大数据在物资招标采购管理中的应用

牟春梅 四川蜀城广业贸易有限公司

在当今信息化时代，数据已经成为企业管理中不可或缺的一部分。特别是在物资招标采购管理中，数据的应用更是发挥了重要的作用[1]。而大数据作为一种新的数据管理模式和技术手段，更是深刻地影响了物资招标采购管理的方方面面。通过对大数据的精准和高效应用，物资招标采购管理可以更加科学合理地进行，从而提高采购成功率和管理效率，降低企业采购成本，实现了物资采购管理的数字化、信息化和智能化。本文将从大数据在物资招标采购过程中的应用具体分析，详细探讨大数据在物资招标采购管理中的应用及其效果，以期为企业的物资招标采购管理提供一定的参考和借鉴。

一、项目概况

本文将以大数据技术在某公司物资招标采购管理中的应用为例展开讨论，该公司拥有物资招标采购管理平台，每年采购金额达到数亿元，需求种类繁多，招标频率高。近年来，该公司开始尝试应用大数据技术来提高物资招标采购效率和精度，有效缩短了招标周期，降低了人工成本，并大大减少了招标采购风险。

二、物资招标管理的重要性

在物资招标采购中，如果没有科学合理的招标管理，往往容易导致低效率、高成本、低质量等问题的出现。因此，科学合理的物资招标管理显得尤为重要[2-3]。物资招标管理的重要性体现在以下几方面：

一是促进竞争：通过物资招标的形式，可以引入竞争机制，从而促进采购商、供应商之间的竞争，通过竞争优胜劣汰，提升了采购质量，同时也降低了采购成本，使采购商和供应商都受益。

二是提高采购管理效率：通过物资招标的标准化流程，可以有效降低对采购部门的管理成本，简化审批流程，提高管理效率，加速采购进程，更好地满足企业业务需求。

三是保障采购安全：通过物资招标的规范化、透明化管理，可以有效防范采购丑闻和贪污腐败现象，维护企业的形象和信誉。

四是优化供应链合作：通过物资招标形式进行采购，可以引入供应商竞争，优化供应商选择，挑选出更加符合企业战略需求的供应商，从而达成更加优质的供应链合作，促进企业可持续发展。

三、大数据技术在物资招标采购管理中的应用

(一)需求分析与评估

在物资招标采购管理中，需求分析与评估是一个关键的环节。通过对采购需求的充分了解和评估，可以更好地制定招标方案，选择合适的供应商，保证采购的顺利进行[4]。而大数据技术在需求分析与评估方面也有着重要的应用。具体来说，大数据技术在需求分析与评估中的应用，主要体现在以下几个方面：

1.数据挖掘

利用大数据挖掘技术，可以对历史采购数据、市场价格数据、竞争对手数据等进行分析，从中发掘出采购需求的内在规律、市场趋势、供应商竞争情况等，为采购需求的准确定位提供数据支持。

2.数据建模

通过建立采购需求的数据模型，可以对采购需求进行量化评估和可视化分析，辅助采购部门制定招标规划，评估供应商和产品的合格情况，并对招标结果进行预测和分析，提高采购成功率。

3.数据识别

大数据技术可以对供应商的信用管理、风险管理和监管合规性进行识别和评估，从而为采购部门提供更好的风险评估、管理建议和决策依据。

(二)招标采购流程管理

如在某公司进行软件采购的过程中，采购部门可以利用大数据技术，对市场上的各种软件进行数据分析和评估，帮助他们制定招标方案，优化招标流程，在其中加入相关采购需求和要求。在决策过程中，利用大数据分析结果，根据供应商和产品的质量、价格、难度等多个指标进行优化，并挑选出最为合适的供应商和产品。大数据技术可以对招标流程进行优化和管理，提高采购的效率和准确性。具体来说，大数据技术在招标采购流程管理中的应用主要分为以下几个方面：

1.信息管理

利用大数据技术，可以对大量的供应商信息、采购需求信息、招标信息等进行管理和处理。相较于人工处理，大数据技术可以更加高效、准确地管理这些信息。

2.招标管理

大数据技术可以对招标规则、招标条件等进行分析和优化，根据历史数据和市场趋势等因素，帮助采购部门制定更加科学合理的招标方案。

3.风险管理

大数据技术可以识别和评估潜在的风险，辅助采购部门进行风险管理。例如，通过监测供应商的财务状况、信用评级等数据，识别风险，并给予警示和预警，规避采购过程中可能出现的风险。

