再论公文格式中印发机关和印发日期项目应该取消——与赵建伟先生商榷

郑彦离(中州大学图书馆，郑州450044)

再论公文格式中印发机关和印发日期项目应该取消
——与赵建伟先生商榷

郑彦离
(中州大学图书馆，郑州450044)

公文格式规定中的印发机关应该是指其明确的送印机关，而不应是指接印部门。收文单位对经常来文的单位内部机构分工是清楚的，如对来文有疑问，可与起草承办者沟通咨询，发文上不必标注印发机关。因现时以打印稿请领导签发，形成以签发日期为依据标注的成文日期和以送印日期为依据标注的印发日期同日或接近，发文上标注印发日期很少价值。

公文;格式;印发机关;印发日期

笔者于《档案管理》2013年第1期发表《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》［1］(以下简称“笔者原文”)一文，针对中共中央办公厅和国务院办公厅2012年4月16日联合发布的《党政机关公文处理工作条例》中关于公文格式设置“印发机关”和“印发日期”项目，并明确其分别指“公文的送印机关和送印日期”的规定，根据现实公文处理工作情况分析，认为在正式印发的公文上标注印发机关和印发日期没有实在价值，两个项目应从公文格式中取消。赵建伟先生在《档案管理》2014年第5期发表《公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消》［2］(以下简称“赵文”)一文，否定笔者的观点，认为公文格式中设置印发机关和印发日期项目具有实用价值，应该保留。为明确是非，本文对赵文提出的一些问题进行讨论。

一、公文格式规定中的“印发机关”到底意该指谁

前述条例中规定公文的“印发机关”指“公文的送印机关”，笔者原文中曾指出，这里的“送印机关”，既可理解为公文的承印部门，也可理解为公文印制的送交部门。如果做前一种理解，机关的总文印室设于文秘部门或称办公厅(室)，承接公文印制工作。参与国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会2012年6月29日联合发布的《党政机关公文格式》国家标准起草，主编《GB/T9704—2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书的徐成华、孙维、房庆等，认为印发机关一般是公文印制的主管部门文秘部门是恰当的［3］(赵文因笔者原文提到机关总文印室设在文秘部门，而认定笔者把机关总文印室等同于“印发机关”，是对笔者原意的曲解)。如果做后一种理解，那么哪个部门将需印制公文稿送交文印室印制，“印发机关”就应指谁。这里，牵涉到不同机关的公文制发程序设计问题。大多数机关是公文起草部门将文稿先送文秘部门审核，单位领导签发，再送文秘部门登记编号后，自己将文稿送交并监督(校对等)单位文印室印制;有的机关可能是公文起草部门将文稿先送文秘部门审核，单位领导签发，再送文秘部门登记编号后，由文秘部门有关人员交代单位总文印室印制，起草部门人员进行监督(校对等)。前一种情况可认为是起草部门直接送交，后一种情况可认为是文秘部门送交。但后一种情况文秘部门的交代公文印制任务是形式上的送交，实质性的内容送交仍是公文起草部门。当然，单位名义的发文很多是由文秘部门起草，这样起草和印制就由同一部门完成，公文“印发机关”指单位文秘部门就没有问题。但是，不少单位名义的发文是根据内容性质不同分别由相应业务主管部门起草。这些由非文秘部门起草的公文，“印发机关”应该指谁，就需要经过分析才能明确。

单纯就公文印制业务角度来论，单位总文印室设于文秘部门，公文印制由文秘部门负责，因而可据以认定公文“印发机关”指单位的文秘部门。如果就某一个具体公文印制来论，谁让文印室印制文稿，印什么内容，认定印的合格不合格，即主管某一具体公文印制工作，而不是单纯的承担印制工作，无疑是公文的送印部门。无论公文是在单位内部印制，还是到社会上的印刷厂或文印店印制，均是如此。所以，前述条例称公文的“印发机关”指“公文的送印机关”是正确的，用词含义是明确的。相反，改称赵文说的“公文的印制主管部门”，却是含义不够明确的。过去某些单位到社会上的印刷厂印制某些公文或现在个别小单位到社会上的文印店印制某些公文，岂不是可以认定那些承印公文的社会印刷厂或文印店的主管部门为某些公文的“印发机关”吗?或者某些承印公文的社会印刷厂与文印店无主管部门，岂不是那些公文无“印发机关”吗?“送印机关”或称送印部门，正是指笔者原文中说的“谁送印”，而不是“送谁印”。这样说来，公文的“印发机关”既可能是单位的文秘部门，也可能是非文秘部门，起决定作用的，主要是谁起草拟稿。

