基于一般管理者写作能力提升的短期培训策略研究

时间：2024-07-28

陈少华，陈丽霞，张婷

（武汉电力职业技术学院，湖北武汉 430079）

0 引言

一般而言管理者在实施管理计划、组织、指挥、协调、控制和反馈等职能的过程中都需要通过沟通来实现，虽然沟通的途径与形式五花八门，但对组织沟通而言，书面（包括电子媒介）的正式沟通依然起着决定性的作用。对管理者而言，尽管沟通对象、媒介不同，但其基本要求是一致的，从一定意义上来说，写作能力的强弱决定着沟通的效率与效果。在当今，企业内部大量用Email、文件、企划案、PPT作为沟通的媒介，当文字沟通的机会逐渐大于其他形态沟通之时，出色的写作能力已经成为管理者一项必备的能力要求。所以通过培训帮助管理者提升写作能力，对提高管理绩效都有着强烈的现实意义。

1 相关概念界定

1.1 一般管理者

管理者是管理行为过程的主体，所以彼得·德鲁克认为管理者扮演的角色或者说责任大体上分为3类：管理一个组织，管理管理者，管理工人和工作，从而形成了上（高层）、中（中层）、下（基层）3个管理者层级。高层管理者对组织负全责，主要侧重于沟通组织与外部的联系和决定组织的大政方针，注重良好环境的创造和重大决策的正确性。中层管理者承上启下，既是管理者，又是被管理者，其主要职责是正确领会高层的指示精神，创造性地结合本部门的工作实际，有效指挥各基层管理者开展工作，注重的是日常管理事务。而基层管理者主要职责是直接指挥和监督现场作业人员，保证完成上级下达的各项计划和指令，他们主要关心的是具体任务的完成［1］。

本文定义的一般管理者就是指中层管理者和基层管理者。中层管理者的任务是通过建立健全的组织结构，培养集体合作精神、营造团队和谐氛围，培训下级并确保下级的设想、意愿、努力能朝着共同的目标前进。而基层管理者只需关注两个前提：一是工作的复杂性与变动性；二是正确认识到被管理者的个性、行为、需求等特性，并以此去处理各类各级人员相互关系。由此可见，一般管理者及其管理技能在组织管理活动中起着决定性作用。

1.2 写作能力

人力资源理论给能力的定义是，完成一项目标或任务所体现出来的素质以及达成目的所具备的条件和水平。而心理学家认为，能力是指顺利完成某一活动所必需的主观条件，是直接影响活动效率，并使活动顺利完成的个性心理特征。实际上能力总是和人完成一定的社会实践相联系的，离开了具体实践，人的能力既不能表现，也不能发展。

写作是一种社会实践活动，是运用语言文字符号反映客观事物、表达思想感情、传递知识信息的创造性脑力劳动过程。写作以语言文字为媒介进行文化交流、信息记录与传播，是人类凝聚思想，表达情感，加工与传递知识的基本手段。作为满足人类社会活动需要、学习社会知识需要而产生的一种特殊的社会实践，写作活动大致可分为“收集资料-谋篇布局-表达呈现”3个阶段。而写作能力是指写作者在这3个阶段对自己的积累进行选择、提取、加工、改造的能力，诸如能通过对客观事物的观察、分析和归纳，把其中包含的意思加以提炼，确定所要表达中心思想的立意能力，根据表达中心思想的要求组织材料进行谋篇布局的构思能力以及书写成文的表达能力。写作者立意、构思、表达这3种能力，通过写作的具体实践活动来体现的，从过程上看体现了写作者思维能力的强弱。

1.3 短期培训

短期培训是指根据工作岗位急需或其他原因而对员工进行的时间较短的培训。由于学员来源、培训目标的区别，短期培训具有以下主要特点：一是学习期限短，学习时间比较灵活。短期培训的时间可以用天、用月来计算。在教学时间的安排上，它不受限制，只要有需求，培训机构有条件，即可因地制宜地举办。二是培训需求多样性。各种层次的岗位培训，包括为达到岗位规范的要求，取得上岗、转岗和提职、晋级资格的培训，以及为适应工作需要而进行的各种高层次专业知识的培训。三是培训教学组织有很强的适应性。短期培训可以是脱产的，也可以是业余的，即可以办在学校内，也可以办在培训机构内，还可以由行业主管部门或企事业单位举办，也可以由社会机构组织。四是在教学内容上，短期培训更强调教学内容的针对性、实用性，重点是解决学员缺什么、补什么的问题。短期培训的内容大部分是随着生产急需而设置。总之短期培训强调的是现实导向，专业性、针对性较强，急用先学，立竿见影，近期效益突出。

