浅谈数字化资产管理在市级烟草公司的实践

秦大勇 安徽省烟草公司滁州市公司

引言

当前，烟草行业正在全力推进企业高质量发展的进程中，中国烟草总公司提出“树立资本成本观”，强调要突出资产管理转型升级，从规模扩张型向质量效益型转变。CZ公司自2000年3月实现“工商分设”。2003年12月取消县级公司法人资格，成立非独立法人营销部，实行“统一领导、统一管理、统一核算”的财务管理模式，对其分配和使用的国有资产依法进行经营和管理，承担国有资产保值增值责任。自公司成立以来，发展迅猛，经济效益大幅提高，企业资产规模不断扩大，截至2020年底，CZ公司已成长为拥有资产总额数十亿元的大型企业。企业资产呈现数量大、品类多、分布散、内部转移频繁等特点。如果不提高资产管理水平，减少闲置和浪费，则庞大的资产不仅不能成为创造财富的资源，反而会拖累企业经济效益的提升。因此CZ公司利用信息化手段，积极探索在资产管理模式由传统型向数字化管理模式转变，以实现资产精益化管理。

一、CZ公司资产管理现状及存在问题

(一)CZ公司资产管理现状

1．资产管理模式

CZ公司资产管理实行归口部门管理和使用部门管理相结合的管理方式。资产管理共分三个归口管理部门：办公室、信息中心和安全管理科；县局统一由综合办作为二级归口管理部门。办公室是负责组织各单位、部门对实物资产进行管理；信息中心负责计算机、网络设备方面的管理；安全管理科负责消防安全设施设备方面的管理。县局综合办是县局资产归口管理部门，负责对县局资产的管理。CZ公司财务科负责资产的价值管理，并负责监督资产的完整性；各使用部门是最末级资产管理部门，负责对所使用的资产进行管理。

2．资产管理流程

目前，CZ公司资产管理主要依靠省公司统一开发的用友NC资产管理系统对全市系统的实物资产进行日常管理，从资产购置、日常管理到资产处置全部在资产管理系统上进行处理。

(1)实物资产的增加管理

各单位、各部门需购置实物资产时，由申请部门填写《申请单》，增加实物资产在报账前需将《申请单》和发票等报部门资产管理员，由部门资产管理员在资产管理系统上将此项资产进行登记。财务科科长依据《申请单》及构成实物资产价值的各种发票、账单，同时查看资产管理系统上是否已登记了此项资产，如果已按规定登记，才能在资产管理系统上审批并在报销凭证上签字。

(2)实物资产内部转移的管理

实物资产在市局(公司)各部门之间或在市局(公司)与各县局、营销部，及各县局、营销部之间的发生实际转移时，由资产调出单位填写《资产转移单》，经转出部门、接收部门会签，同时在资产管理系统上进行相应的转移、审批等操作。按手续办理完成后，报财务部门，财务部门负责账务处理。

(3)实物资产的处置管理

实物资产的处置由资产使用部门资产管理员填制《设备报废单》，经办公室主任、财务科长以及领导审批后，在资产管理系统中做资产减少，同时财务根据《设备报废单》在NC系统中作相应的账务处理。

(二)目前资产管理存在的问题

1．传统资产管理模式已不符合企业高质量发展要求

目前CZ公司资产管理实现账物分离的管理模式。账务管理由财务科具体负责，资产归口部门负责实物管理，这样造成账实分离，财务部门和资产管理部门对于资产的日常管理情况并不了解，必须待年度全面盘点时才会进行账实核对，这种“运动式”的资产管理方式，已无法满足企业精细化管理的需要。

2．现有的资产管理系统无法完全满足企业管理需要

CZ公司目前实物资产管理使用的是用友NC资产管理系统。而NC资产管理系统作为全省系统统一的财务软件，系统功能不完善，系统关联性不强等，系统与公司的管理实际不完全一致。如：资产信息不完整、标准不一致，如车辆保险时间、保养维修时间等缺失或者不方便查找，造成无法形成一个完整的资产画像。

3．资产转移、变动滞后，导致账实不符

通过了解大部分的资产转移是因为人员变动等各种原因，导致资产转移，而由于无系统控制，人员岗位变动后，其使用的资产并没有随之转移。直到半年或全年盘点时，资产管理员才会发现资产变动了，再进行调整，而之前的一段时间内，实际是账实不相符的。

