基于工作流的高校办公自动化系统设计

张晓红，苏玉，吴博(中州大学信息工程学院，郑州450044)

基于工作流的高校办公自动化系统设计

张晓红，苏玉，吴博
(中州大学信息工程学院，郑州450044)

针对传统的办公自动化系统中存在的孤岛现象和递进式的需求而导致系统内部信息共享不完全以及后期维护量大等问题，本文介绍的基于工作流的办公自动化系统能够有效地解决此类问题。文章主要分析了基于工作流的办公自动化系统设计，介绍了基于表单设计器的工作流模块内部实现机制，并以设计的高校办公自动化系统进行实例说明。

工作流;办公自动化;协同技术

1　引言

办公自动化(Office Automation，OA)通常指利用计算机网络功能和通信技术，以及计算机应用技术，将现代化办公和计算机结合起来的一种新型的办公方式，实现办公自动化的人机交互系统。办公自动化系统除了要实现公文的简单流转和处理之外，还应该具有完善的跟踪、进行工作流的功能，使得公文流转及日常办公等活动按照一定的流程运转。具体表现为以下几个主要的功能需求:提供电子邮件功能、处理复合文档型的数据、支持工作流的应用、支持协同工作和移动办公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他业务应用系统和Internet［1］。

工作流就是指一组人员为完成某一项任务所进行的所有工作与工作转交的过程，比如申请处理、公文审批等。从目前的应用现状及需求来看，高校的OA系统一般存在着以下一些共性问题，比如在信息孤岛、应用孤岛、对OA内涵理解不足这几个方面［2－3］。基于工作流的高校办公自动化系统使得各项工作流程得以优化，充分吸收高校内部的信息资源，实现资源的共享和充分利用。引入工作流技术之后，系统能够更好地适应高校内部的业务流程重组，尽可能地让文档、信息或者任务等根据预先设定好的规则在参与者之间自由地传递。系统最突出的是各种教学工作任务的流转问题，重点是可动态配置业务流程编程，从而大大地增强办公软件的柔韧性，有效地解决对OA内涵理解不够所引发的问题。

2　系统结构

系统的体系结构分为三层，如图1所示，分别为:应用层、接口层和数据层。

图1　系统的体系结构

其中，应用层为系统中的用户提供各种服务，主要包括工作流服务、通知公告服务、辅助办公服务以及用户信息服务等。工作流服务通过数据库管理系统与其他的模块相结合实现信息共享，可以有效解决信息孤岛现象，使得各个业务集成更加紧密。通知公告服务模块用作用户浏览新闻和公告，普通用户可以查看，只有发布新闻或公告的用户才有权修改、删除该信息。辅助办公模块主要实现的功能有办公用品的管理与发放、车辆管理和会议室的管理等。用户信息服务主要负责各类用户的注册、登录等的管理和信息的收集，以及对用户实行权限划分管理。

接口层主要为应用层的服务提供相关的接口模块。主要包括任务处理模块、任务分配模块、表单设计模块、通知公告管理模块、日程安排模块、用户管理模块。

数据层主要实现系统与数据库的接口功能，并为上面两层提供封装好的数据更新和数据查询功能。

3　工作流管理模块

工作流程管理模块提供公文管理的基本流程功能，首先对业务对象做流程分析，它是指对特定的管理业务的研究和对其处理顺序的开发过程。以下是四个相关因素的设计和分析所得到的结果:结构体制、系统特征、运行体制及环境特征。工作流管理模块通过计算机技术的支持完成工作流的定义和管理，它将现实世界中的业务流程转化成某种计算机化的形式表示。

所以，在了解数据的流入和流出情况下，理清每个单位之间本身的业务情况并且在对整个业务进行分析归纳整理，就可抽取出元工作流［4］。通过上一步的工作，完成了抽取元工作流的工作，下一步就是形成更高层次的组合工作流，即将各个基本的元工作流通过定义一定的组合规则从而形成更高层次的组合工作流。这些组合基本规则包含三大原则:并行原则、简洁化原则、可靠性原则。然后，再形成一个个功能模块，就是在基于高层次工作流的情况下把有相当联系的工作流进行组合形成一个个的功能模块。最后设计出整个系统，即在进一步的组合之后就设计出整个办公自动化系统。

