科研院所科研管理信息系统的设计

时间：2024-07-28

张恒，俞播，徐上

（1.中国铁道科学研究院金属及化学研究所，北京100081；2.中国铁道科学研究院科研开发处，北京100081）

随着科研院所参与国家科技创新体系的不断深入，对科研管理工作提出了更高的要求。传统的手工记录或是借助简单的办公软件所进行的科研管理模式在信息的收集、存储与分析利用上变得越来越困难。提高管理效率、减少重复，降低人员的劳动强度成为科研管理部门急需解决的问题。

1 科研管理信息系统的设计

科研管理信息系统是科研管理工作的一个电子平台，由以下几个基本功能模块组成，见图1。

1.1 科研项目管理模块

一个科研项目的生命周期包括：立项申请、合同批准、科研过程、结题验收。对应的子模块有：（1）立项管理子模块，科研人员根据不同的申报项目类型填写不同的项目申报书，根据项目类型分级进行审核；（2）合同管理子模块，获得批准立项的项目填写项目合同书；（3）经费管理子模块，立项项目的经费预算及经费拨付情况；（4）过程管理子模块，科研项目所有的阶段性成果及阶段性评审；（5）变更管理子模块，由于种种原因，项目没有按原定计划执行，就需要做合同变更；（6）验收管理子模块，根据项目合同提交最终的成果以及召开结题验收评审会。

1.2 科研成果模块

科研成果包括：成果鉴定、成果评审、期刊论文、会议论文、研究报告、著作、专利、软件产品、科技奖励等。根据科研项目最终的完成情况，申报相关成果。

1.3 基础维护模块

主要包括文档定义、角色管理、个人申报资料维护等。在这里可以规定上传至系统的文档的格式（pdf、doc、jpg等）、赋予不同的人员不同的管理权限、完善个人申报资料等基础工作。

1.4 查询统计模块

可以查询所有项目的完成情况，能够比较全面的展现全院的科技信息，为科研政策、管理办法的制定提供相应的数据支撑。

图1 科研管理信息系统功能模块

2 科研管理信息系统的运行环境

系统采用B/S结构。B/S结构主要利用WWW浏览器技术，结合浏览器的多种Script语言（VBScript、JavaScript…）和ActiveX技术，实现了原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能，节约了开发成本。

科研管理信息系统的开发和运行环境如表1。

表1 系统的开发和运行环境

客户端应用环境如表2。

表2 客户端应用环境

3 科研管理信息系统的数据处理流程

科研管理信息系统的数据处理流程见图2。科研人员由本机浏览器进入科研管理信息系统登录界面，根据系统管理员分配的用户名和密码进入系统。在立项管理模块中，根据科研项目的类型，填写不同的申报书。根据申报书模板，填写完毕后，确认上报。上报后的项目进入审批程序，经过各级审批，最终确定项目是否立项。确定立项的项目，科研人员根据相关管理办法，在合同管理模块中填写相应的合同。在项目的科研开发过程中，可以通过管理信息系统的过程管理模块对项目的进展情况进行监控，可根据项目阶段计划及阶段成果的实现情况来判断项目是否进展正常。项目过程中如果发生问题，需要延长项目时间、增加科研经费、变更项目负责人等，都可以在变更控制模块中进行反映。当项目科研开发完成后，就需要进行结题验收，科研人员在结题验收模块中首先提交验收申请，申请获批后，准备相应资料，并上传至系统，管理人员组织专家，根据提交的资料进行验收。项目通过结题验收后，还可以进一步申请技术评审、项目报奖等。

图2 科研管理信息系统的数据处理流程

4 系统设计中应注意的问题

4.1 “以人为本”设置系统操作界面

科研管理信息系统的使用者是广大科研人员和科研管理人员，在设计初期需要征集相关人员的意见，使系统符合大部分人的使用习惯。友好的操作界面有助于系统的推广和使用。

4.2 提高广大科研人员的信息素养

在科研管理信息系统建设的过程中，科研人员所具有的信息素养决定了信息技术应用的成效。因此，做好信息技术的普及和培训工作，提高广大科研人员运用信息技术的水平和意识，已成为当前科研管理信息系统建设中一项不可忽视的基础性工作。

4.3 根据科研管理需求不断升级系统

科研院所在不同的发展阶段对系统的管理功能的要求是不同的，从最初的基础数据如人员信息、项目信息、经费信息、成果信息的记录存储，到后期数据分析、报表功能等，要求科研管理人员能全面地集成系统中的数据信息，为科研决策、计划、管理、运行以及评估等提供多方位的支持。因此要求系统能够按照不同的业务需求，及时对系统进行升级和维护，打造尽可能完善的管理系统。