关于综合性艺术院校固定资产管理的探究

沈笑羽

(南京艺术学院，江苏 南京 210013)

近年来，随着综合性艺术院校招生规模的扩大以及其对满足自身高质量高水平发展需要的增加，学校固定资产急速增加，对提升资产管理能力提出了更高的要求。 本文对此类学校在加速“成长期”的固定资产管理现状和问题进行阐述，并对问题的解决进行尝试性分析，以期为此类学校固定资产管理水平的提升，找寻行之有效的思路和方法。

一、 综合性艺术院校固定资产管理现状

学校对固定资产的管理和使用坚持“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的原则。 资产管理中坚持所有权和使用权相分离，实行分层级管理，校资产管理委员会或领导组统一领导，资产管理部门主管，按固定资产不同类别，由相关职能部门实施归口及日常管理。 学校固定资产管理以任务单的创建、审批、执行为主线，利用固定资产管理信息系统对固定资产基础数据进行静态核算，同时设置各种分类台账进行辅助核算，实现对固定资产从配置、使用、维护到处置的全流程动态管理。

二、 综合性艺术院校固定资产管理中存在的问题

(一)与其他类别高校存在的共性问题

1. 资产管理意识不强，重视度不足

高校在固定资产管理中出现的“重钱，轻物”“重采购，轻管理”“资产管理与预算管理脱节”的三种现象，折射出资产管理意识不强、重视度不足的问题。 在固定资产日常管理中，各部门对固定资产后续存量和状态没有给予持续关注，实际管理中存在中间管理层缺位和基础管理层被动越级现象。 学校部门制定的采购预算可操作性不强，预算执行效果不佳，有的预算编制与实际采购差距较大，预算执行存在流于形式情况。

2. 资产管理队伍不稳定，整体专业素质不高

高校固定资产管理队伍由于各种因素影响，专职资产管理员存在配比不足情况，二级资产管理员一般为兼职人员。 人员不足及聘用兼职人员不稳定性都是影响资产管理队伍整体专业素质平稳提升的负面因素。 专职采购人员很少参加专业系统的采购培训，缺少采购类专业技能。 学校采购工作虽依规依法执行，但在实际采购谈判、磋商中无法实现更好的采购目标，为学校争取更大的采购利益。

3. 固定资产管理信息化水平不高，各管理系统数据未实现共享

大部分学校固定资产信息化管理仅限于固定资产建账、调拨、报废等基础信息处理。 校内各资产管理归口部门虽已运用专属的管理系统进行信息化日常管理，但未实现各系统间信息整合利用。 各系统间相关数据未能实现按条件抓取、匹配对接、共享共用，例如采购系统、固定资产管理系统、财务系统等管理系统。 高校固定资产品类数量繁多，部分学校固定资产盘点任务集中由资产管理员手工完成，缺少信息化手段，盘点效率不高。

(二)综合性艺术院校固定资产管理中特有的难点问题

1. 部分类别资产配置的前期论证和采购方式受多种因素制约，客观公允性不足，影响采购降本目标实现

部分艺术专用设备的供应商为民间个人手工作坊或民间制作大师，或因设备用材特殊符合要求的供货商不足三家，这些设备的市场竞争不充分，无法采用公开招标方式采购，前期论证存在局限性，采购价较高，采购方式未能起到较好竞争制约作用，无法有效控制采购成本，比如教学科研类国内外民间乐器、马林巴琴、建筑保护模型等。

2. 部分类别大型设备存在低效使用或闲置情况

部分专业因教学科研前沿发展需要采购科技创新类设备，而此类设备因其前沿性，生产未进入量产阶段，采购单价较高，后期使用耗材费昂贵，维护成本很高。 若部门经费难以支撑设备的长期使用，最终会导致此类资产低效使用或闲置的情况发生，比如三维打印机等。 有些固定资产设备价值高，维护成本高，技术更新迭代快，无法按通用、专用设备的最低使用年限界定资产的最低使用年限，如传媒类头戴式增强现实眼镜、多功能视频显示互动桌等。此类设备未来可能面临外观功能完好，但技术性能无法满足专业最新需求的境况。 同时此类设备专业性强，无法实现跨学科共享。

3. 资产管理中普遍存在“重使用，轻维保”的现象

是否定期维保影响大型仪器设备的使用寿命，尤其是精密仪器。 艺术类院校一般不设立专门的设备维修部门，设备的维修以报修方式，由设备的厂家等外部单位直接负责维修。 学校除特种设备和安防设备外，大部分大型仪器设备在使用中往往疏于日常维护保养。 保管或使用者更关注设备能否继续使用，待设备出现故障无法正常运转时，才会采取被动报修方式解决故障，若无法修复通常申请直接报废处理。

