如何搞好档案利用工作

石 冰 内蒙古医科大学档案馆 010058

1 提高认识是搞好档案利用工作的前提

1.1 要提高各级领导的认识

要让主要领导真正做到从思想上重视档案工作，切实加强对档案工作的领导，努力把档案工作摆到重要位置，及时帮助解决档案工作中的难题，充分发挥好领导的作用。

1.2 要提高档案管理人员的认识

档案工作者要具有高度的敬业精神、端正的服务态度和良好的职业道德、能够充分认识档案管理的重要性，而且还要了解和掌握最新的现代化管理手段，提高对档案工作的认识，自觉依法存档、护档、用档。

1.3 要提高全体公民对档案工作的认识

档案部门应通过举办一系列与档案相关的活动，走近大众，吸引大家参与，让社会全体成员关注和重视档案。只有人们的档案意识普遍提高，才会更好地使用档案信息，从而有利于提高档案服务利用能力。

2 加强基础工作，丰富馆藏内容和种类是搞好高校档案利用的关键

2.1 加强档案管理工作，从收集工作抓起

档案材料是提供档案服务的基础，建立合理的档案材料收集链，有利于丰富档案内容。可以根据档案材料的来源，采取按时收集、跟踪收集、补充收集等方式做到及时、齐全。随着社会的发展和科学技术的进步，各种专业档案和新型载体的档案不断产生，应根据不同门类的载体，及时接收进馆。

2.2 整理

充分利用原有的档案基础，整理后的档案必须便于保管和利用，力争做到收集来的归档材料分类准确，编排有序，目录清楚，纲目分明，便于准确查找。

2.3 鉴定

要根据国家档案局《关于机关文书档案保管期限》、《机关档案归档不归档的范围》的规定定期进行检查 ，检查那些超过保管期限的材料，定期进行销毁，使有限的库房保存真正有价值的资料。

2.4 归类和统计

定期对专项统计的数字进行综合分析，从中发现或找出存在的问题，及时提出改进措施。对档案的构成，档案机构和人员等基本情况做到心中有数，为各项工作提供服务。

3 加强高校服务利用工作的具体措施

3.1 与时俱进，更新观念是做好利用工作的思想基础

档案工作者必须随着形势的发展和变化，不断拓宽服务领域，不断改进服务条件，只有这样才能不断提高服务质量，更好地为利用者服务。打破“坐等上门”、“你要我找”的被动服务观念，变“被动”为 “主动”，不做“保管”做“高参”，从封闭走向开放，主动融入社会、参与社会，为社会和高校的改革发展服务。

3.2 注重编研，服务于档案利用工作

编研工作是以馆藏为基础，要忠于原文，以客观需求为服务目的。编研人员必须紧紧围绕学校的中心工作，结合每个阶段工作热点，及时掌握信息，有针对性地开展编研工作，及时主动提供服务，并能主动提供调查研究，增强超前意识，对需求要有预测性，使编研走在需求的前面。 除了编制传统的 《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇编》、《学校简介》、《校史》外，还要学会按照专题分类，注重特色档案的编研，如 《历年优秀教师汇编》、《教师之家》、《××× 的诚信档案》等。

3.3 改变服务观念，面向社会，为公民个人服务

服务是高校档案工作的出发和落脚点，贯穿各项档案工作的全过程，始终把教职工的利益放在最高位置，为教学、科研、管理等各项工作服务中，是档案工作永恒不变的定位。要充分利用现代化科学技术，借助多媒体技术、计算机和网络技术，采取多种服务方式，如来函来电咨询、定向服务、跟踪服务等，不断创新服务手段，为广大教职工提供有效、便捷的查找途径。

3.4 加快档案管理信息化建设，实现信息资源共享

随着信息时代的到来，特别是计算机档案软件的开发、利用和升级，使得档案馆的工作内容也从纸质档案转向电子档案。 档案的收集、整理、保管、利用在网络环境下发生了改变，从纸质扩展到以计算机软盘、磁带、光盘等为载体的电子文件。运用计算机技术代替人工对馆藏档案信息进行检索、编研、统计，可使利用者通过计算机实现真正意义上的共享。高校档案馆要抓住机遇，争得校领导支持，配齐硬件设备及档案管理软件设备，实现装备现代化，运用网络、数码、扫描等形式，大大提高工作效率，提高档案馆的服务功能，扩大档案信息利用范围。

开展好档案管理工作，积极为高校的教学、科研、管理等工作服务，是每个高校档案工作者义不容辞的责任。为此，档案工作者必须强化档案意识，发挥档案人员的主观能动性，利用当今的新知识、新技术对档案工作进行科学管理，积极推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，更好地为利用者提供优质服务。

[1]李建平.高校档案管理工作信息化建设探析.

[2]傅瑞娟.机关档案管理.

[3]张乃力.关于高等学校档案工作创新的思考.安徽工业大学学报,2004年5第三期.

[4]周芬玲.高校档案工作创新与跨越式发展之思考.青海师范大学学报,第三期.