网络环境下成人高教学籍档案管理现状及对策

张 航

(陕西广播电视大学 咸阳市分校， 陕西 咸阳 712000)



【远程教育】

网络环境下成人高教学籍档案管理现状及对策

张 航

(陕西广播电视大学 咸阳市分校， 陕西 咸阳 712000)

学籍档案是学生在学校学习、实验和社会实践等教学活动中直接形成的， 对学校、社会和个人具有保存、证明、使用等诸多价值的历史真实记录。成人教育学籍档案管理是高校档案管理工作的一个重要组成部分，它是规范学生管理、掌握学生情况、培养合格人才的重要依据，是改进学籍管理工作，提高管理水平的信息资源。笔者通过多年的成人教育学籍管理工作，提出了自己对学籍档案管理的意见和看法，旨在与同行们共同探讨网络环境下成人教育学籍档案管理的新方法和新路子。

网络环境；成人高等教育；学籍档案；管理现状与对策

学籍档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分，它是规范学生管理、掌握学生情况、培养合格人才的重要依据，也是高校教学档案的重要组成部分，是改进学籍管理工作，提高管理水平的信息资源。 虽然在近年来推行了高等教育学历电子注册制度；学籍学历信息管理平台也已经开通使用，高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。但是由于成人高等教育办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。

一、成人高教学籍档案管理工作的现状和存在问题

1.认识模糊，重视不够。成人高等教育学生受工作、家庭等多方面因素的影响，个别学生对学籍档案的采集不够认真和重视，对学校要求的档案资料的采集填写不完整、不准确，有的甚至由他人代为填写；部分学校把成人教育作为学校的创收部门，经济上要求，管理上放任，投资上不重视，致使部分管理人员在思想上把成教当成普教的附属品，思想上不够重视和认识上模糊不清，不能摆正成人教育的位置。表现在不按岗配备人员，不按需配套设施，规章制度不健全，监管措施不到位。 所以对学生档案审查不严，要求不规范，档案收集和管理相对混乱。

2.手段落后、模式陈旧。成人高等教育从招生到毕业电子注册已基本实现了电脑网络化和远程操作，这就要求成人教育档案管理也要网络化和远程操作。但是目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度，成绩档案还采用手工填写。新生名册、教学计划管理、毕业名册打印等学籍档案管理的常规性工作虽使用了计算机管理，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些落后管理手段，即不能很好的与教育部管理系统对接，跟不上时代发展的需要，严重地阻碍了档案管理工作效率的提高，影响了成人教育的发展。

3.忽视队伍建设，人员轮换频繁。成人教育学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，即要求管理人员掌握一定的管理知识、软件系统的操作能力，还要求要有极强的计划性、准确性和原则性，甚至于对工作的协调、超前和创新。但是部分高校普遍忽视了成人教育学籍管理队伍的建设，缺乏对管理人员的业务培训。管理人员综合素质偏低，有的单位轮岗、换岗、人员变动频繁，有的单位工作人员年龄偏大、业务不熟，电脑操作能力差，不当的操作还会导致资料的丢失和损坏。随着上级单位管理系统的不断完善和升级，成人教育学分制和弹性学制的实施，对管理人员的要求就更加严格，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时代发展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。

4.设备太简单，软件不配套。电子档案像传统档案一样也具有形成阶段、管理阶段、处置阶段的状态。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。这就要求设备跟上，软件配套，管理人员会操作，能读懂，能看到。但目前在这方面各校还存在很大的问题。设备陈旧，多年不更新，甚至是已经过时的操作系统，更谈不上完整的成人教育学籍管理软件。

5.制度不完善，安全无保障。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案信息，用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。这些都严重的影响着档案的真实性、原始性和安全性。

二、加强成人高教学籍档案管理的措施和对策

1.提高认识，强化管理。成人高等教育学籍档案管理是成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高教的质量。所以要高度重视学籍档案管理，充分认识到档案管理的重要性，高标准、严要求地做好学籍档案管理过程的每一项工作、每一个环节与细节，切实保证学籍档案真实的反映学生学习的全过程。强化管理意识，是每一个管理人员认识到自身的业务水平、政策水平和综合素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，学校必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”，“一切为了学生，为了学生的一切，为了一切学生”的服务意识，全面提高学籍档案管理水平和能力。

2. 完善制度，规范管理。当前，很多学校成人教育档案管理制度不但是多年以前制定的，而且是按纸质文件档案来制定的，与目前的电子档案、无纸化办公既不配套又不能衔接，规章制度也制约着管理人员的行为规范。所以，成人高等教育管理者应本着“紧跟形势，与时俱进”的原则，对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，不断完善学籍档案管理制度。管理制度建设日趋完善，使管理人员有章可循，有据可依，促使高校成人教育的档案管理更加科学化、规范化和高效化。

3.利用网络，发挥优势。计算机技术和网络技术飞速发展，校园网不断建立和完善，学籍档案管理网络化、一体化得到可靠保障。但目前还没有一个完全适应成人教育特点的管理系统和应用软件系统。成人教育各项管理还存在很大的不便。为此，学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。使新生从报到注册、在校学习、成绩、教材、纸介质档案到毕业全过程的方方面面，通过系统得到管理。

4.树立安全意识、严防档案损失。 计算机并不是无懈可击的，随着网络的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。档案信息涉及大量的个人隐私，加强安全防范意识，防止信息泄露就成为我们管理人员必须重视的问题。网络的不安全、软件存在漏洞，防火墙被突破，黑客攻击、读取、更改学生信息，等等，既会给档案管理带来巨大的损失将，也会对学校声誉带来不好的影响。因此我们必须做到采用备份和镜像技术，防止文件丢失；及时安装安全补丁程序，防止被非法者利用；采取网络设备认证，数据安全保证，操作安全保证，身份识别认证等加密和防范措施；经常性的对存储器文件进行检测，对损毁文件或感染病毒及时杀毒或对损坏文件进行修复，防止文件损毁和丢失。

[1] 刘哲．高校学籍档案管理的特点[J]．机电兵船档案，2005(5).

[2] 乐兰珍.对高校学籍档案管理问题的思考[J]．兰台世界，2007(5).

[3] 陈跃辉.浅析信息技术在学籍管理中的应用[J]. 黑龙江科技信息. 2011(15) .

[4]崔彦，宋桢.新形势下加强成人高等教育学籍管理的思考[J].成人教育.2015(3).

[责任编辑 张君宽]

The Status Quo and Countermeasures of Network-based Status Archives Management of Adult Higher Education

Zhang Hang

Xianyang Radio and TV University

Adult education roll archives management is an important part of college archives management, which is an important basis to regulate student management, grasp student situation and cultivate qualified personnel, as well the information resources to improve students status management and improve school management level.

Adult Higher Education. School Roll Archives. Management. Status quo. Countermeasure

2015—04—15

张航(1963— )，陕西省兴平市人，陕西广播电视大学咸阳市分校副校长，副研究馆员。

G724

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1008-4649(2015)02-0031-03