高校科研经费内部控制相关问题研究

何莎 中山大学

引言

随着国家对高校科研资金领域的越发重视，相关科研资金投入逐年激增。而高校作为科研力量的“主力军”，在接收科研资金从事研究项目的同时，却也在科研经费内控管理中稍显乏力。因此，科研经费的丰盈确为科学研究奠定了物质基础与强有力支撑，但也为高校管理此项经费带来重大挑战。尤其是国家自然科学基金委员会对外公布相关典型案例中，存在着一批科研不端人员、“跑冒滴漏”“穷教授、富教授”等现象，再次将高校科研经费管理尖锐矛盾推至风口浪尖。面对这样的现状，有必要重新思考持续加强高校科研经费管控的有效通路，因此，展开对高校科研经费内部控制相关问题研究具有理论与现实意义。

一、高校科研经费与内部控制相关概述

高校科研经费专指由国家和各级企事业单位给予的，参与技术开发、咨询、服务等相关科学活动而获取的相应拨付资金。这类经费通常具有专款专用，具体细分属性。具体包括：直接费用与间接费用两大类。直接费用，如科研仪器购置、科研人员承接项目后所发生的各项差旅、会议等费用。而间接费用常指场地使用费、耗水耗电费、管理费用等无法直接落实到具体科研项目课题组内的实际费用。而由于科研项目本身就相对繁杂，科研项目经费又涉及面广，并且兼具周转性、复杂性、先行性、隐含性等特点，所以，高校科研经费的内部控制存在一定难度。

随着高校科研经费管理体系建设纵深发展，其应用质量、效率及绩效水平的高低更备受关注。只有认清形势、厘清现状、破除藩篱，以内控建设为支撑，方能利于高校科研经费管理的提档升级。而谈及内部控制，该理论以COSO委员会提出的整体框架最为盛行。在内部控制中明确校董会、执行管理层和全体教职员工为实施主体，最终为实现财务报告可靠性、法律法规遵守性和经管效果与效率为目标导向性提供合理保障。同时，近年来新兴经济模式不断跃升，COSO委员会也相应完善并强化了原有版本，但未改内部控制完整连续性、全员配合性、合理保证性的本质属性，因此，将其运用到高校科研经费管控之中，将是新时期新主体运用内部控制实现多元化管理的又一次例证。

二、高校科研经费内部控制关键点

内部控制涉及高校经营管控的方方面面，其中，从科研经费视角出发，其内控关键点有以下几个。

（一）收入与支出业务内部控制

高校科研收入管理应严格遵照国家有关规定，根据科研经费收入来源合理合规管理。同时，科研经费不论渠道与来源为何，均需统一交由财务处集中核算，并由科研院协助管理，才能确保科研资金的专款专用。具体而言，将收入来源分为纵向的国家及地方直接拨款和横向的企事业单位委托经费两个方面。近年来，纵向经费大量投入且增速平稳，而横向经费也由于国家加大高新技术企业等扶持力度而频频增加，所以，经费收入基数庞大。而在高校科研经费支出方面，应始终厉行节约、合法合规与事后定向追责原则，科研项目组在遵守法规前提下，应充分利用自身优势开展研究工作，以多出高质量成果为目标，提升研究与科研经费投入效率。严禁虚构经济业务套取、冒领科研经费，一经发现，停止拨款，及时追回，并视情节轻重开展追责，才能提升高校科研经费的合理合规内控管理。

（二）预算与决算业务内部控制

高校属于行政事业单位，因此，其科研经费的预算与决算管理是内部控制执行的关键着力点之一。在各大高校的具体规定中，各科研项目经费收支需要开展预算预测估计分析，而有关科研经费的全面预算管理工作常由科研项目组负责人在项目申请前，依照项目合同或科研经费管理制度、科研项目所需实情科学合理编制。

但是预算工作仅能做到合理范围内的预判，在实际执行中，不免会出现各类特殊性事项，所以，对于预算经费进行适度调整也无可厚非。对于横向科研经费而言，可依据合同规定和当事人委托具体调整。但对于纵向科研经费来说，其调整程序就相对繁杂，加之预算经费在原则上具有一经批复不可轻易调整的规定，所以在确定确实需要调整后，应由科研项目组负责人上交申请，并对调整依据等事项详细说明，在院负责人签字及加盖公章后，报财务处等相关机构审批，才能达成纵向经费的合理调整。