4. 防范法律风险意识不足，未能全面有效规避法律风险

在采购环节中存在一定的法律风险。 资产采购合同模板的拟定、合同审核签订一般由资产申购部门、资产管理部门、审计部门等职能部门负责，具体工作人员缺少相应法律专业知识，合同审核主要从采购标的物的技术参数、商务条款等角度进行，在合同模板的拟定和合同审核方面未能有效规避所有法律风险。

5. 大型设备共享率较低

各门类专业大型仪器设备由于如下几种原因较难实现跨学科专业共享共用:第一，艺术专业局限性造成无法实现跨学科共享共用，比如专业乐器、设计美术类专业设备；第二，设备对操作人操作水平有较高要求，即使有少量可共享专业，由于共享需求方使用人不具备操作大型设备的技能，设备无法实现共享，比如文物保护专业用显微镜等专业仪器；第三，设备维护成本高，对存放空间有严格的恒温恒湿要求，若保管不当会直接导致专业设备损坏或损毁，共享需求方不具备存放条件，比如传媒专业的话筒、摄像等设备；第四，耗材昂贵，可共享专业无经费支持，比如三维打印机。

三、 解决固定资产管理现存问题，提升资产管理水平的思路方法

综上所述，无论是与其他类高校存在的共性问题还是综合性艺术院校特有的难点问题，归根结底要解决好认识和实践两方面问题。 推动学校资产管理现存问题的解决，提升资产管理水平是一项系统工程，既要有客观的认识，也要有正确的方法。 以下从认识和实践两个层面进行尝试性阐述。

(一)认识层面

高校资产管理中存在各种管理失衡现象的原因是各层级管理者管理意识在如下几方面存在偏差或缺失。

(1)资金来源。 高校资产的所有权和使用权相分离的客观事实可能导致部分管理者产生高校资产采购经费来源由国家兜底的想法，认为固定资产使用的效率高低如何不会影响后续资金供给，忽视高校固定资产是高校办学成本的重要组成部分。

(2)资金使用关注点。 管理者认为学校最终的办学目标是培育学生，后期资金使用倾向于提升师资水平和学生培养方面的投入产出情况，相较前者对固定资产方面的投入及后续管理相对忽视。 学校资产管理建设未提升到学校高质量高水平整体建设高度进行统筹谋划部署。

(3)预算管理作用。 资产的使用者对预算管理在资产管理中的重要作用没有清晰的认识。 预算管理和资产管理不是此消彼长而是相辅相成的关系。预算管理水平在一定程度上决定了资产配置的合理性。 合理编制预算，是资产实现有效管理的前提。

(4)团队管理。 学校资产管理中缺少团队建设，团队意识较弱，工作各自为政，各层级协同配合度较低，资产管理队伍缺少向心力和凝聚力，部分工作人员工作中主动性、积极性不够。

以下几点为认识层面问题解决的思路和方法。

1. 逐步转变观念，提升成本绩效意识

高校特别是公办高校的固定资产管理者和使用者应该转变固有观念，强化资金来源忧患意识，注重开源节流，提升资产管理成本绩效意识。 通过优化资产管理，提高固定资产的利用率，降低资金使用成本，提高资金使用效率，变相增加隐性收益，将节约的资金再用于教学、科研、管理保障等重要方面，达到以管理促办学的良性循环。

2. 重视人的因素，激发人力资源效力

在管理过程中，不应仅将下级管理者看作实现资产管理的工具，而应将其视为“资产”，固定资产管理队伍整体也是一种人力资源。 有效落实资产管理目标要靠各级管理者去实现，其关键是盘活人力资源，充分调动下级管理者的工作积极性。 如何激发下级管理者的工作积极性主动性，加强管理团队建设是实现固定资产管理高质量高水建设过程中的重要因素。 团队建设的着眼点是构建除管理层级以外的团队关系，其背后归根结底是构建管理人员与学校之间的共同关系。

3. 形成预算管理思维，搭建预算管理体系

高校固定资产管理过程中要逐步强化预算管理概念，形成预算管理思维，整合多种预算模块，搭建全面预算管理体系。 要把建设全面预算管理体系作为推进资产预算管理的有力抓手。 各预算制定部门应将资产配置预算、财务预算、中长期发展规划和战略目标有效结合，将基于“目标管理”的年度预算、基于“重点项目或专项资金”的项目预算相结合，切实发挥预算动态指导效果，实现业务财务资产一体化管理。

