探究招投标与合同管理在实践中存在的问题与具体措施

李 京 神华工程技术有限公司

引言

改革开放大潮涌动，社会进步一日千里，科技发展日新月异，伴随着滚滚向前的时代年轮，我国社会经济有了显著提升，大大小小的企业应运而生，尤其是在全球化的经济环境下，企业不仅要面临来自国内的竞争，也要面临国外的市场的竞争，企业间的合作成为对抗激烈竞争的有效手段，为了筛选到优质的合作伙伴，企业将合同管理与招投标结合在一起作为一种新的竞争选拔方式应用到社会竞争当中。但是由于市场经济体系不完善等客观因素以及企业自身经营理念存在偏差、招投标制度不科学等主观因素，在实践过程中，仍然暴露出了许多的问题。能否高效解决问题关系到企业的发展质量。因此，探讨探究招投标与合同管理在实践中存在的问题及相应的解决措施就成为值得研究的一项课题。

一、招投标与合同管理的概念

招投标与合同管理有机结合，形成了一种崭新的竞争方式，但是由于这种竞争方式起步较晚，尚处于试验阶段，很多企业对于招投标与合同管理仍未形成全面、深刻的理解。正确辨别这两组概念有助于企业更好地认识招投标这一竞争形式。

(一)招投标的概念

招投标是指在招标方为了完成某项任务而对外公开或对某一特定群体发布招标信息，有关公司对招标方发布的信息核实后，结合招标方的要求及自身的客观条件对满足要求的公司通过撰写意向书，表明公司的优势、资质、报价等，与其他公司进行平等竞争。投标是一门技术，里面不仅涉及到对招标文件的理解还涉及到投标文件的制定、费用的计算等问题，一本制作精良的投标文件可以有效地反映出企业的软实力。在实践中，招投标的合作过程通常由招标、投标、选拔、实况核实、招标成功5 个部分组成。

(二)合同管理的概念

简而言之，合同管理即对合同进行管理。在招投标结束后，为保证合作顺利，投标方与中标方往往会签订合同，对各自的责任、义务、分工细则等相关条款进行详细规定，大多数的合同条文还会涉及到解除、转让、终止以及审查、监督、控制等行为，这既是对招标方与投标方的约束，也是对二者利益的保护。合同管理的方式有两种，分为传统手工合同管理和合同管理系统。合同管理系统是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台，这也是信息化时代下企业普遍采用的合同管理方式。

(三)两种工作方式的关系

招投标与合作管理是相伴相随、相互依存的。招投标为企业筛选合作伙伴提供了条件，合同管理则对合作细则进行了规定，有利于营造开放、透明的合作环境。招投标是当前普遍流行的新型合作方式，在社会经济制度不够完善的背景下，企业之间的合作更多地依靠裙带关系，合作双方权责、利益界限不清晰，并且很容易造成质量问题，而招投标则能够创造“鲶鱼效应”，通过相互竞争，给投标方施以一定的压力，有利于招标方筛选心仪的合作伙伴。所以这两种工作方式相辅相成，当前初步形态的合作方式已经构成。

二、招投标与合同管理在实践中存在的问题

常言道，“对症下药”，明确招投标在实践中存在的问题是采取相关措施予以解决的前提，结合实践经验，本文认为招投标在实践中存在的问题可以归结为如下四个方面。

(一)投标企业的投标资料不专业

投标企业提供的资料是投标方判断其能力与资质的重要凭证，为了提高契合度，大多数的投标方都会认真对待，细心打磨材料。然而，有些企业在参与招标时，却抱着尝试的心态不认真对待投标，在书写企业投标书时用词不严谨，资料中专业性错误屡见不鲜，有些投标材料甚至还有错别字的出现。这种做法无疑是对投标方的不尊重，给招标方的筛选工作造成了不便，看似损害的是自身的利益，伤害的却是招投标的环境。