而预算是对科研项目事项前端的把控，决算则是在科研工作结束后，主要由项目负责人提出验收申请并完成决算报表编制的全部过程。一项科研项目的完结，决算起到对整个事项的呈现与经验教训的反思作用。因此，其编制得愈加准确、真实且可靠，才能提供有力支撑。同时，待项目完成验收后，项目组负责人还应到校科研院办理结题手续，并及时送至财务处审核，对结余资金结账处理，故高校科研经费的内控管理精髓在预算与决算中体现得愈加通透，才能真正起到本项总结与其他借鉴的关键作用。

（三）资产与采购业务内部控制

科研经费历来实行“国家所有、统一政策、分级管理、责任到人”的管理机制，同时一般统一交由资产管理处进行管理。在具体管控中，高校实行科研设备仪器保管人负责机制，所以，当保管人或保管单位出现变动时，应及时办理调拨手续。如果资产年久失修、陈旧落后，需经主管部门批准，对资产进行处理，而一旦进入到处置阶段，还需对由于过错导致的责任事故高度警觉，以实现资产全生命周期的合理管控。另外，对于科研经费管理环节，资产的采购环节更为关键。对可归属于政府采购目录的科研采购项目，要依据规定进行限额采购；若不属于政府集中采购，但预算超过集中采购限额，还要交由学校统采。对余下未达到采购限额的项目，可交由各科研项目组自行购买。在采购完成后，各科研项目组应提供正规合同与发票，若设备价值达1,000元以上，需由该科研经费项目负责人持相关材料到资产处办理点验手续，并交由学校统一保管，以此降低高校资产采购过程中的风险隐患，提升内部控制执行质量与效率。

三、高校科研经费内部控制现存问题

高校在科研经费内部控制环节已厘清关键点，但是在实际执行中，未免尚存在如下制约因素。

（一）内控环境较为松散

一般而言，高校的科研经费管理多采用直线型模式，导致科研管理机构与财务处的动态、良性沟通严重脱节。科研管理机构往往过分关注科研成果，忽视经费使用；而财务处则恰恰相反，对项目整体运作知之甚少，所以，科研项目与经费使用间存在巨大隔阂。同时，在管理制度方面，符合自身定位的特色经费管理制度缺位，加之内控管理意识薄弱，下级部门如科研院等无法较好保证制度履行时效，所以高校在科研经费使用中硬约束不强，整体内控环境较为松散，各科研项目经费违规使用事件屡有发生。

（二）风评机制尚待加强

健全的各项内控管理机制是高校实现科研经费内控管理的重要组成部分，而科研经费的内控风险主要存在于预算、日常支出和设备采购等方面。但在经费预算的实际编制中，高校科研项目负责人对会议、差旅及资料费等具体内容的主观随意性较强；在实际使用中，与预算不符情形时有发生；同时，科研院与预算处在预算审核时由于风评机制不健全导致重形式而轻实质，长此以往，不免会有部分存有侥幸心理的负责人未将经费用到实处，甚至虚构项目套取科研经费，导致经费流失现象频发，串项、变项支出屡禁不止，大大降低高校科研经费利用效率。

（三）内控确有薄弱环节

高校科研经费的内控活动贯穿于项目立项到成果管理的全过程，但由于多环节涉及多业务、多人员，所以不免在这一系列活动中易存在管控薄弱陋习。如部分科研人员由于缺乏预算编制相关知识，导致项目执行时的预算调整时常发生，增加决算不确定性。而在经费报销过程中，又会出现诸多关联方交易；在项目结题后尚有未结账现象存在；同时对于项目结余资金，高校在具体管控中缺乏有效措施，常因使用不善而被收回。

（四）部门信息沟通不畅

科研经费管理不单单是科研管理部门与财务处的两部门交集，还涉及设备处、国资办、审计处与课题组等多部门。但在实际工作开展中，各部门秉承部门制度与各自的权责利开展工作，在沟通与配合上稍显不足。科研院承担项目立项、申报、结项等具体工作；财务处负责财务核算，确保经费使用合理合规。但财务人员受专业知识限制，对高校所评定立项的科研项目规律性的了解不足，在监督管控中缺乏整体意识和专业把控能力。同时，设备处、国资办负责科研设备和物资的具体管理；审计处负责对结题项目经费审计，但由于日常工作沟通乏力，使数据建设上各执一词，大大降低科研经费管控效力。