赵文说，单位非文秘部门起草单位名义业务性质发文是代文秘部门拟稿，仍然应将文秘部门当做承办部门。这是他对“代拟文稿”含义的错解。单位内部不同部门分别承担单位名义相应业务性质的发文起草任务，属于业务分工，不是谁替谁的问题。非文秘部门承担相应业务性质发文起草任务，也不是受文秘部门之托，而是单位领导的直接安排。文书工作组织形式分集中形式和分工形式，单位不同部门分别承担单位名义相应业务内容公文起草任务，就是这里说的分工形式的一种体现。赵文之所以出现这样的错解，是由于他在理解前述条例中“各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作”条文时，没有分清“主管”和“承担办理”含义的差别。

二、正式发布公文上该否标注“印发机关”

笔者原文中引述徐成华等主编的前边提到的那本书中话，认为印发机关一般是指公文的印制主管部门文秘部门，有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。赵文认同徐成华等人书中的该观点。我们在此按照赵文的观点进行推论。如果是为了单纯显示本文前述的公文物质印刷承担部门，众所周知一般机关总文印室设于单位的文秘部门，公文印刷由其承担，没有在每个正式发布公文上标注反复告知的必要。如果是为了明确公文印制责任，笔者在《办公室业务》2011年第6期发表的《现行公文格式的印制版记项目应该取消》一文中就说过，“仅凭公文上公开标识的印发机关名称，并不能真正明确公文的印刷责任。因为一个具体公文的质量，是由起草人、审核人、签发人、打印人等多人多环节共同作用的一种结果。［4］假如单就印刷问题来说，就既有打印人的工作态度和技术水平起作用，也有校对人的把关是否认真起作用，而校对工作有时是由非文秘部门的公文起草人来做的，发文上显示文秘部门为负责人显然不足以将其包括在内。假如是发文上文字有问题，也难断定是起草人、文印人、校对人、审核人和签发人谁的责任。虽然文秘部门有审核文稿和向领导(签发人)建议的权力，但他既不可能对任何文稿涉及的任何业务问题都精通，也不可能对自认为不恰当的决策保证领导接受改进的意见。而如果问题是由签发人的意见引起，那公文上显示文秘部门为责任人也难以将其包括进去，除非责怪文秘部门劝说力或劝说水平不足，这就有点强词夺理了。如果真需要明确印制责任，发文单位可凭留存的发文处理单和发文底稿去查证，而不需要看发文上显示的印发机关名称。收文单位一般不关心是谁的具体责任，如果真想知道，那发文上显示的印发机关名称也难以满足需要。“原因很简单，收文者没有发文机关的发文底稿，无从将发现的收文上存在的问题与之核对，进而也无从明确问题的真正由起和责任归属”［4］。如果是为了笔者原文中提出赵文认可的假设，给收文者提供对发文有疑问时的联络沟通途径，减少解疑曲折，依赵文的观点，单位的发文该全由文秘部门起草承办，确属文秘部门起草承办的，属于惯例，应众所周知，没有在发文上再标注文秘部门为印发机关的必要。如果不是文秘部门起草承办，文秘部门就难以完全保证自己的解疑符合公文实际。赵文认为文秘部门经历了对非本部门起草承办发文的审核等环节，达到了对那些公文透彻理解的地步，可保证对收文者有疑问时的解答质量。实际情况是，审核对象的出台背景详细信息、为保证公文篇幅简短未表达与内容相关的某些信息、措施提出的策略选择过程、方案的比选论证过程、用词的推敲情况等对公文的理解和推行有关的信息，审核人是难以完全掌握的，因此难以完全胜任对审核公文的解疑工作需要。试想一下，我国自解放以来，历次重大政策法规出台，往往安排文件起草人或相关专家对文件进行宣讲，以求人们更准确地理解执行相关政策法规，而这些宣讲，很少安排参与这些政策法规制定审议的一般人员承担，说明一般文稿审核人对文稿的把握达不到起草人的程度，因此不宜由文稿审核人替代起草人对收文者疑问的解答，以免出现偏差。这样，发文时标，注印发机关为文秘部门，就没有价值。

