肿瘤专科医院专硕研究生培养档案管理实践与思考

余先萍 费越 傅晓璇

作者单位：310012 浙江省肿瘤医院

住院医师规范化培训（以下简称“住培”）是医学生毕业后教育的主要形式，是医学生成为合格临床医师的重要过程［1］。近年来，肿瘤学的发展逐渐引起医学教育界的重视，三级甲等肿瘤专科医院陆续被认定为国家级住院医师规范化培训基地（以下简称“住培基地”）。浙江省肿瘤医院是国家级住培基地，也是浙江省中医药大学和温州医科大学临床医学专业型硕士研究生（以下简称“专硕研究生”）培养单位，每年有一定数量的专硕研究生参加并轨培养。本文从专硕研究生教学档案管理路径介绍专硕研究生并轨培养背景、培养模式特点及教学档案管理实践与成效，探讨从档案实践管理中优化专硕研究生的培养模式。

1 专硕研究生培养背景及肿瘤专科医院培养模式

1.1 培养背景 随着社会对高层次、应用型临床医学人才需求的增加，国家卫生与计划生育委员会等七个部门发布了《关于建立住院医师规范化培训制度的指导意见》（国卫科教发［2013］56号），积极探索培养临床应用性人才的方法，将住院医师规范化培训的毕业后教育与临床医学专业硕士研究生的院校教育有机衔接。2017年，国务院办公厅发布《关于深化医教协同进一步推进医学教育改革与发展的意见》（国办发［2017］63号），建议加快完善医学人才培养体系，推进专硕研究生教育与住院医师规范化培训双向并轨的进程，将专硕研究生全部纳入住培，严格按照培训要求进行轮转。至此，专硕研究生的培养模式从单一导师制转换为并轨式培养，从单一的院校教育体系合并为院校教育与毕业后教育相结合的形式，从学习时间与培训内容两方面强化专硕研究生的临床实践能力培养，毕业后即成为具备岗位胜任力的临床医师。

1.2 肿瘤专科医院培养模式 专硕研究生参照毕业后教育体系培养，按照医教协同教学标准，每名住培学员必须在住培基地完成33个月的培养，期间在导师科室的时间不能超过6个月［2］。专硕研究生在肿瘤专科医院住培基地（以下简称“主基地”）培养，进行综合医疗知识学习和实践训练的条件与综合性医院相比有所欠缺，为弥补疾病种类与病种数量不足的短板，主基地与综合性医院相关专业基地建立协同培养模式，根据主基地相关专业所缺病种及数量与培训标准差距核算协同培养时间，一般需要2～10个月，力争在培养过程中使接触的病种与数量符合标准。

2 档案管理实践

2.1 档案管理重要性 教学档案是专硕研究生在学习培训和临床实践期间直接形成的具有保存价值的原始材料。静态档案见证了动态的培训过程，便于今后用人单位了解该生培养期间的思想、学习及专业实践能力等整体表现。亦是住培基地教学过程、教学质量的真实记录，是教学活动和效果研究的重要参考依据。通过档案管理，帮助教学管理者了解日常教学开展的规范性，及时发现存在的问题，对修订管理制度、优化管理模式、提高培训质量具有重要意义。

2.2 档案管理组织架构 见图1。

图1 专硕研究生并轨培养档案管理体系

2.3 档案管理超前控制 同一时间段培养过程涉及两个管理体系和多个部门，容易出现档案的遗漏或重复，必须建立档案超前控制机制。首先，建立档案管理制度，明确院校教育与毕业后教育档案的具体内容，确定共享档案内容及其管理责任主体，档案收集时间节点等可操作性管理制度。其次，不定期开展档案质控检查，要求各培训科室对标教学大纲与住培标准，确保组织管理、过程管理、学员管理、考核评价等方面的档案内容齐全、记录格式统一，保持档案的原始性与真实性。最后，职能管理部门做好档案收集、装订、存储等所用装备后勤保障工作，为硕士生导师及轮转科室提供在盒脊上统一编制名册的档案收集盒，并指定专人负责档案管理。

2.4 档案分类管理

2.4.1 档案管理主体分类 专硕研究生在并轨培养过程中，毕业后教育与院校教育属不同管理体系，档案内容产生与收集分类不同。院校教育职能管理部门负责医学院校教学、专硕研究生导师培养过程中的教学档案，如医学院校发布专硕研究生培养的相关文件、研究生与导师的基本信息、研究生岗前培训资料、参加院校竞赛获得荣誉复印件、评选奖学金资料、开题报告和毕业论文答辩相关资料等，以纸质档案为主。毕业后教育职能管理部门负责专硕研究生培训过程的教学档案。如培训轮转计划、日常考勤、教学活动签到和测评、出科考核、年度考核、360测评结果等过程管理客观信息。浙江省肿瘤医院培训基地应用教学管理系统和考试系统软件功能，电子信息化形式保存原始资料，充分体现日常培训精细化、轨迹化管理。协同专业基地轮转培训档案主要以电子信息形式收集，主基地职能管理部门将协同基地轮转科室科教秘书信息维护到主基地教学管理系统，跨院共享轮转计划、实施日常考勤、开展出科考核等在线操作。电子档案方便主基地及时审查、了解专硕研究生在协同基地的教学过程及质量，简化了纸质档案交接手续，避免档案丢失。根据《住院医师规范化培训基地评估标准》，按月度、季度等不同时间节点导出教学过程电子信息清单，并打印纸质档案保存。与医学院校和协同基地签订的培训协议、专硕递交的轮转计划变更表、请假单、结业合格证复印件等教学材料纸质版保存。