4.评估与决策

大数据技术可以对供应商和产品的质量、性能等进行评估和分析，帮助采购部门做出决策。例如，通过大量的历史采购数据、市场价格、竞争对手数据等，识别出高质量、价格合理的供应商，并对这些供应商进行排名和排序，辅助采购部门做出决策。

(三)供应商管理

如在某电子厂进行固态硬盘采购的过程中，采购部门可以利用大数据技术，通过对大量供应商历史交易数据的分析和比较，选出最优质、价格最优、服务最好的供应商，并对这些供应商进行分类和细分管理，提高采购效率，降低采购成本[5]。同时，对采购过程中的信息进行全面监控和管理，预防采购风险的发生。针对供应商的合理选择和有效管理是保证采购管理效率和采购成本控制的关键环节，而大数据技术在供应商管理中有着广泛的应用。具体来说，大数据技术在供应商管理中的应用主要分为以下几个方面：

1.供应商评估

大数据技术可以帮助采购部门对供应商进行评估和筛选，选出质量稳定、交货时间准确、价格优惠的最佳供应商。通过对供应商的财务状况、信用评级、营业执照、资质证书等多维度数据进行分析，可以更加全面客观地评估供应商的实力和风险状况。

2.供应商管理

大数据技术可以对供应商的交付情况、质量情况、客诉情况、服务情况等进行全面监控和管理，并对供应商进行分类和细分管理，将资源集中在最优质的供应商身上，从而提高采购效率和降低采购成本。

3.供应商风险管理

大数据技术可以对供应商的风险进行全面识别和评估，例如供应商的资信状况、历史违规记录、监管标准等，对潜在风险进行预警和规避，保证采购过程的安全、高效。

供应商之间的分析和比较：利用系统搜集供应商提交的信息，对其尽量量化；对供应商的质量、服务、流程体验进行分析，从而挑选出最优的供应商。

(四)采购成本管理

如一家大型制造企业在生产时需要采购大量钢材。通过大数据技术，这家制造企业可以收集并分析大量的供应商报价数据、钢材品种、地区、规格等信息，选出钢材价格相对优惠的供应商，并且预测市场价格趋势，及时与供应商进行协商，以获得更好的采购价格。此外，大数据还可以预测一定时间内的钢材价格的波动情况，在前期与供应商谈判时肯定采购需求，预测采购物品价格波动，从而有效控制采购成本。使用大数据技术可以更全面、准确地了解采购成本的情况，从而做出更优质的决策，提高采购过程的效率和节约成本的能力。具体来说，大数据技术在采购成本管理方面可以通过以下几种方式实现：

1.采购价格监控

大数据技术可以通过对市场行情和供需关系等因素进行分析和预测，及时监测采购物品的市场价格变化，确保采购价格具有竞争力、参考性和公正性。当价格变化很大时，采购方可以及时调整采购计划和要求供应商提供具体进价，确保实现采购成本的控制。

2.供应商定价分析

采购成本管理需要深入了解供应商定价背景和市场行情，及时进行分析。借助于大数据技术，采购方可以从供应商提供的多个数据指标获取数据分析挖掘，找出选定的供应商所从事的业务及新的品牌(如硬盘驱动器、摄像头、USB 设备等)在市场上的表现及价格趋势，并结合市场上具有代表性的库存和渠道信息，获取更全面的市场趋势，从而在采购过程中更为准确地把控成本。

3.成本风险预警

在采购过程中，由于采购物品的价格、运输成本等因素的不确定性，采购方可能会面临一定的成本风险。采用大数据技术可以对采购过程中的数据进行采集和分析，及时预警，并采取相应的措施避免或降低风险。

(五)数据安全保护

如在一家政府采购机构可能需处理数量庞大的招标文件和投标文件，包括各种标书、合同和管理文件。大数据技术可以帮助这家政府采购机构设定权限，限制不同人员查阅不同部分的数据，以确保数据的安全性。此外，为了确保数据的完整性，政府采购机构可以使用大数据技术以及相应的管理软件对招标文件进行管理和备份，如果需要修改或删除文件，操作记录也会被备份保存，以便跟踪和追溯。在物资招标采购管理中，数据安全保护非常重要，尤其是当涉及到采购中的大量关键数据时。大数据技术可以通过加密、审核、备份等多种手段来保护采购数据的安全性。具体来说，大数据技术在数据安全保护方面可以通过以下几种方式实现：