赵文提出的笔者原文中关于“请示”件的印发机关标注有无必要的表述问题，笔者在此承认，使用“规定”一词说明“附注”处应注明联系人姓名和电话号码确属不当。但笔者当时的本意是想知道相比国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》，前述条例关于此的规定有无变化。因为前述条例规定“附注”是用于注明“公文印发传达范围等需要说明的事项”，关于“请示”件是否需要注明联系人及其电话号码没有明确。笔者分析，规定中的“等需要说明的事项”意指什么，考虑到徐成华等参与了前述条例的配套文件《党政机关公文格式》国家标准的起草制定，应该对条例的条文含义有比较准确的了解和把握，查阅他们编著的前述那本书，看到相应部分说“请示”件应在“附注”处注明联系人及电话的内容，于是采信，并在笔者原文的“参考文献”处注明了出处来源。笔者的该处用词虽有不当，但据了解，现实工作中的“请示”仍在“附注”处注明联系人及其电话，以备用于有疑问时沟通咨询。既然如此，在发文上标注用于便于联系咨询的以文秘部门名称为名的印发机关就无必要。

赵文说，文秘部门主管本机关的公文处理工作，承担公文的审核等任务，在发文上标注“印发机关”即文秘部门名称，“既是对文秘部门辛勤工作的记载，也是文秘部门对公文印制承担责任的标记”。这一说法，貌似有理，实则牵强。试想一下，非文秘部门起草承办公文付出的劳动是否也需要在发文上明确记载?其承担的责任是否也需要在发文上做出标记?

当然，笔者不仅认为在正式发文上标注文秘部门为“印发机关”不必要，还认为非文秘部门起草承办的发文标注其部门名称为“印发机关”不必要。其原因笔者原文已述，“一个单位的管理人员对与本单位经常往来文件的其他单位的内部机构设置及其分工是清楚的，因之判定其收到的某个文件的起草部门也是比较容易的”。对收文如有疑问，可凭常识判断选择与发文单位的相应部门沟通咨询。此不赘言。

至于赵文认为的如果有的发文机关没有专门的文秘部门，可将发文机关标注为印发机关的观点，更从一个侧面证明了发文上标注印发机关没有必要。试想一下，哪个机关的发文不是由本机关决定印发?将发文机关名称标注为印发机关与不标注相比，在便于沟通咨询和明确印制责任等方面有何区别?

三、公文上标注“印发日期”是否真有必要

前述条例明确规定，公文的“印发日期”指“送印日期”。它为什么解释说是“送印日期”，而没有采用笔者原文中引用的原国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》国家标准中规定的“以公文付印的日期为准”说法，笔者估计是条例制定者考虑到笔者原文中说到的因现时计算机使用普及，公文起草承办者以打印稿送请领导签发，在领导签发后以电子本拷给文印室，形成送交和开印同属一个日期甚至同一个日期的相近时段情况。由于大多公文是笔者原文中所说的那样领导签发后文秘部门复核用时极少，很快即可送交文印者印制，形成以领导签发日期为依据的公文主体部分署的成文日期，与现规定以“送印日期”为依据的公文版记部分署的“印发日期”同属一日情况，造成标注“印发日期”无实在价值。然而赵文以笔者原文中所述的个别公文可能出现某日下午下班前或星期五下午下班前领导签发文稿，需次日或隔两天送印、开印情况(非急件，急件可能加班送印、开印)，说明公文文尾标注“印发日期”的必要。本文对之的回复是:一般的规定是应以多数的情况确定，还是以少数的情况确定?难道是因为少数的需要，就要求多数的跟随吗?当然，笔者这里所说的少数的需要是假设，是否真需要还应经过分析才能确定。笔者原文中曾述，如果发文机关想了解制文情况，可查阅本机关留存的发文处理单等上面的记载。至于笔者原文中引述的徐成华等认为的收文机关掌握公文的传递时间问题，据笔者所知，大多数机关是不在意一般收文的传递时间错一日、两日的，除非是内容涉及特殊紧急事项的公文。而如果是内容涉及特殊紧急事项的公文，收发文一方或双方会采取措施保证传递效率的。这里要特意指出的是，公文传递时间主要与传递者态度和传递方式有关。就传递者态度来说，又与其需要有关。如果是发文方急于把信息传递出去，他会快速安排把公文送出;如果是收文方急于获得收文信息，他会派人去发文方取文或请求发文方快速把公文发出;如果是双方都不太急，就不会在意传递时间多一二日。这些，都使在公文上标注“印发日期”无多际意义。就传递方式来说，有发文者将公文送达收文方形式(如下级将“请示”直接送达上级机关)、收文者到发文方取文形式(如下级到上级机关取“批复”)、发文者将公文送公文交换站形式、通过邮局寄发形式、网上发布形式、传真传送形式等。不同形式的各自特点和传递效率，收发文双方根据经验是清楚的，会根据需要进行恰当选择。如果是事项紧急，会选择效率高的形式，直接掌控传递速度，从而使在公文上标注“印发日期”无实在意义;如果是不太紧急，选择一般效率的形式，会不在意前述的传递时间多一二日，从而也使在公文上标注“印发日期”无实在意义。尤其要强调的是，现在很多单位的非保密、受众较多的公文采用网上发布形式，而网上不仅自动记载并长期显示其发布的年月日，而且有的网由于使用的软件功能原因，会具体到几点几分几秒，这使在公文尾标注“印发日期”更没有价值。

