建筑企业物资采购现状及优化建议

邢 侠 安徽水利开发有限公司

引言

进入新世纪以来，互联网技术的高速发展和普遍应用使得市场信息更加透明和对称，使得供需双方的交易流程得到精简，帮助企业实现了物资采购时间的缩短和成本投入的节约，但也使得企业面临的市场竞争压力不断增加，利润空间被大幅压缩，要求企业积极推动管理模式向着科学化和精细化转变，而物资采购就是其中最为重要的环节，是企业控制经营成本的关键内容，其管理质量与企业的盈利能力具有直接的关联。基于此，针对建筑企业物资采购管理中存在的问题和优化建议进行研究，具有积极的现实意义。

一、建筑企业物资采购现状

(一)物资采购缺少专业团队

首先，建筑企业物资管理部门的人员编制较少，与实际工作量的需求之间存在不匹配问题，无法满足采购工作的要求，使得采购人员的工作量巨大。其次，企业物资采购人员未能接受专业的培训，岗位技能掌握较差，综合能力不强，使得物资管理人员的数量和水平与项目规模需求存在较大差距，在进行物资人员的调配和项目主管的选拔时无人可用[1]。最后，建筑企业将工作重心放在项目建设上，对于物资管理工作缺乏重视，未能建立规范化的激励机制，加上管理平台的应用对员工素质提出了更高的要求，使得企业物资管理团队经常出现人员流失问题。

(二)供应商管理不到位

一方面，企业选择供应商时，没有建立科学规范的指标体系，使得评审工作缺乏针对性，影响了合格供应商名录作用的发挥，增加了采购工作的难度。另一方面，企业过分强调成本，使得优质供应商会因为价格不占优势而放弃投标，影响了充分优势的形成，使得低价中标的供应企业在履行合同时出现问题，提高了企业采购风险出现的概率。

(三)采购监管不全面

建筑企业在进行项目建设时，需要从不同的渠道进行物资的采购，但是由于采购人员单独负责具体执行，企业也没有建立规范的监管制度，使得一些人员利用职务之便未能对产品质量和价格进行分析就选择与关系较好的供应商建立合作关系，不但增加了企业的采购成本，也提高了质量安全隐患问题出现的概率。

(四)部门沟通效率较低

尽管采购部门具有一定的独立性，但是物资采购是一个系统化的项目，需要采购人员与技术、财务、审计等部门的员工进行沟通和配合，其中，技术部门负责对项目需要的物资进行计划编制和申报；采购部门负责对申报的物资进行采购；财务部门负责对采购过程中形成的账目进行核算；审计部门负责对过程进行监督。但是在具体执行中，各个部门未能建立顺畅的信息沟通渠道，无法实现数据信息的分享和调用，容易出现重复购置和资金积压等问题。

二、建筑企业物资采购优化建议

(一)培养优质采购人员，组建专业采购团队

首先，物资采购水平的提升是建筑企业面对激烈市场竞争环境保持稳定利润的有效手段。企业要认识到物资采购工作在企业发展中的积极作用，建立一支高水平的人才队伍，为各项工作的顺利进行奠定基础。企业要在内部建立良性健康的学习环境，定期组织物资采购人员进行企业管理文件和专业理论知识的学习，通过请进来和走出去结合的方式，使采购人员通过工作实践熟练掌握物资采购的先进手段和成熟理念，从而打造一支恪尽职守、精通业务的专家团队[2]。其次，企业不但要在内部进行人才的培养，还要积极进行人才的引入，选择具有较强业务水平和较高思想觉悟的物资管理人员加入企业，通过培训和锻炼为物资采购队伍注入新鲜血液。再次，企业要通过物资管理交底、以查代培养、师傅带徒、现场督导等不同的方式，有效提高企业的物资管理水平。最后，企业要为基层物资管理人员提供匹配的待遇，建立顺畅的岗位晋升渠道，为表现优异的员工提供发展空间，从而解决人员流失问题。