(二)实践层面

实践层面反映出的管理问题，是认识层面偏差的具体表象。 以下几点提议为实践层面问题的解决提供一些思路和方法。

1. 数量、质量两手抓，助力管理队伍建设

高校专职资产管理员配比不足问题的产生与学校人员结构、人员配置方案、学校财务预算等因素都有关，问题的解决需要引起学校高层关注，整合学校人事财务等资源加以推动解决。 在人数不变的情况下，提高人员业务素质，增强兼职人员稳定性是关键。 人员管理应实行分类管理，加大分类培训力度，有针对性细化专业技能培训，精准化打造高素质专业化资产管理队伍。 各部门可细化固定资产管理个人及部门业绩指标，将资产管理业绩与部门整体业绩挂钩，提升资产管理在部门管理中的重要性。 通过业绩考核的形式提高资产管理员个人待遇，提升职业认同感和归属感，增加兼职管理队伍的稳定性。

2. 管理软硬件数字智能化，助力固定资产管理质的飞跃

学校应顺应移动互联管理趋势，利用云技术等数字技术将固定资产管理软硬件向移动智能化转型，逐步形成以智能硬件、云服务平台、智能管理系统为主的资产数据全生命周期管理。 固定资产标签可运用手持便携标签打印技术，管理系统也可实现PC 端和移动手机端同步管理，固定资产盘点可实现全员移动端云盘点[1]。 可移动贵重设备可依托“物联网＋大数据”等数字技术助力管理，固定资产标签物联网终端化，标签具备定位、传输、记录等功能，分散在学校各处资产的动态信息将实时上传系统。 硬件智能化可提高基础管理的工作效率。

高校固定资产管理实现质的飞跃有赖于管理信息化智能化转型。 构建综合业务管理信息系统，整合多信息系统资源，实现数据融合应用共享，将采招、财务、固定资产管理三系统对接，可从资产管理前端对预算执行进行有效把控，实时同步预算信息，实行经费冻结及解冻，从根本上解决资产管理与预算管理脱节问题；在采购项目立项阶段，可实现申购部门资产存量信息共享，为合理配置资产提供依据；采购结束，可自动推送固定资产入库单信息至资产管理系统，减少人为录入差错，提高资产管理效率。

3. 注重采购前期调研论证，降低闲置率提高共享率

针对迭代更新快、维护耗材费高的设备，在采购前，申购部门应从行业或专业全球发展视角认真分析研判专业发展趋势，结合专业发展目标定位、短期及后续经费预算来源、师生人数配比等因素统筹考虑拟采购设备的配置，避免盲目跟风采购导致低效运转或闲置情况发生。 资产管理部门在组织采购前期论证时，应考虑对后期维护保养等可持续经费的审查论证，重大设备的可共享性可一并论证。 有建设性科学的调研论证，能为资产的配置决策提供强有力的过程保障，有效降低资产的低效使用率和闲置率，为提高大型设备的共享率提供条件。

4. 内向发力，转变采购劣势

针对综合性艺术类院校中采购客观劣势，采购中应从内部寻找出路，扭转采购劣势。 针对供货市场竞争不充分的情况，高校采购部门应加强前期市场调研，摸清供货行情，在提高采购人员谈判磋商水平上下功夫。 资产管理部门应重视组织专职采购人员的谈判技能培训，从心理素质至谈判技巧多维度提升采购人员的谈判水平，用专业素质最大限度化解客观因素的负面影响，实现采购降本目标。

5. 细化维保管理流程，提高设备可利用率

学校各层级应强化设备维护管理意识，维保责任明确到人，日常注重收集设备使用维修等历史数据，信息汇总管理。 完善维保管理机制，细化维保工作流程，明确维保目标、方案、处理反馈、数据分析、设备效能状态分析等环节。 大型贵重仪器设备应单独建立维保台账管理。 资产申购应充分考虑落实后续维保经费，为后期设备维保提供资金支持。 资产管理中，从被动的报修转变为积极预防性的维护，定期维修养护，有效降低设备故障率，延长设备生命周期，提高设备利用率。

6. 加强风险管理，建立法律风险防范体系

综合性艺术院校在资产管理中应加强法律风险防范制度建设，提高法律风险防控能力，完善法律风险责任机制，建立健全校内法律风险研判机制。 学校可根据实际情况成立法律事务部门或与外部法律机构合作，具体负责合同管理与法律纠纷风险控制，以规避学校可能面临的法律风险。 资产管理部门应建立并完善配套管理制度，将法律审核嵌入相关制度合规审查、采购合同模板拟定、采购合同审核等资产管理法律风险重点环节。 在校内，资产管理部门可联合多部门组织法律知识宣传，培植法律风险意识，为及时发现、尽早处理苗头性法律问题风险提供前提基础。

学校发展依托于师资配备、教学设施设备等核心资源，如何在发展中客观分析有效解决管理中的瓶颈问题，是实现发展提速的关键。 综合性艺术院校应充分发挥自身优势，利用现代数字技术，实现固定资产管理的精准化，为学校高质量高水平发展提供科学的决策依据和坚实的物质保障。