久其数据管理软件在财务管理中的应用

吴建刚

摘要：会计职能转型升级对财务会计工作提出了更高的要求，但由于会计核算软件二次开发成本高、难度大、效率低，Excel软件本身存在一定局限性和函数参数复杂会计人员工作运用较少等原因，使会计软件和Excel等软件难以满足财务管理日常工作需求。作者从财务软件和Excel表在财务管理中运用的局限性和久其软件在财务管理工作中运用的优点进行分析，充分利用久其数据管理軟件效率高、功能强、成本低等特点，举例分析久其数据管理软件在实际财务管理中编制全面预算、资产管理和薪酬统计等方面的具体应用。

关键词：财务管理;久其软件;应用

引言

近年来，为推进会计领域治理体系和治理能力现代化，提升会计工作质量和效率，全国上下都在大力推进管理会计体系建设，促进会计职能转型升级，这对财务管理工作提出了更高、更精、更细的要求。同时，随着我国会计信息化水平的不断提高，会计软件、Excel电子表等电子信息技术也已深入财务管理各项工作中，对提高会计核算效率和财务管理水平都起着非常重要的作用。但是，由于会计核算软件二次开发成本高、难度大、效率低，Excel软件本身存在一定局限性和由于函数参数复杂，会计人员对函数运用不熟练等原因，在实际财务管理工作中，会计软件和Excel软件难以满足企业财务管理中很多日常工作需求。本文试从目前行政企事业单位广泛使用的久其通用数据管理软件（以下简称久其软件）为例，深入分析久其软件在烟草商业企业财务管理工作中的具体应用。

一、会计软件和Excel表在财务管理中应用的局限性

（一）会计软件的局限性

会计软件在会计凭证、会计账簿、会计报表等方面均具有高效、准确等优点，但主要缺点是其主要功能是会计凭证的审核记账、编制会计报表等，财务分析仍需通过查询会计账簿或由软件开发人员按照需求设计开发固定格式报表查询后展开分析。会计数据种类繁多，财务分析点多面广，特别是分析会计账簿外管理数据，如财务预算基础数据、闲置资产、员工薪酬等时，会计软件日常功能已无法满足广大会计人员的需要。

（二）Excel软件的局限性

1.数据安全性差

Excel提供了有限的安全性，需要限制用户访问和修改权限，如果数据上报单位在表格插入或删除一行（或列）、修改删除数据公式或格式等时，当处理数据量大时，这种错误不易发现，从而会导致汇总数据发生严重错误而会计人员无法查找或核对错误需要花费大量时间，最终可能导致分析结果错误。如果经审核发现数据错误，需重新调整报表格式、数据属性或由上报单位重新上报等，导致会计工作效率下降。

2.无法实现多用户管理

Excel电子表是一个单机程序，一个Excel文件通常无法被多个用户同时管理。

3.数据分析运用较少

数据透视等分析工具运用不普及，财务人员运用Excel通常只进行简单数据分析，复杂数据分析通常由科技信息部门完成或请Excel高手帮忙，导致Excel在实际财务分析中运用较少。

二、久其软件在财务管理工作中运用的优点分析

久其报表软件可以克服财务软件和Excel软件的上述缺点，主要表现在：

（一）数据准确高效

久其软件参数下发后，上报单位只需要也只能根据报表格式要求填报，并通过预先设定公式审核无提示错误后方可上报，保证了数据准确性，提高会计工作效率。

（二）分析利用简单

数据汇总功能强大，可以选择汇总条件，生成分析、汇总、差额等报表数据，满足各种数据需求。汇总数据、基础数据、分析数据等可随时导出到Excel中，满足财务管理各种需要。

（三）参数设计灵活

财务人员可以根据财务管理工作实际需要灵活设计报表参数，报表格式、计算公式和审核公式等均可由会计人员灵活设置，在应用过程中发现需要增加统计指标、内容、格式等，可以随时调整任务参数后下发至填报单位，填报单位只需简要修改录入后重新上报或由数据统计人员直接修改即可。

（四）应用要求不高

设计任务参数对会计人员会计知识和电子信息技术要求不高，只需清楚数据统计目的、未来可能数据需求，认真学习久其软件系统帮助，了解报表设计流程、参数公式运用及其参数等内容，甚至不需要计算机基础知识。而对数据填报人员的要求则更低，只需熟悉一般软件操作，按照任务参数要求填报均可完成全部操作。

（五）软件成本不高

企业单位通过久其软件（定义版）设计下发参数，经简单培训即可下发填报单位通过软件（录入版）填报。而购买录入版、定义版久其软件费用低且安装数量几乎不受限制。对已使用该软件填报年报的单位，软件成本几乎为零。

三、久其软件在企业财务管理中的具体应用

（一）在企业全面预算管理方面的应用

1.设计构架

报表封面、企业基本情况表、卷烟销售明细表、卷烟销售统计分析表、三项费用预算表、其他业务收支预算表、税金预算表、资本性支出预算明细表、捐赠支出预算明细表、预算定额明细表、预算定额执行分析表、税利预算表和主要指标预算表等。