2 影响一般管理者写作活动绩效的因素分析

2.1 影响写作活动的四要素分析

现代写作学认为，写作是一个由写作主体、写作客体、写作受体、写作载体这4个要素综合作用所形成的系统活动。写作主体，即作者，在写作四要素中居于主导地位，选词造句、谋篇布局都是主体思维活动的结果。写作客体实际上就是写作主体所要描绘的现实世界（物质世界和精神世界），泛指一切能够成为写作对象的人、事、景等客观对象。写作主体的主观能动性往往受到写作客体的制约与引导。写作受体，就是写作活动的接受对象，一般称之为读者，作为企业管理沟通的对象，其价值和地位正伴随着办公自动化日益受到重视。写作载体则是指构成写作行为的、以语言文字有规律的排列传递信息的组织系统，通常由主题、材料、结构、语言这4个基本要素构成。对于传统的写作活动而言，写作载体的存在形式主要是纸质媒介，电子文档作为互联网和办公自动化形势下新的写作载体已经越来越多的影响到了人们的生活、学习和工作。

对于一般管理者，影响沟通绩效的媒介就是各种实用文章，譬如计划、总结、请示、报告、通知、通报、决定、决议、纪要以及各种各样的汇报材料。一般管理人员其管理技能并非天生的，他们往往因为工作出色，由其他岗位提拔到管理岗位上来，对于管理，他们大多会沿袭前人以往的工作方法和行为模式，更多依靠零散的经验和感觉，缺乏系统的、科学的、实操性强的管理技能。所以从培训与提升写作能力角度出发，首先必须要求管理者“作文”时要有强烈的“受体”意识。

管理活动中产生的各种文章和材料，其“受体”不是写作主体劳动成果的创造者，而是与这些文章和材料发生关系的管理者和员工。写出来的文本终究是要给人看的，文章好不好，沟通能否达到绩效，读者（写作受体）说了算，所以写作者要研究“受体”所处的地位与环境，更要研究“受体”沟通的目标与追求，还要研究他们的心态、爱好、趣味等。

当然影响一般管理者写作效果的因素归根到底是写作主体，写作主体的人格、胸襟、学识、修养、智慧、文化积淀、生活经验等，在整个写作过程中无时无刻不产生着直接或间接的影响。

只有充分认识写作主体、写作客体、写作受体、写作载体在写作活动尤其是应用写作活动中的重要作用，写作者在从事写作实践活动的时候才能更加自觉地进行材料的搜集、筛选，主题的提炼、结构的完善、语言的推敲，最终写出实在、有力、有用的好文章。

2.2 影响写作主体的思维因素分析

影响写作活动绩效的主体因素是多方面的，不管是公文写作还是其他实用文写作，各种主体因素的影响是客观存在，无法回避的，譬如责任与道义、素质与人格、经验与体验等，也莫不如此。从沟通的现实分析，影响写作活动绩效的主体因素最终都体现在写作主体的“思维意识”方面。譬如管理者在工作中总要写些东西，不论是给客户的方案，给高层主管的备忘录，或是往来于同事之间的电子邮件，这些活动及其载体实际上体现的是因管理沟通需要而产生思维活动的具体呈现。然而，要怎样才能知道管理者的写作是不是真的清楚有效，或者说怎样才能让自己在沟通上高人一等，归根到底考验的是管理者的思维能力，亦即写作主体的思维能力。

从事企业管理工作，具备单一的知识和能力是很难适应的，因为管理者所面临的任务与环境是复杂多样的，需要综合运用多种学科的知识与能力。如撰写公文，首先应懂得公文写作的知识，同时要了解本企业和部门的业务与职能，还要掌握高层的战略思想和战术精神，要熟悉公文的运转流程等，所以没有综合的知识和能力是不能适应这种工作的。处事能力、管理能力和写作水平，说到底是一个人的思维能力。

思维能力包括理解力、分析力、综合力、比较力、概括力、抽象力、推理力、论证力、判断力等［2］。它是整个智慧的核心，参与支配着一切智力活动。思维反映的是事物客观共同的、本质的特征和内在联系。较高的思维能力必须是一个科学的思维过程，表现为正确的分析、综合、比较、抽象、概括和归纳。其中的每一环节都体现着思维的科学性，如果认识事物不能从思维上解决问题，任何能力都不能在效率上有所体现。所以，思维问题反映了一般管理者观察事物的能力和抓住事物本质的能力。

从一般管理者的写作实践看，影响写作主体的思维能力的主观意识主要有系统思维意识、创新思维意识、批判思维意识、联想类比意识、网络思维意识、事实数据意识、注重细节意识等［2］。事实上这些思维意识及其所表现出来的能力是可以通过培训培养来提升的。如借助系统思维，有助于管理者捕捉工作中的亮“点”，这小小的“点”，在一定程度上可以看成是整个事件的映象和缩影。通过“一叶知秋”的系统思维，就能追根寻源，最终还原事情的原貌，引导管理者全面看待事物，同时还能从无序中发现有序，从各色复杂现象中发现其所蕴涵的规律，梳理思维并完善决策。麻省理工斯隆管理学院资深讲师卡拉·布莱克本（Kara Blackburn）表示：“写作清楚，代表头脑清楚。而就算你脑子里有全世界所有的好点子，如果你讲不出来，就没有人会知道。”只有用口头表达或书面的形式把学习工作的情况和思想收获进行系统地归纳和综合这种能力，才能真正适应管理工作。而管理者管理水平的高低与沟通的绩效，主要就看他的思维能力强不强，最基本的途径就是培养思维能力。