办公自动化系统需要实现公文处理流转的各个功能模块。公文处理通常表现为一个公文流转的过程，比如公文审批、会议管理等。每一项工作均以流程的形式，由发起者发起流程，经过本部门及其他相关部门的处理，最终到达流程的终点。

3．1收文工作流

收文处理是指单位收受外单位发来的文件并对其进行运转和办理的过程。图2所示的为收文工作流，收文业务起始于B位置节点，由收文管理员通过收发模块，收取发来的文件，接收到的文件要从内容到形式进行全面的检查和核对，确保接收到的信息是对开展本高校业务和管理活动有用的文件信息。由此要创建收发文件列表，并审定该来文，如果审核合格，则流程转至节点B3，并对文件进行登记编号。如果审定不合格则转至流程节点B10，并对文件进行修改直至正确为止。对收文进行登记编号，接着选择相关的部门或者角色，给出处理意见，检查待处理的部门或角色的数量，如果数量为0，则完成此工作，对收文进行归档处理，否则重新进行处理直至完全正确为止。

图2　收文业务流程

图3　发文业务流程

3．2发文工作流

发文工作流主要包括起草、送审、审稿、登记编号、归档等一系列环节。各个高校具有不同的发文习惯和流程，如图3所示，发文工作流由节点B开始，由发起人起草文件并将文件送审，发起人有权选择是否送审。如果不需要送审，则直接进行登记编号并发送相关部门进行归档处理。如果需要送审则转到B2节点，选定即将送审的部门或角色，审稿完成并且合格后自动发送至下一个部门或角色，直到所有的完成并合格后，才可转至结点B8。不合格者则需要进行修改，然后依次在完成以上各个步骤直至合格，最后由相关部门进行登记编号、完成归档工作。

4　结束语

本文将工作流技术应用到高校办公自动化系统中进行了详细的分析与设计，系统使用表单驱动工作流引擎的跳转，能够更好地满足用户需求，更好地实现用户自由配置流程，并解决了高校内部的信息孤岛和应用孤岛现象，还大大地减少了由于后期需求的修改所引起的工作量。基于工作流的办公自动化系统，将所有的子系统集成在一个统一的平台上，使各项资源实现共享，能够更完善地设计出符合企业标准的办公自动化系统，从而加强高校内部不同部门之间的日常联系，提高高校整体的数字化管理水平。

［1］许波勇．办公自动化系统的六大常见功能需求［J］．软件服务，2010(5):63．

［2］蔡孝武，韩永国，蓝科．一种轻量级工作流引擎的研究与设计［J］．计算机工程，2010(20):78－79．

［3］王振．办公自动化研究综述［J］．办公自动化杂志，2010 (22)．

［4］周莹．基于工作流的办公自动化OA系统构建研究［J］．商业经济，2011(20):90－91．

(责任编辑赵冰)

Design of University Office Automation System Based on Workflow

ZHANG Xiao－hong，SU Yu，WU Bo
(College of Information Engineering，Zhongzhou University，Zhengzhou 450044，China)

The office automation system introduced in this paper，based on workflow，can effectively solve the problems of incomplete internal information sharing and big maintenance in the later stage．This paper mainly analyzes the design of office automation system based on workflow，and introduces the internal workflow module implementation mechanism based on the form designer，and，finally，some examples are provided to illustrate the university office automation system designed above．

workflow;office automation;collaborative technology

10．13783/j．cnki．cn41－1275/g4．2015．01．029

TP3－4

A

1008－3715(2015)01－0124－03

2014－11－08

张晓红(1979—)，女，河南舞钢人，硕士，中州大学信息工程学院讲师，研究方向:软件工程。