(二)加强供应商管理，提高物资采购质效

首先，建筑企业要加强对供应商管理工作的重视，积极拓展供应商资源，与优质的供应商建立长期稳定的合作关系，将其作为企业发展的重要资源。其次，企业要积极提高供应商资源整合的能力，改变各个项目部门各自为战的局面，实现内部资源的共享，从而解决企业供应商管理混乱的问题。再次，企业要对供应企业的实际情况进行全面审查，包括产品质量、业绩评价、资格审查等，在进行引入和初步评价时对有关许可证明和财务状况进行分析，提高企业的供应商识别能力。在进行重要物资采购时，企业要建立规范的资格准入机制，指导项目部门在优质供应商名录中选择与自身需求相匹配的供应企业。在采购与工程项目质量和安全具有重要影响的物资时，要提高供应商的准入门槛，严格防范采购风险问题。企业要加强对信息化平台的应用，利用线上平台进行供应商的引入和评价，从而实现资源的拓展，提高采购工作的竞争性[3]。最后，企业要利用信息化平台对供应商的信用资质进行评价，对行为不规范的供应企业进行交易活动的限制，从而实现采购渠道的优化。企业要根据采购物资的额度对供应商进行类别划分，对需求量较高、采购金额较大的供应商进行重点管理，从而为物资采购成本的控制奠定基础。

(三)灵活选择物资采购模式，提高物资采购水平

建筑企业应采取集中采购为主、分散采购为辅的采购模式，对内部制度进行优化，从而对有关人员的采购行为进行约束和规范。管理人员要结合审计监督和巡查考察等活动中发现的问题制定出针对性的整改措施，并结合内外部环境的变化对采购管理制度和内容进行调整，从采购方案的制定入手，对各个环节的行为进行规范，提高采购计划制定和文件编制的有效性，做到采购前设置限价、采购后比较数据，从而保证采购目标的完成，避免出现违规采购行为[4]。在采购市场价格相对透明的通用物资时，企业要在主要城市和区域利用谈判和招标的方式确定多个优质的供应企业进行框架协议模式的签订，有效对采购流程进行精简，实现采购效率的提升，逐步建立与企业实际情况相匹配的采购模式，使集中采购的优势得到充分发挥，从而减轻采购人员的工作量，形成专家团队和大物资采购的良好局面。

(四)加强对物资采购活动的监管，规避采购风险

建筑企业要建立科学规范的物资采购管理监督机制，对采购环节中有关人员的行为进行约束，避免出现违规问题。首先，企业要对采购人员进行有关政策方针和规章制度的宣传和教育，使他们树立正确的采购观念，从而在执行采购方案时严格按照国家的法律法规和企业的规章制度进行，消除谋求个人利益的企图心，自觉抵制违规行为。其次，企业不但要依靠采购人员的自觉性对采购活动进行规范，还要通过外部监督管理措施保证采购流程的合规性，所以建筑企业监督检查部门和纪律检查部门要积极参与到采购招标工作当中，并组织技术部门对招标内容进行全面的检查，保证企业购置的物资都与项目施工的实际需求相匹配，确定其符合有关的物资标准。最后，在监督检查过程中，如果发现有关人员存在违规违法问题，要及时采取措施进行制止，对于已经出现的错误采购问题要联系有关单位进行协商处理，并对有关人员的责任进行追究，从而保证采购活动的规范性，规避和防范各种风险问题。

(五)提供部门沟通渠道，加快信息传递和共享速度

建筑企业在建立科学规范的采购制度以后，物资采购活动要按照规范化的流程进行落实，各个部门要高效配合和紧密合作，从而降低采购活动中出现实物问题的概率，防范和规避各种风险问题，共同为采购活动的顺利进行提供助力。技术部门在进行采购清单的编制以前要对需要采购的物资信息进行全面核对，避免出现遗漏或者重复问题，假如发现物资信息数据出现错误或者不足，要及时与采购部门进行沟通和说明。采购部门在进行采购活动时如果发现无法确定的物资数据，要及时与技术部门进行沟通和交流，从而保证采购物资的准确性。在完成物资采购以后，财务部门要积极与采购部门合作，共同对物资和账面的一致性进行核对，对发票和单据的真实性进行确认。审计部门要对物资采购过程进行全程监督和综合审计，保证有关人员行为的规范性和采购流程的标准性。同时，建筑企业要在各个部门之间建立顺畅的信息沟通渠道，利用网络平台加强不同部门员工之间的交流，通过信息化系统对采购活动各个阶段的实际情况进行实时显示，从而使有关人员动态了解有关的数据信息，打破部门之间的信息沟通壁垒，提高物资采购的效率和质量。

