开放大学学籍管理质量提升路径研究

张 珍，李轶华

（1.保定广播电视大学， 河北 保定 071000； 2.河北广播电视大学， 河北 石家庄 050080）

开放大学学籍管理工作是学校管理工作的重要组成部分，它贯穿于学生在校期间的整个学习过程，是稳定学校教学秩序、提升管理质量的基础条件。随着开放大学学籍管理工作不断的探索和发展，呈现出对开放教育的基本适应性和不同于普通高校学籍管理的特征。同时也显现出与学校新发展形势和需求相脱节的管理薄弱问题，需要正确认识并积极探究适应开放大学学籍管理特征的质量提升路径。

一、开放大学学籍管理现状及特征

2020年教育部颁布《国家开放大学综合改革方案》提出全国39所省级广播电视大学同意更名为“省域或市名+开放大学”，标志着广播电视大学转型升级和开放大学建设进入新阶段。开放大学的学籍管理工作伴随着学校的发展逐步推进，呈现出对系统办学及学校管理模式的适应性和较强的包容性特征。

1.系统分级的协同（矩阵）管理模式

开放大学及其前身广播电视大学是依托系统实行四级管理的模式，即按国家、省、市、县分级办学和进行管理。地方开放大学作为地方政府所属高等学校，接受本级人民政府的领导和教育主管部门的管理，业务接受国家开放大学的指导和管理。开放大学学籍管理工作适应系统办学的特征具有系统化、层级管理的典型特征。开放大学学籍管理工作模式为典型的矩阵管理模式，实现了系统内学籍业务纵向垂直和横向水平管理的功能。矩阵式管理模式对于开放大学系统自带层级的特征和学籍管理需求呈现明显的适应性和优势特征。

2.较强的包容性特征

开放大学学籍管理工作适应成人学生的学习特点，学籍年限长，上学不受地域限制，休退转等学籍业务方便快捷，具有较强的包容性特征。开放教育学籍充分考虑成人学生的学习、工作、生活特征，学习年限相对较长，8年内达到毕业学分即可申请毕业，这是与普通高等教育的最大区别。开放教育的学生不存在因地域限制而产生学习障碍。学生可以根据需要就近选择就读学校。开放教育学生在学习过程中遇到困难，如工作调动、出国、疾病等，可向就读学校提出申请转学、休学、退学、转专业。

二、学籍管理薄弱环节及存在的问题

1.制度建设需要进一步更新和完善

完备有效的学籍管理制度建设是实现开放大学学籍管理功能，提升学籍管理质量的基本保障。开放大学现有的学籍管理制度的建设和探索一直伴随着办学的需求和发展在逐步推进、完善。开放大学现有的学籍管理制度基本呈现与系统特征的基本适应性。但随着学生需求的变化及学校转型、创优提质战略发展的需求，新的形势下适应开放大学发展需求的学籍管理制度建设亟须进一步建立完善，以顺畅连贯各个学籍管理层级，规范各个学籍管理模块。

2.业务处理路径较长与时效性要求之间的矛盾

系统办学的模式为开放大学的学籍管理工作提供了人员、技术和平台支撑，这是系统办学的优势。但在实际学籍管理过程中因管理层级较多，会遇到各种困难和问题。开放大学目前的学籍管理的信息下达和数据上传需要经过四个层级。遇到学生比较着急的业务，难以实现及时处理。一旦某一个环节信息、基础数据或操作有误，问题反馈和信息重新提交路径将重复轮回，造成各层级管理工作量的增加和学籍业务办理时间延长，从而影响学籍管理工作的时效性，有时甚至影响学生利益。

3.学籍管理队伍建设薄弱与管理压力之间的矛盾

开放大学学籍管理人员配备及队伍建设较薄弱[1]，存在学籍管理师生比大、工作压力大、年龄结构失衡、青年教师断层等问题。以河北开放大学为例，河北开放大学共有3名学籍管理人员，学院（地市级电大）共有32名，学习中心（县级）共有277名。利用问卷网对河北开放大学的学籍管理人员进行调查，结果显示93%的学籍管理人员感觉到学籍管理工作的压力和焦虑；学籍管理人员年龄结构失衡情况严重。数据显示：学籍管理人员40～60岁的占68%。30～39岁的占31%，20～29岁的占1%。青年教师从事学籍管理工作的意愿很低，年龄断层情况严重。学籍管理队伍现状是影响学籍管理质量的重要因素，是目前亟须重视的问题。

4.学生需求多样化与相应的学籍管理依据缺乏之间的矛盾

开放大学的学生具有行业分布广泛、年龄跨度大等特征，他们对学籍管理的需求也呈现多样化的特点。例如，学生因资格证考试、升职、入职等申请提前领取档案及毕业证，因升入其他高校而申请即刻退学，因出国学习需要外文档案及证明等。学生多样化的需求都是与自身利益密切相关的，办理愿望迫切，但因缺乏办理依据和渠道很难达到满足。