(二)投标企业谎报虚假信息

自改革开放以来，我国市场经济环境较为宽松，大大小小的企业应运而生，伴随着市场经济的繁荣，企业间的竞争加剧，来自国内与国外双方的竞争，压缩了企业的利益空间。在此背景下，投标方为了提高中标率，满足自身的利益，部分企业不惜伪造、变造材料，甚至在法律红线边缘徘徊。加之招标方审核人数有限、精力有限，无法对投标企业所提供的材料面面俱到，导致企业与本不满足招标要求的企业签订合同。

谎报虚假信息也会发生在合同落实阶段，中标企业为降低成本，提高利润率，在施工阶段以次充好，不按照合同要求施工的现象屡见不鲜。

(三)招投标企业在合作过程中的管理不到位

招标企业在面对众多的投标企业提供的材料时，无暇对投标企业进行严格筛选，且管控力度较小，对于一些材料的真伪没有进行检查与确认。在招投标结束之后，制定的合同内容又过于片面，无法对双方形成约束，也无法全面地保障各方的利益。这些问题产生的原因是招投标企业的管理不到位，过程不严谨，过于迫切达成合作，忽略了中间细节，但“欲速则不达”，急功近利反而会导致管理不到位。此外，法律顾问因其具备专业知识，能够及时发现合同中存在的问题，避免侵害本企业利益的事件发生而被招投标双方广为聘用，然而，在实践中，却可以发现招投标两方企业都缺乏专业人才，缺少专业的法律顾问，导致“亡羊补牢，为时已晚”。

(四)招标方通过评标内定中标人

参与投标会消耗大量的人力、物力及财力，令投标方最失望的莫过于耗费了巨大心血却败兴而归，尤其是当招标方通过评标内定中标人，不仅会影响此次招投标的质量，也会影响投标方的积极性。实践中，为避免内定中标人，招标方可能会在评标时对其他评标专家施加倾向性影响。当前，评标专家的人选大多由招标代理选定，招标方只需要将意定中标人告知招标代理，招标代理大多会迎合招标方的要求，通过其他方式间接告知评标专家，评标专家可能会在打分环节中，在自由裁量部分适当地对意定中标人放松要求，通过评分拉开投标方之间的差距，让意定中标人中标。这种形式的内定，往往由于做法隐蔽，投标方往往难以查实举报。

三、招投标与合同管理在实践中存在问题的解决措施

招投标与合同管理在实践中暴露出来的问题是诸多症结共同作用的结果，作为一项综合性、系统性的工程，要高效解决上述问题绝非一日之功，不可能一蹴而就，结合实践经验，本文认为可以采取如下措施。

(一)投标方要加强筛选与审核，秉持公开透明的原则

筛选中标者最为关键，但也却最容易藏匿问题，提高这一部分的效率需要招标者与投标者同心同向。针对中标公司的选拔，一方面，招标公司可以聘用专业人才，重点关注其思想素养与工作能力，这是因为思想素要决定了其是否会“走后门”，是否会违背选拔工作的公正客观性，而工作能力则决定了其是否能够满足工作要求，是否能够适应招投标这一工作繁杂、琐碎的特点。另一方面，由于市场经济活动趋于复杂，试图以老旧的工作方法适应当前的招投标工作无异于无稽之谈，为此，应当加强对现有工作人员的培训，重点培训工作人员审核投标计划书的内容和质量的能力，并要求工作人员对于有欺诈行为或者信誉存在受损情况的投标公司予以重点关注，一旦发现信誉问题或质量问题就应当将其去除于候选者的名单。除此之外，招标方在筛选中标者的过程中，对投标公司要予以尊重，不用虚假手段欺瞒招标公司，让合作公开透明，为建筑工程提供保障。

(二)投标方要认真准备材料，秉持诚实守信的原则

对于投标公司来说，也必须重视中标公司的选拔这一环节。为了更高效地完成招投标工作，并提高本企业与招标方要求的契合度及中标率，投标方在撰写投标计划书时，认认真真阅读招标文件，了解清楚招标文件的具体要求，秉承诚实守信、求真求实的原则，不造假、不欺骗，尊重对手，发扬风格，同时务必严格按招标文件要求制作标书，将所有标书用到的文件资料准备齐全，比如：公司资质，产品彩页、技术参数、用户名单、成交合同扫描件、厂家授权、技术参数偏离和商务偏离等，为方便投标方进行阅读，可以对这些材料排版打印装订，要重视每个细节，不能遗漏盖章签字，正本副本按规定装订成册。