最后简单谈一下赵文说到的按笔者原文意思去掉“印发机关和印发日期”项目，按国家标准《党政机关公文格式》规定将“版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分”，就造成了残缺“版记”问题。参与该标准起草的徐成华等在前引的那本书中说，将公文格式那样划分，“首先是为了叙述方便”［3］。其意即公文不一定非那样划分，也可以不同的角度或标准作别样的划分。如一根3米长的棍，既可以按每米1节划分为上节、中节、下节，也可以按每1．5米为1节，划分为上半节、下半节。再如一个人的身体，既可以划分为头部、躯干和腿部三部分，也可以划分为上半身、下半身两部分。“版记”是对公文文尾区域的总称谓，既可以改称“文尾”，也可以不给称谓。［5］但无论给予什么称谓或是否给予称谓，那个区域都客观存在于那里，没有什么残缺问题，而只有怎么使用的问题。有的公文需要标注“抄送机关”，就在此标注“抄送机关”;有的公文是翻印件，就在此标注翻印机关名称和翻印日期。有的公文“主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时”，也可以在此标注“主送机关”。公文格式的组成是按需要设计安排，既不能把需要的构成项目随意去掉，也不能把不需要的项目随意加上。格式的规范和统一是相对的，不能做绝对的理解。正如需保密的公文应做保密标记，不需保密的公文就不能为追求与保密公文的所谓格式统一而加注保密标记。

［1］郑彦离．格式中印发机关和印发日期项目应该取消［J］．档案管理，2013(1):84－85．

［2］赵建伟．公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消［J］．档案管理，2014(5):62－64．

［3］GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南［M］．北京:中国标准出版社，2012．

［4］郑彦离．现行公文格式的印制版记项目应该取消［J］．办公室业务，2011(6):25－26．

［5］郑彦离．公文文尾部分不宜称版记［J］．档案管理，2014 (3):66－68．

(责任编辑许峻)

Re－discussion on the Problem of Cancelling Issuance Authority and Issuance Date in the Handling Process of Official Document——Discussion with Mr．Zhao Jianwei

ZHENG Yan－li
(Library，Zhongzhou University，Zhengzhou 450044，China)

Issuing authority does not refer to the printing department，but the authority that sends out an official document to print．The unit of reception knows well the internal divisions of a frequent sender of official documents．Whenever there is something unsure about a document，we can recognize and communicate with the one who is responsible．Therefore it is unnecessary to write down the issuing organ on the document．Nowadays，the leader signs the printed version of an official document before it is issued，which causes the date based on the date of signature，to be the same as or quite close to the date of issuance based on the date it being sent to print．It is of little value to write down the date of issuance on the document．

official document;layout;issuance authority;issuance date

10．13783/j．cnki．cn41－1275/g4．2015．01．020

C931．46

A

1008－3715(2015)01－0092－04

2014－12－30

郑彦离(1960—)，男，河南荥阳人，中州大学图书馆馆长，教授，研究方向为文书学等。