2.设计思路

卷烟销售、三项费用、其他业务收支、营业外收支、税金等预算报表录入后自动汇总生成利润表等报表;卷烟销售预算由业务部门录入后直接生成统计分析表;三项费用预算由各预算单位选择预算指标录入后自动汇总。

3.前期准备

新增久其任务，任务类型为年度;设置预算单位、预算指标、资产类别、卷烟类别、捐赠类别、判断类别等枚举字典。

4.报表设计

（1）封面代码。唯一主代码中设置年度，必须含报表类型;设置上级代码，构建树型结构。

（2）三项费用表。设计预算费用项目为固定行，预算指标设置浮动行，预算单位选择预算指标后录入后自动汇总生成预算费用项目。设置预算过程计算明细、预算说明、季度预算等栏目。

（3）基本情况表。包括分部门、岗位性质人员数量，房屋资产，基层部所资产，闲置资产数量、租金收入，查处卷烟数量、案值计划，扶贫人员等信息。

（4）销售预算表。申报单位按含增值税金额直接录入销售申报表;自动生成销售统计表。

（5）其他业务收支表。包括其他业务收入和其他业务支出，营业外收入和营业外支出等，按照预算项目明细设计，表格设置固定行直接录入。

（6）资本性支出和捐赠明细表。设置浮动行，由预算单位分别选择支出类别录入，按类出类别自动汇总。

（7）税利表和主要指标表。从其他表格中自动取数生成。

（8）预算定额和定额执行分析表。设计参数时将已预算定额直接录入，申报单位不可修改;预算执行分析，根据基本情况表、预算销售数量等与预算定额自动计算，与预算申报数双比分析后生成比较数据。

5.报表任务效果分析

（1）提高预算编制效率。通过系统预设报表公式和表间取数，自动计算汇总计算实现利润、税金等主要经济指标等，提高了预算报表编制效率。

（2）提高数据准确性。录入預算数据计算过程，系统进行自动核验，保证数据计算准确。

（3）提高数据安全性。通过固定报表格式，填报单位只能按照报表要求录入数据，不能更改报表格式和计算公式，保证录入数据人为改动可能性，确保预算数据安全。

（二）在企业资产管理方面的应用

1.设计构架

报表封面、房屋资产及权属证明明细表、闲置资产明细表等。

2.设计思路

报表设计资产原值、房屋面积等;权证信息;评估信息;出租信息;租金信息;填报单位录入后按单位、类别自动汇总。

3.前期准备

新增久其任务类型为不定期;设置单位代码、单位简码、资产类别、土地性质、出租方式、判断类别等枚举字典。

4.报表设计

（1）封面代码。将年度设置到唯一主代码中;唯一主代码必须含报表类型。

（2）房屋资产及权属证明表。按是否闲置和按单位简码汇总设计为固定行，资产明细设置浮动行，填报单位录入资产基本信息、权属、评估、出租等信息后自动汇总。

（3）闲置资产表。将出租性质和单位代码汇总设计为固定行，资产明细设置浮动行，填报单位录入闲置资产闲置类别、出租、评估等信息后自动汇总。

5.报表任务效果分析

（1）提高准确性。大量数据通过预设公式计算自动计算，保证汇总数据准确无误。

（2）减少工作量。报表格式统一，资产发生变动时仅需对个别变动项目进行修改，无须重新填报，保证数据适时更新，减少手工工作量。

（3）资料项目全。通过预设资产相关数据，一次录入，适时修改，可以满足不同时期不同数据需求。

（三）在薪酬统计方面的应用

1.设计构架

报表封面、工资明细表等。

2.设计思路

按人员类别、管理环节分类，填报单位录入后自动汇总，统一汇总口径，统计单位可按姓名统计全年月份薪酬数据。

3.前期准备

久其任务类型为月度;设置单位代码、人员类别、管理环节、年度、月份等枚举字典。设置第13月为发放年终薪酬虚拟月份。

4.报表设计

（1）封面代码。唯一主代码设置年度和月份;唯一主代码必须含报表类型。

（2）工资明细表。设计人员类别汇总为固定行，人员工资明细设置浮动行，填报单位按人员类别、管理环节等录入数据后自动汇总。

5.报表任务效果分析

（1）为年度薪酬分配提供决策参考。通过统计各类人员年度薪酬数据，横向对比分析各类人员年度薪酬，为薪酬分配提供准确数据支撑。

（2）提高会计处理数据准确性。会计稽核人员通过对比汇总数据，辅助审核会计账务处理，发现账务处理中存在问题。

结语

久其软件是操作简单、统计方便、应用广泛、成本较低的数据管理软件，财务管理过程中数据量大、需要经常进行统计分析的管理工作，都可以通过分析研究开发数据任务参数，作为向管理会计转型升级的重要工作方法，提高财务管理信息化水平和工作效率，促进财务管理工作高质量发展。