(三)加大对招投标合作过程的管理力度

对于招投标双方，二者之间存在着信息不对称，因此，为避免因信息失真而导致合作阶段节外生枝，在招投标之前应做好调研工作，确保招投标信息是准确的。投标公司应当充分了解招标公司的具体情况，排除诈骗的可能性，防止投标公司做无用功。招标公司在进行选拔时，不能仅仅凭借投标公司提供的信息判断其资质是否合格、其能力是否满足要求，而要结合公司官方网站、国家工商部门等材料判断信息真伪。此外，招投标与合同签订中不免会涉及到对方的商业信息，甚至商业机密，招标公司不仅要保证文件信息的安全性，也要保护好对方隐私，防止重要信息泄漏。

(四)依照法律程序制定招投标合同，在法律范围内自由经营

招投标与合同签订工作中所签订的协议都是具有法律效力的，一旦企业签字，就必须承担相应的法律责任，因此，对于招投标公司的合同管理来说，双方公司均要指派法律专业人员参与商定。不论是在制定合同阶段，还是在落实合同阶段，都要严格遵照法律规定，必要时候，可以请公司法务及公证人员全程参与，避免触碰法律红线的同时，最大化地保障企业的利益。

(五)加强对合作建筑工程的监督，确保建筑施工妥善落实

在双方签订合同之后，即可进行建筑工程的建造。在招标方和投标方合作完成项目阶段，二者更应当保持团结协作的态度，在确保建筑工程及相关文件满足相关法律法规要求的基础上，对建筑工程内容进行进一步了解和沟通，确保双方没有任何疑问，并对建筑工程的重点问题达成一致，以保障建筑工程的质量和施工材料的达标。

除在合同签订阶段的沟通与协商，在双方合作完成建筑工程施工阶段，不可能对中标方做到无时无刻无处的监督，这既不符合经济效益原则，也无法实现。然而，加强对合作阶段的监督却是有必要的。曾有报道指出，因中标方以次充好导致建筑质量不合格。为防止这种现象的出现，招标公司必须对投标公司的工程报价、材料加工标准、施工流程、工人工资等开支严格检查，同时在建筑施工阶段，招标方应严格监督建筑工程情况，一旦发现问题，就要及时与中标方联系，并上报己方领导，不放过一丝一毫可能存在的破绽。

(六)坚持全面质量管理理念，不断完善招投标流程

流程是招投标工作的基本遵循，流程是否科学，直接关系招投标工作是否高效。目前，招投标流程大致分为两大部分：第一部分为从众多的投标者中筛选一家或几家最满足条件的公司；第二部分是与中标公司合作完成项目。企业在长期的经营实践中，会积累一定的招标经验与审核经验，必然也会遭受一定的失败，对此，企业应当坚持全面质量管理理念，从失败中汲取教训，从成功中积累经验，并结合企业日益壮大的规模、经营范围的改变等因素完善招投标流程与合同管理，使企业做到与时俱进。

四、结语

招投标这种形式本身并无好坏之分，重点在于如何利用好这种形式，节约采购成本，提高企业的竞争力。但毋庸置疑的是，招投标这种合作方式确实能够在一定程度上避免企业陷入风险漩涡中，使整个项目更加公开、透明，筛选到质量高、信誉好的企业。

为更好发挥招投标这一形式的作用，企业应当意识到当前招投标暴露出来的问题，通过提高招投标流程的严谨性、加大对招投标合作过程的管理力度、依照法律程序制定招投标合同以及加强对合作建筑工程的监督、树立全面质量管理理念等措施提高效率，并不断创新工作思路，变革工作理念，使招投标工作与时俱进。希望本文提出的上述措施能够在实践中得到运用，为最大化招投标与合同管理的价值提供一定的思路。■