三、学籍管理质量提升路径分析

1.制度建设为行为管理质量提升提供保障

强化制度意识、参照现有的开放教育学籍管理制度和机制，创建能更好地服务于各类学习者的开放大学学籍管理制度，为学籍管理质量提升提供保障。一是强化制度意识的培养。开放教育学籍管理工作涉及面广，管理过程中“人情”因素错综复杂。学籍管理的信息需要系统内沟通和合作，同时学籍管理工作也是面对学生的岗位。学生的法律意识和信息保护意识越来越强，公众及媒体对学籍管理的关注度越来越高。学籍管理者应严格遵守操作规范，严守制度红线。不做任何逾越法律、管理制度的操作，以坚定的制度意识维护学籍管理的健康秩序。[2]二是借鉴基层制度建设经验。基层电大积累了丰富的制度建设经验。以河北开放大学为例，系统内89%的学校拥有自己的学籍管理制度。基层学籍管理制度经验丰富，有的已经相当成熟和规范。但是由于各基层电大都是从本学校视角出发制定规章制度，很多制度细则不具有普遍性和稳定性，不可直接用于推广。

开放教育学籍管理制度的制定应适应系统办学的特征和优势，注重收集基层电大制度建设的意见和经验，建设适用、完善、稳定、权威的学籍管理制度。学籍管理制度建设中要注重程序性，充分考虑学籍业务之间、各层级之间的链接关系，使各环节业务连贯而衔接有序。

2.强化学籍管理过程中的系统观念

各层级学籍管理人员要树立正确的系统观念。以严谨认真的工作态度对待每一项工作，严格遵守制度、标准、规则等管理依据[3]，严格做好各项信息和数据的审核及上报。同时要有责任心，及时反馈业务中出现的困难和问题，寻求解决问题的办法。建立有效沟通的渠道，进行有效的业务沟通和经验的分享，促进系统内学籍管理质量的同步提升。

3.加强队伍建设，提升管理质量

一是设置科学合理的年龄结构及师生比例。对于学籍管理师生比失衡的问题，首先要提高对学籍管理工作的重视，科学设置不同层级学籍管理人员配比。[4]同时通过提高认识、政策支持、提升待遇、加强宣传等，稳定现有学籍管理工作队伍，鼓励青年教师加入学籍管理队伍。

二是加强业务培训及评价机制建设。根据对河北开放大学的调查，82%的学籍管理人员获得管理技能的渠道为系统内上下级学籍管理人员的交流和学习，学习的依据主要为系统下发的各类政策文件等。业务培训、沟通、学习形式较单一。应建立完备的学籍管理人员培训机制，如针对新入职人员的入职培训、常态化培训和特殊情况的对口指导等。确保在岗学籍管理人员熟练地掌握各项业务和操作技能。同时建立培训效果评价机制，科学合理地设置评价的等级标准。让学籍管理培训的成效有量化体现，同时激励参训人员不断参与培训以提升管理能力。

三是构建跨层级的沟通渠道及团队协作模式。在现有条件下，各学校很难一步解决学籍管理人员短缺等问题。系统办学的特色和优势为我们提供了解决这一问题的思路，调用系统内优秀人才组建学籍管理团队，给予团队一定的组织模式和运作机制，是目前的可行思路。

以开放大学系统办学模式为参考构建学籍管理团队组织模式，积极推进学籍管理团队的组建。适应系统办学、层级管理的特点，可由各分部牵头组建学籍管理团队。团队规模不宜过大，应在10人左右。团队成员构成层级、业务范围全面。可以将学籍管理工作方法进行优化及推广，进行系统内的管理示范及引导、经验及问题的汇总分析、科研及成果的转化等。

4.依法管理学籍，严守工作底线

随着学生的法律意识越来越强，对于学籍信息及办理业务的严谨性要求越来越高。学籍管理工作人员应严守工作底线，不能陷于人情，触碰法律、制度底线。特别是近几年各种触碰底线的学籍案件，对于从事学籍管理的工作人员更是最直接的警示。作为学籍管理人员必须增强法律意识，多学习相关的法律知识和管理制度，做到依法开展学籍管理工作。

5.建立双向预警机制

学籍管理工作具有极强的时间性、程序性，而每一项学籍管理工作又都关系着学生的切身利益，所以建立有效的学籍管理预警机制非常必要。预警机制应该是双向的，一方面是针对管理人员的操作预警，如不规范操作预警、时间预警（业务开始、结束、逾期等）、数据异常预警等。另一方面是针对学生的学籍预警，如取消学籍、退学、开除学籍等预警。有效的预警机制将大大减轻工作人员的工作压力和心理负担，确保各项学籍管理工作及时、有序的完成，同时有效减少学生利益受损的情况。