3 一般管理者写作能力提升的短期培训策略

近年来，从企业组织的各种写作竞赛中反馈的情况看，一般管理者在写作上还存在着思想理论基础不扎实、对企业的内情外势不了解、写作基本知识与能力欠缺、经验与积累不足等问题，组织者也从遴选、培育、使用3个方面提出了强化和提升一般管理者写作水平的策略与措施。虽然短期培训追求的是短时间、低成本，但是只要组织者采用一定的策略，在短时间内使受训者掌握技巧，写出简单、清楚、明确而又有趣、智慧的好文章，还是切实可行的。无论是需求者，还是组织者，可以从研究培训对象、把握培训时机、精选培训内容、遴选培训讲师、注重培训形式5个方面共同努力，通过短期培训来实现提升一般管理者写作能力的目标。

3.1 深入研究培训对象

既然一般管理者在组织中承担着承上启下、协调各方的责任，那么他们不仅要发挥人与人、部门与部门之间的桥梁作用，还应该主动寻求企业内部对重大决策的意见和建议，将有价值的信息整合、反馈，最终实现企业内部各群体之间的信息畅通与协调发展。这种角色和地位决定了一般管理者不但要充分理解、吸收领导意图，还要能够将领导意图准确转化，制定具体实施细节和程序，同时及时准确表述、传递给基层管理者和员工，并督促实施，全程监控，确保组织目标的达成。由此可见，一般管理者应该聚焦于领导者和资源分配者这两种主要的角色，要扮演好这两种角色，在掌握管理原则、明确管理目标、熟悉管理要素的前提下完成计划、组织、指挥、协调、激励和控制等6个方面的基本职能。通过对一般管理者角色认知、时间管理、协调沟通、创新、授权、教练、决策、领导、控制、执行、激励、目标管理、危机处理、绩效管理、团队建设等素质和能力［1］进行全面深入的研究，提炼出在管理岗位上的刚性需求，结合专业管理实际，对他们进行思维训练和文法训练，提高写作能力，强化沟通绩效是目前一般管理者通过短期培训急需解决的问题。

3.2 准确把握培训时机

短期培训要出成效，切入时机非常重要。从一般管理者的日常工作入手，可以大体理出3个重要且适宜的节点：

一是针对专题活动进行专题培训。结合专题活动不定期由从事文字工作时间长、经验比较丰富的领导或者一般管理者进行有针对性的应急培训，传授专题工作中涉及到的实用文写作要领、技巧等知识，做到活动经历一次，对相关文类的写作方法与技巧就提高一步，从而逐步提升他们实用文的写作水平。

二是转岗提升之际通过培训促进自我提高。转岗提升意味着管理对象的变化，也意味着管理方式与方法、技术与技巧发生变化，写作上从内容到形式、从文体到语体、从技术到艺术自然与之适应，也会出现变化，通过培训促进一般管理者自觉扩充知识储备，学习并掌握创新思维方法，开发潜能，不断丰富内心世界，积淀文字功底，提高写作水平。最终通过写作特别是思维训练过程，达到拓宽工作思路、提高工作站位，提升综合素质和工作能力的目标。

三是通过竞赛等活动开展培训。经常性的开展写作大赛、征文、读书活动、笔会等，不断提高一般管理者观察现实、思考问题、撰写文章的能力和水平。活动进行到一定的阶段，可以开展总结培训，结合实际工作中的具体组织、任务分配，让所有的管理者都能拿起笔来写材料，常动笔、敢动笔、能动笔，解决其“坐”“等”“靠”的惰性心理和思维习惯。

3.3 合理配置培训内容

对于一般管理者，短期培训不可能一次就解决写作中思维能力提高的所有问题，但每次培训可以分别从公文写作构思、文书案例解析、语体与格式纠错等方面开展，还可以穿插诸如创造性、系统性、深刻性、敏捷性、灵活性等思维能力强化训练的内容，通过课件、辅导材料、练习、测试等材料完成。譬如在培训中应使受训学员保持应有的好奇心，加强学习的独立性，增强问题意识，注重思维的发散；也可以引进诸如“最强大脑”“一站到底”等电视节目，训练学员积极开展问题研究，追根究底，深钻细研，尽可能地寻求其规律性，或从不同角度、不同方向变换观察同一问题；还可以通过设置限时完成的学习任务，有意识地培养学员思维的敏捷性等［2］。

企业现实情况的分析与一般管理者个性化需求表明，应将写作的理念与思路、公文写作的思维问题、公文写作的构思原则、文种及其行文规则、公文语言表达的技巧、公文写作与处理常见问题解析等内容化整为零，逐步形成共性与个性、通识与进阶、固化与变化相结合的培训内容体系，通过每一次短期培训来逐步解决问题和提升能力。