2.4.2 档案共建共享 专硕研究生在并轨培养过程中产生的教学档案，院校教育与毕业后教育职能管理部门承担责任主体职责，把控组织架构各层面教学档案质量，确保两个教学管理体系档案共享。专硕研究生的入院报到、建立个人信息、编制统一工号、毕业时办理离院手续等基本信息资料，由院校教育职能部门管理。毕业后教育职能部门负责向医学院校递交的考核成绩、研究生奖学金考评等临床培养过程系列教学资料。

3 档案管理成效

3.1 培养容量逐年递增 见表2。

表2 浙江省肿瘤医院住培基地2014年至2020年招录专硕研究生占比

3.2 有效提升教学质量 浙江省肿瘤医院汇总了2017年至2019年专硕研究生与其他类型住培学员的首次结业考核合格率，差异无统计学意义。见表3。

表3 2017年至2019年非专硕研究生与专硕研究生结业考核合格率比较

4 档案管理体会与思考

4.1 加强档案管理、规范培养过程 浙江省肿瘤医院在档案实践管理过程中发现，院校教育档案明显少于毕业后教学档案量。为此，建议医学院校与医院管理部门探讨制定有效、细化、分工明确的管理方案，可以采用互联网和大数据等手段丰富院校教育内容，促进专硕研究生综合能力的提高。院校教学职能管理部门加大档案管理力度，通过不定期检查教学档案质量，督促导师践行培养计划，如期开展课题研讨会和研究生读书会，指导学生掌握医学信息检索课程，参与导师临床课题的研究等日常教学，从思想与实际行动中加强科研能力的培养。

4.2 提升导师第一负责人的作用 导师作为培养研究生的第一人，需积极探索提高研究生科研工作能力的方法，以期达到研究生临床工作与科研能力的平衡。比如，在符合住培内容与标准的前提下，并轨研究生在主基地各科室轮转期间，每周跟导师坐门诊一次，在协同基地培训期间由于地理位置原因，可通过线上交流的教学模式增加研究生与导师的沟通交流机会，向导师汇报近期住培培训、文献查阅、课题申报等情况。导师可在门诊考核研究生接诊病人过程中接诊、体格检查、临床诊断思维等临床实践能力，并将存在的问题反馈至住培基地，形成PDCA管理模式，螺旋式规范临床带教过程。

4.3 创新职能部门档案管理方式 院校教育与毕业后教育职能管理部门作为教学具体管理者，在相对完善的档案超前控制机制下，仍需在实际工作中积极探索新的管理方式。如协同单位招录的非本院专硕研究生到主基地补充培训期间档案、研究生院到培养单位现场检查等偶发情况，双方协商确定收集档案的内容及责任主体，共同有序完成建档、应对检查答疑。按照教学大纲和住院医师规范培训基地评估标准穿插收集教学材料，建立档案共建共享机制，通过规范档案管理引领教学过程管理达到教学目标。

4.4 电子档案客观见证教学过程轨迹 随着国家对毕业后教育体系推进及住培教学质量要求提高，住培日常教学轨迹作为规范教学的重要评估指标，教学过程材料日益精细化，纸质档案逐渐被科学智能、高效便捷、客观节能的教学软件管理系统所替代。提倡使用电子信息化系统更好记录、保存教学档案，职能部门管理者汲取与时俱进的教学管理理念，完善信息管理系统，确保各类教学档案收集与储存，并通过信息化手段对教学档案进行分析评价、总结利用，为专硕研究生培养探索一种更理想的模式。

5 结语

目前，各医学院校已设立肿瘤内科、肿瘤外科专业硕士研究生专业，但国家推行的住培西医27个专业中，除肿瘤放射治疗科外，肿瘤内科和肿瘤外科等均没有对应的住培专业基地［3］，肿瘤学专业专硕研究生无论招录到肿瘤专科医院还是综合性医院住培基地培养，为符合培训标准及专业要求，都需要协同互补专业知识，必然会有一段时间离开导师所在的医疗机构，仍存在管理的多元性。若国家能推出肿瘤内科、肿瘤外科住培基地或肿瘤专科住培基地，肿瘤专科医院的教学发展会更专业化、系统化，肿瘤学专硕研究生全程在主基地培养，更好地受惠于肿瘤内科、肿瘤外科学的专硕研究生医教协同培养，更易于档案的规范管理。