1.数据补全

通过对采购数据进行全面补全，确保采购数据的准确性和完整性，防止数据被篡改。

2.数据加密

采购数据通常包括企业的机密信息，如价格、合同等。为了保护这些数据的安全，大数据技术可以对这些信息进行加密处理，保证数据的安全性。

3.数据备份

由于采购数据十分重要，因此备份数据是非常必要的。大数据技术可以在采购数据考虑中构建备份机制，确保数据的完整性和可靠性。如果遇到数据丢失或损坏情况，可以及时恢复数据。

4.多人审核

大数据技术可以提供多种角色权限管理机制，允许多个采购人员参与数据审核工作，确保数据的准确性和安全性。

四、案例分析

该公司采用了如下大数据技术：

一是数据预处理：该公司采集了大量的招标、采购数据，通过数据预处理技术进行数据清洗和去重，将海量数据转换成可分析的数据格式，从而为后续数据分析提供了基础。

二是数据分析：该公司使用了数据挖掘技术分析历史交易数据，进行预测和分析供应商的质量、交货时间等，以便从中选取最佳供应商。

三是多维度评价：在招标过程中，该公司使用多维度评价方法，通过对供应商的合作记录、质量认证、信用等多个方面进行评估，为招标和采购过程提供可靠参考。

四是云计算：该公司利用云计算技术，将招标和采购流程中的各种数据云端存储和管理，并为相关人员提供了高效便捷的数据查看与管理方式，在保证数据安全的同时，提高了员工的工作效率。

同时，该公司使用大数据技术能够带来多方面的效益，如：可实现数据的快速分析，省略繁琐工作，仅需关注分析结果；减少员工的工作量，提高工作效率，管理信息的准确性；多维度分析，提高采购的准确性和可靠性，减少质量事故或交货延迟等问题的发生；在招标和采购的过程中建立数据平台，促进各部门协作和信息共享，实现生产、采购、物流等工作更好地衔接。

总之，大数据技术对于物资招标采购管理中具有重要的应用价值，能够为企业带来多方面的效益。通过上述案例的分析，可以看出该公司在物资招标采购方面应用大数据技术的收益很大，因此企业应该在采用大数据技术时注重数据处理质量，甄别合适的技术，促进企业实现创新发展。

五、建议与展望

(一)建议

1.投入更多的人力、物力和财力

物资招标采购管理中应用大数据技术需要投入大量的人力、物力和财力。因此，企业应该多投入人力和物力，构建全面、稳定的数据平台，并投入足够的资金购买先进的技术硬件和软件。

2.加强数据安全保护

在应用大数据技术时，要注意保护数据的安全。企业应加强数据安全保护，采取多种措施，例如设立数据安全专员，加强设备及网络安全，制定数据安全标准和制度等。

3.强化数据管理

对于采购流程中的各类数据，企业应该建立健有效的数据管理体系，包括数据收集、整理、分析和应用等环节。对数据的准确性、及时性、真实性和有效性进行有效监管和管理。

(二)展望

1.应用领域的拓展和深化

大数据技术在物资招标采购管理中的应用尚未发挥出全部的潜力，未来企业可以在更广泛的领域应用大数据技术，例如供应链管理、质量控制、市场预测等方面，从而进一步提高采购管理的效率和水平。

2.技术上的进一步创新

随着大数据技术的不断进步，企业应关注最新的技术趋势，及时引进先进的技术，在实践中不断探索新的应用模式和方法，并注重与其他技术的结合，促进技术的创新和发展。

3.全员参与和倡导

大数据技术在采购管理中的应用需要全员参与和倡导。企业应该通过系统的培训、学习和交流，提高员工的数据素养和应用水平，培养一支懂数据、善用数据的专业化队伍，用数据驱动企业的业务创新和发展。

六、结语

综上所述，在物资招标采购管理中，大数据技术的应用能够有效提高采购管理的效率和水平，实现数据驱动的业务创新和发展。然而，在应用大数据技术时需要注意保护数据的安全，加强数据管理，并投入更多的人力、物力和财力。未来，企业可以在更广泛的领域应用大数据技术，注重技术的创新和发展，培养一支懂数据、善用数据的专业化队伍，以更好地驱动企业的业务创新和发展。