4．资产管理未形成流程化、标准化

资产的转移、维护、保养等完全依靠资产管理员或者使用人主动发起，未形成标准和流程化。

5．资产信息不能实时显现

目前，资产还是传统的管理方式，即在办公室门后贴上纸质部门资产台账，往往过一段时间，台账就与实物不一致了，需要每年盘点时再进行更换。

6．系统相互孤立，数据不贯通

人人都使用资产，但是目前，公司HR系统、用友NC资产管理系统是相互独立的，如何通过系统把人和物绑定，做的物随人动，这样才能达到资产的账实相符。

二、“4+2”数字化资产管理模式的构建思路

(一)CZ公司“企业管理标准化平台”介绍

2018年，CZ公司基于管理需求和工作实践，按照精益管理理念，借助最新的信息技术手段，自行开发了“企业管理标准化平台”，主要实现四个融合：各种管理方法之间的有机融合；管理方法与经营业务的有效融合；工作流程的融合；企业管理与信息化技术的融合。借助信息化技术为载体推进业务融合，通过选择管理模块化功能的信息化技术，各部门骨干可将个性化数据填报要求，以扩展的方式嵌入流程中运行，从而使骨干人员不需要编程基础便可实现自行定制质量管理体系、目标管理、对标管理、精益管理等多重管理模块，从而能很快推动各类管理高效化、智能化融合与深化。

(二)建立“4+2”数字化资产管理模式

通过“4+2”数字化资产管理模式，即建设“人物地码四维相联，标准流程两级驱动”的数字化资产管理系统。人：人员。物：资产。地：场所。码：二维码。标准：资产养护标准、资产处置标准、资产安全维护标准，自动触发相关流程。流程：资产建档(维护)流程、资产转移流程、资产处置流程、资产安全维护流程、资产盘点流程、资产安全检查流程，流程驱动资产管理。

1．依托企业管控平台建设数字化资产流程

(1)建设数字化资产档案(资产基础信息、资产处置标准、安全维护标准、资产处置记录、安全维护记录、资产检查记录、安全检查记录)→建设数字化资产建档、维护流程→试点单位全面盘点资产，通过建档流程录入系统，→每项资产生成资产档案二维码→对应粘贴二维码。

(2)建设资产转移流程→人力资源岗位变动流程自动触发资产转移流程。

(3)建设资产处置流程→纳入资产处置预案(标识码)的资产主动或者自动触发资产处置流程→处置信息录入资产档案→现场扫描二维码可查看资产基础信息和处置记录信息。

(4)建设安全维护流程资产档案根据安全维护标准自动触发安全维护流程→维护信息录入资产档案→现场扫二维码可查看资产基础信息和安全维护记录信息。

(5)建设资产盘查和安全检查流程→检查人员扫资产二维码查看资产信息的同时也可以创建检查流程→现场检查操作记录被记录到资产档案资源表中。

2．配备重要办公场所资产名录二维码及控制设施

(1)在资产档案中将资产、对应场所及部门进行关联。实现从场所查资产、从部门查资产两条路径。确保资产“置有所地、地有所管”。

(2)建立办公场所信息→生成每个办公场所资产二维码→资产建档、处置、维护信息自动记录到场所资源表→通过现场扫地理位置二维码可查看最新资产归属信息。

3．实现资产信息与人员档案完全关联

在资产档案中明确使用人(责任人)信息，在人事档案中注明该工作人员名下有哪些资产。实现资产或人两条盘查路径，纳入对使用人(责任人)的三级绩效考核。提升资产使用人(责任人)对名下资产的关注度。确保人员与资产相对应，资产转移有人管。

三、“4+2”数字化资产管理模式达到的预期目标

融合精益管理、安全管理、风险控制管理思想，协同市县“两级”，聚集财务、信息、办公室、企管、安全“五维”力量，构建“大资产管理”理念，推进“企业管控平台+”，将办公类资产、信息化资产、安全管理资产等统一定标、统一建模、统一管理，提升资产管理水平。

(一)资产档案数字化

依据企业管控平台，建立资产数字档案。档案包括资产的名称、型号、日期、价值、年限等基本信息，也包括维护、保养、转移、处置等相应的标准信息。相应的资产维护、保养、转移、处置、检查流程围绕资产数字档案进行关联设计，记录到数字化资产档案里。

(二)资产管理自动化

根据资产维护、保养、转移、处置等相应的标准，由系统自动向责任人推送资产维护流程，实现资产管理自动化、智能化。

(三)资产实时状态可视化

实现重要资产“一资产一档案、一档案一个二维码”。通过企业微信号扫描地址(房间、办公室)二维码，即可对查询本地址所存放资产基本信息、维护保养信息等，有利检查和维护。

(四)资产管理集成化

实现资产管理系统与人力资源相关管理流程和用友NC财务资产管理模块系统融合，相互联动。通过人员岗位变动触发资产管理系统相关资产转移等工作流；通过资产动态数据导入用友NC财务资产管理模块，保持系统间数据一致。

四、结语

烟草商业企业承担着对国有资产保值增值的责任，通过高效地利用资产，对挖掘企业增长潜能，提升经营效率起着至关重要的作用。为适应行业高质量发展的要求，CZ公司突破传统模式的束缚，开展数字化资产管理项目研究，充分利用企业信息系统平台，实现资产管理与各项标准和工作流程相融合，实现资产管理高效、高能。■