(六)持续细化物资采购管理办法，降低物资采购成本

1.针对物资采购层级实行分类管理

建筑企业在进行物资采购时，要积极利用集中采购、网络采购、战略供应商框架协议采购等方式，通过制度的建设对采购分类进行严格的约束，避免出现越权行为。其中，框架协议主要是由企业总部结合不同的区域和年度进行优质供应商的选择，通过合作协议的签订为项目部门进行下单、验收、结算、付款等工作提供依据，从而实现流程的精简。在采用招标采购方式时，企业要结合物资的额度和性质确定招标工作的负责层级，如果物资额度较大或者较为重要，要由总部采购中心结合战略规划和供应商名录进行集中招标，重要性一般或者额度较大的物资可以由分子公司的采购部门负责，其他物资的采购由项目部门自行负责。同时，企业要制定规范化的考核和激励机制，并将采购流程与PMS 系统进行有效对接，从而提高采购流程的透明性和有效性，避免可能出现的违规问题。

2.实施物资采购过程成本控制

首先，企业要保证工程进入现场以后图纸预算的可行性和准确性。在建筑企业下发经济考核指标以前，要结合工期进度、项目材料量、图纸工程量等信息，对物资使用的整体计划进行细化分解，上报给采购中心审核以后，输入到PMS 采购平台当中，在开展采购工作时，要对预算执行情况进行比较和监控，对于未能完成的项目，要严控采购行为的开展。其次，要设置科学合理的项目采购成本指标。企业在下发经济考核指标以后，项目部门要结合有关规定对采购成本按照年度和月度计划进行细化，在特定时间内完成采购平台内的数据输入工作。最后，要加强对成本预算管理工作的重视。建筑企业许多项目采用的都是EPC 模式，需要负责项目审计、物资采购、建筑施工等工作，因为企业会一边施工一边设计，使得企业的项目成本预算无法有效落实，所以在项目施工过程中要不断进行调整和纠正，特别是在计量过程中会因为图纸的变更造成成本预算出现严重偏差，企业要对这种项目进行预算的纠偏工作，通过季度经济活动的全面分析，及时将偏差形成的原因上报给业主和监理单位。

3.规范物资招标采购流程

首先，建筑企业项目部门要结合工程建设的实际情况进行需求计划单的编制，包括物资名称、规格、数量、要求、时间等，采购部门要结合物资采购类别的划分对目录进行细化分解，然后将招标申请上报给有关部门。如果材料需要项目部门自行采购，要组织有关人员对市场情况进行调查，从而为后续招标和比价工作奠定基础。其次，企业要对物资采购的审批流程进行简化，通过PMS 系统、电子审批系统等的应用，对申请单填报、供应商推荐、合同签订、供应商评价等工作进行规范，提高采购活动的效率。最后，企业要积极应用战略供应商供货模式。战略供应商的形成是企业在合作过程中通过审核引入到供方名录当中，其具有较强的商业信誉和品牌口碑，企业要指导基层单位与战略供应商进行框架协议的签订，有效精简招标流程，达成合作意向，不但可以节约招标时间，而且可以保证采购产品的质量。

4.重视合同和支付管理

一方面，企业要对合同签订的相对方进行明确，使其与采购层级的划分相匹配。由企业总部进行集中招标时，要将有关材料的电子版传递给使用单位；由总部授权项目部门落实采购工作，则由执行主体与供应企业签订合同，但是要将电子版合同传递给总部进行保存。同时，为了提高管理工作的效率，企业要对采购合同的样板进行统一，按照物资编码的类别划分确定采购的样板，不但可以节约合同起草的时间，而且能够对采购流程进行规范，为后期评审提供便利。另一方面，企业要对款项支付环节进行规范，由技术部门将财务管理系统与物资采购系统进行有效对接，使项目部门按照供应商进行债务的生成，在系统中发起资金支付申请，由项目经理和财务部门负责审批，财务部门负责款项支付，从而有效节约线下审批的时间，提高单据审批和账目记录的效率。

三、结语

物资采购是建筑企业成本控制的关键环节，也是工程项目质量安全的基础保障。面对激烈的市场竞争环境，建筑企业要加强对物资采购管理工作的重视，通过专业人才的培养、部门沟通的加强、采购过程的监管、供应企业的选择、采购模式的优化等措施，建立起科学规范的采购流程和管理模式，从而在保证物资质量的基础上有效控制物资采购成本，帮助企业赢得更多的经济效益。