（五）缺乏经费动态监督

目前，首先，高校内审机构审计制度不够完善，审计人员业务水平参差不齐，加之对科研项目了解不够，缺乏主观能动性。其次，审计岗位职责界定相对模糊，无法保障审计独立性、严肃性，无法形成良好监督力。再次，部分高校的科研经费审计多为项目结题后的事后审计而忽略过程审计。最后，科研项目负责人常身兼多个项目，所以项目之间的经费挪用现象时有发生，为后期的审计工作和预算绩效评价管理造成不同程度影响。

四、提升高校科研经费内部控制的有效路径

（一）以顶层设计为先导，优化内控环境

各大高校若想切实革新科研经费内部控制，应首先从顶层设计出发，建立学校、院系与项目负责人三级管理体系，强化法人责任制，承担服务并规范管理职责。尤其是在职能部门层，坚持以人为本，强化服务意识，清晰界定职能交叉权责，方能充分调动科研人员的积极创造性。其次各高校应在确保国有资产保值增值与安全使用管理前提下，尽量简化办事流程，创造科技创新内部环境，加强政策宣贯，督促科研人员规范使用经费，培养风险意识。最后制定兼具操作实用性及覆盖面广的科研经费管理制度，形成一种通上达下的内控氛围，实现高校科研经费的内控约束管理。

（二）以风险管理为核心，优化防控能力

各大高校应针对科研经费使用风险，建立健全风评制度，利用内、外协同合力将项目经费使用风险控制在合理范围。具体的，高校应成立风评小组，定期与项目负责人、有关部门及时访谈，了解经费使用管理、登记备案与风险评估进程并采取必要措施，做好事前风险预防工作。而风险管控思路还需渗透到科研预算、经费收支、合同签订等重要环节，查找业务流程风险点，并评定风险等级，按级别制定应对措施，才能精准识别、有效控制高校科研经费的风险隐患，提升风险防控力。

（三）以流程完善为基础，提高有效效能

高校应高度重视科研经费的关键环节梳理与把控力度。如在预算编制环节，充分发挥部门协作优势，利用财务人员专业与科研人员的实情把控力，为课题组答疑解惑，提高科研项目经费预算精准性。同时，内部控制的职能发挥既要考虑有效性，还要避免重复控制的具体问题。所以，在流程设计整合梳理中应通盘考虑，统筹规划，关注有效性、高效性与协同性，并加强对重要活动、关键风险点的有力控制，简化常规审批流程，打通各部门的沟通阻塞点，如对关联方交易做到公平性检查、对结余资金使用细则明确规定、对课题结题与结账同步管控等，以此利于高校科研经费流程优化与顺畅衔接。

（四）以信息技术为抓手，提高沟通质量

大数据时代背景下，高校科研经费的部门信息可实现动态共享，因此，利用信息平台既能提升风险防控能力，还能提升经济效益与决策依据。故以财务数据为核心，实现财务、采购、教学、科研、人事等部门数据的自动对接，并对数据及时整理、分析，进而建成一个可被科研项目组成员、监督者和科研院、财务处等人员协同利用的数据共享平台，可以确保信息顺畅交流与有效反馈，以此打造一个与高校实时适配的良性持续数据交互生态圈。

（五）以内审监督为保障，促进成果落实

以风险为导向的内审监督是防范高校科研经费管理风险的重要关口，同时亦是对财务核查加强、会计信息质量提高和及时进行风险提示的有效通路。所以，各大高校应加快内部审计部门建成，通过对实物流、信息流与资金流的监督检查，完善高校科研经费内控管理。同时，内审部门还要与财务处、科研部门形成三者联动，分层面、多视域动态监督科研经费使用，并切实保证各大高校根据内外部环境变化，适时更新、修订，以此实现高校科研经费的全流程监督管理。

结语

高校从事探索性、创造性的科研活动，是国家创新驱动战略的中坚力量。随着科技创新的纵深推进和科研经费的持续投入，各大高校应科学设计并逐步完善科研经费的内部控制制度、流程等，以实现科研经费的最大效益。