企业档案管理现代化有效途径探析

季永喜

（山东省交通运输监测与应急处置中心，山东 济南 250002）

0 引言

档案管理工作是企业发展的重要组成部分，企业需采用先进的科学方法对档案进行有效管理。某些企业尽管配置了档案管理系统，但在档案管理工作中，仍以传统的检索方式为主，未能充分发挥信息化档案管理的优势，与档案管理现代化水平存在一定差距。本文从档案管理的意义、特点出发，分析了目前档案管理中存在的问题，提出了档案管理现代化的有效途径，以实现企业档案的规范化管理，提升档案管理的服务职能。

1 档案管理现代化的特点

1）信息化。随着信息技术的发展，档案管理方式从人工管理逐步转向信息化管理。实现信息化管理，需重视信息技术的发展和应用，并在良好的网络环境中，完成数据的采集、传输和处理等环节，实现档案信息分配效率的提升。

2）协作化。信息技术的使用和信息的共享程度密不可分，只有突破企业当前面临的档案管理信息困境，才能引起各部门对档案管理工作的重视，增强部门之间的协作，提高档案管理水平，实现档案管理向现代化发展。

3）规范化。档案管理现代化的根本目的与管理工作的实用性密不可分。在管理工作落实阶段，重视各类档案信息资源的统一整合，促进信息资源处理的规范化，以增强档案的实用性。

2 档案管理现代化发展特征

1）数字化。相较于以人工为主的传统档案管理模式，档案管理现代化可实现由纸质档案信息向数字化信息转换。这不但可减少工作人员调阅档案的压力，也可保障档案管理的精准性。档案数字化管理，需基于相关数据库的正常运行，与信息技术的应用息息相关。应用信息技术可实现档案的有序管理，提升工作效率[1]。

2）智能化。档案信息化管理的数字化特征明显。工作人员在日常管理、调阅档案等工作中，都可借助信息技术实现快速智能化检索。应用智能化检索等相关功能，工作人员可在输入关键信息后，快速完成对应档案的筛选，减少在档案管理时间方面的投入，达到优化档案管理工作的目的。

3）保障信息安全。传统纸质档案需要特定空间存放，纸质文件材料容易丢失，如果管理不严，可能出现腐蚀、虫蛀等问题。这对档案信息的调阅及档案信息的安全性，会造成严重影响。应用信息技术加强档案管理，以数字化形式保存档案信息，不需额外空间进行档案储存，可提高档案信息处理的效率，并能保障档案信息管理的安全性。

4）提高资源共享程度。档案信息资源共享成为优化档案管理各项工作的重要环节。调阅档案的共享资源信息可通过专门的数据库实现。档案资源共享水平的提升有赖于信息化管理数据传输速度，传输速度快可提高信息利用效率。

3 当前档案管理工作存在的问题

3.1 对档案管理工作重视不足

档案管理工作对企业发展十分重要。在调阅企业相关信息、制定企业发展战略等方面，档案管理发挥了重要作用。某些企业对档案管理工作重视不足，部分管理人员囿于传统管理模式，不适应新的工作模式，导致档案管理信息化水平较低，不利于提高档案管理的现代化水平[2]。

3.2 信息化管理规范性不够

某些档案管理人员在工作中墨守成规，未能认识到信息化管理的优势和相应系统的应用价值，导致诸多工作未能有效落实。某些档案管理人员对档案管理的信息化认识不足，无法优化工作模式。某些企业未能依照档案管理工作要求制定并完善相关制度、科学安排档案管理流程，无法有效提升档案管理质量。

此外，依照传统档案管理工作模式，需要对档案材料进行集中整理，统一入库归档进行管理。依照档案信息化管理要求，电子化载体的归档方式与传统纸质文件的归档方式有一定差异。很多档案信息不是最新版本，归档工作往往存在滞后情况，需花费大量时间明确应归档的版本，这增加了档案管理人员的工作量，从而制约档案管理信息化的进程。

3.3 档案管理工作经费投入不足

某些企业对档案管理工作经费投入不足，未能保证良好的档案存储环境。若没有足够的资金，则无法实现档案管理技术全面优化升级。针对有关档案电子运营系统的维护工作，某些企业未能落实到位，不能完全发挥信息技术的优势[3]。

3.4 人才储备不足

档案管理工作质量与工作人员综合素质息息相关。某些企业认为档案管理工作对人才要求不高，即使引进了信息化管理方式以及有关系统，但因人才数量的不足，导致信息系统的使用率不高，未能充分发挥信息化管理的价值。此外，一些企业档案管理人员专业水平不高，存在兼任的情况，人员流动性较大，增加了信息遗漏的概率，影响了档案管理工作效率。

4 档案管理现代化的有效途径

4.1 加强信息化技术的应用

档案管理信息化建设应与企业自身档案管理工作特点相结合，发挥信息技术的优势，提高档案信息管理工作效率。企业各部门之间需加强信息资源共享，以相应的档案信息化系统为依托实现档案信息调阅，减少档案调阅的时间成本。相关人员可依托局域网审阅传输文件，预设催办事件。如果文件经过处理，则由系统自动归档，以保证文件材料的准确性。

4.2 增加资金投入

档案管理现代化需由信息化设备及系统支撑，企业应增加相应资金的投入，针对性引进有关设备和系统，包括路由器、扫描仪、存储器、服务器等。更新硬件设备的同时，结合档案管理工作及时更新相应软件[4]。

4.3 重视人才培养

档案管理人员素质对档案管理工作质量至关重要。企业应树立人才观念，加强对档案管理人员的培养，提升其综合素质和工作积极性。企业为员工创造外出学习机会，实地学习先进的档案管理方式；聘请档案工作经验丰富的专家，到企业内部开设讲座，宣贯先进的档案管理理念。采用激励机制，根据档案管理人员的工作表现进行奖惩。

4.4 完善档案信息化管理制度

结合企业档案管理工作要求，完善档案信息化管理制度。同时，将企业档案门类的建设工作纳入制度中。基于互联网信息技术，档案资料可以突破文字和图片的载体限制，通过视频、音频等形式加以展示。应用信息技术可将纸质档案转化成电子档案，通过数据库存储，方便企业员工调阅[5]。

4.5 扩大企业档案应用范围

企业在发展过程中形成的各类信息，都需记录在档案资料中。企业发展历程越久，档案信息量就会越大，传统档案存储已不能满足于企业管理的需求。企业应高度重视档案管理工作，不断提升档案管理水平，保证企业档案管理的服务质量。此外，企业档案管理工作中可利用音像处理与数据库等技术，提高档案信息资料的保存质量。

4.6 重视网络安全监督

企业应重视档案管理的信息安全，通过应用各类信息安全技术，为档案管理工作的安全保驾护航。例如应用安全密钥和防火墙技术，以防网络病毒和黑客攻击。同时，企业档案管理工作网络应以局域网为主，与外网隔离，用权限密码区分不同管理人员的权限，有权限的人员才能调阅档案，避免档案信息外泄的风险。此外，企业安排专业技术人员定期对档案管理信息系统进行检查，对重要的数据集中备份，避免数据丢失。

5 结语

档案管理是企业发展中不容忽视的重要工作，应基于信息化发展理念，促进档案管理现代化。企业档案管理存在的问题主要集中在管理意识、信息技术应用、资金投入和人员素质等方面。针对这些问题，企业应加强档案管理信息系统的建设、人员培训、网络安全监督等，以提高档案管理的高效性和安全性。