对资金进行管理。而且因为海尔集团的子公司众多，如果使用传统的方式进行资金管理不仅需要耗费大量的人力物力，并且管理过程复杂。通过资金运营中心来对资金进行管理，只需要财务人员对各子公司的银行账户进行限额，这样便能使企业的所有款项都在财务共享中心的控制中开展，不仅有效提升了企业对资金的控制水平和质量，还可以提高资金利用率，避免出现资金闲置的情况，提升企业的经济利益，促进企业发展进步。

(四)利用总账中心提供数据支持

为了更好地对财务进行管理，海尔集团还专门建立了一个总账中心模块，并利用该模块对每天的会计工作进行结算，然后编写现金报表，为后续的预结账工作打下坚实基础。而且企业的管理人员还能根据报表准确掌握各业务的工作内容与工作推进情况，为管理人员决策提供数据支持，提供决策的科学性与合理性，加强财务共享服务在供应链内部中的应用。