关于企业开展全面预算管理信息化建设的思考

伍燕铭 工业互联网创新中心（上海）有限公司

引言

随着经济社会的发展，企业种类及数量越来越多，企业无时无刻都面临着来自各方的压力和风险。有效降低企业的运营风险，保障企业的长远发展，成为各类企业发展的共识，而全面预算管理作为风险管控的有效抓手，在各行各业被广泛使用并取得一定成效。

一、全面预算管理的内涵

全面预算管理是指通过预算的手段对企业的内部资源进行合理分配，经过一系列的管理措施，实现企业的管理目标。全面预算管理通过对各预算项目的过程管控，实现对企业生产经营的全程把控，进而达成年度预算目标，最终落实企业的战略发展目标。

相关预算管理工作人员需要对于接下来一段时间某一环节或者企业整体运转所需要耗费的成本、人力、资金、时间等进行综合考量，通过对接下来一段时间内企业所需要支出的成本预算来分析企业应当如何开展接下来的项目或者活动，并且制定相应的考核制度、控制制度和员工制度等，有效地将项目落实到实践操作当中，保障最终实际成本控制在预期成本范围内，达成预期收益。

二、企业在全面预算管理中的问题

（一）缺乏对预算核心价值的认识

全面预算管理是企业战略管理不可或缺的组成部分，是实现企业现代化的一种管理模式。在预算工作的开展过程中，企业往往把自己孤立于预算工作的核心价值之外，即预算编制游离于战略管理之外，忽视预算管理的价值。企业全面预算管理过于形式化；预算的有效性和策略性与财务管理缺乏统一性；预算管理与全面预算管理的同化，使全面预算管理失去了真正的价值。同时，全面预算管理过于单薄，造成财务部门单打独斗的局面，导致预算内容不全面。全面预算的全面性是指预算指标体系的结构，体系的结构需要以多部门、多机构、科学完整的全面预算为基础。

（二）缺乏实质的战略指向

全面预算管理在企业发展战略中具有导向性，对企业战略目标的实现具有保障作用。全面预算管理的战略导向体现在预算的编制和执行上，特别是全面预算管理的实施，是优化产能结构和管理机制的重要方面。企业忽视全面预算管理的战略导向，相当于缺乏对企业战略发展的支撑。预算编制具有长期性，但目前企业的预算管理是基于短期目标，缺乏长期的战略导向。全面预算管理为企业战略实施服务，其实施的空洞性直接导致了企业管理体制与生产能力结构的脱节。

（三）缺失全面预算管理的有效性，尤其是预算的精准性

全面预算管理是企业内部管理的重要组成部分，其管理项目涉及企业生产经营、市场规划等方方面面，没有统一的量化标准，管理项目本身的不确定性较大，这给全面预算管理带来了很大的阻力，比如，全面预算管理缺乏有效的市场调研，就会导致预算数据缺乏动态分析。因此，目前企业全面预算管理的短期效果明显，但在规模大或周期长的情况下，其有效性就会受到质疑。

三、全面预算管理信息化建设的必要性

具备一定规模的企业，生产经营复杂，财务数据众多，给预算管理带来了挑战。通过信息化手段，解决预算问题，实现财务数据与业务数据的高效融合，成为未来财务管理的大趋势。

（一）多渠道获取数据

现今时代是信息化时代，信息时代的优势和特长就是方便人们沟通和交流以提高信息获取的能力。全面预算管理信息化建设符合时代的特征，通过信息化建设可以更好地将时代的优势发挥出来，相关工作人员可以通过多种渠道来获取信息。

在全面预算编制的过程当中所需要的资料是相对较多的，物质资料、人力资源的相关资料都需要充分地考虑在内，尤其是物质资料数据往往会因为形势的发展而发生一定程度的变化，这时信息系统的作用就可以较好地体现出来。相关的预算管理工作人员可以通过信息系统及时地了解市场当中的数据，实时地更新数据信息。同时也可以通过企业的内部信息系统，及时地了解现阶段企业的内部资源使用情况和企业内部的人力变动情况，对企业有更加深入的了解，对于市场有更加深刻的认知，这样在全面预算以及分析控制的过程当中也可以更加精准更加高效，获取的信息也更加全面。

（二）实现部门联动

全面预算管理并非各部门各自为战，而是要对企业各个部门的资源进行整合，实现部门联动管理。相关工作人员需要调查、了解、分析各个部门的资源应用情况，采取措施进行有效的管理。操作过程中涉及专业领域的问题，需要及时地与各个部门的领导人员进行沟通，这样才可以保证全面预算管理的预算更具可行性，信息化建设可以使相关工作人员与企业各个部门之间的沟通和交流变得更加方便，提高沟通效率和沟通质量，在预算分析、预算控制的过程当中充分采纳各个部门人员的意见和想法，以更加综合、更加全面、更加科学的角度对企业进行全面预算管理。除了全面预算管理的相关工作人员与各个部门之间的领导人员加强联系以外，各个部门之间的领导人员相互之间也可以通过内部系统加强联系，及时地了解项目开展过程当中遇到的问题和解决的方案，综合更多人的智慧和想法，这样可以较好地促进部门与部门之间的联动，发挥人力资源和物力资源的最大效益。

（三）提高工作效率

全面预算管理对于企业的平稳运营会产生至关重要的影响，有效合理的全面预算管理可以更好地降低企业的运营风险，提高企业的利润获取空间，同时让企业更好地实现资本积累和规模扩张。但是全面预算管理所涉及的内容相对较多，所需参考的资料也相对较多，这样全面预算管理的工作量相对较大，相关工作人员在预算管理、预算分析的过程当中需要获取数据、分析数据并将数据有效地整合，提出相对应的意见和风险降低方法，这也就使得全面预算管理对于人力的依赖相对较大，也给相关工作人员带来较大的工作负担。通过信息化建设无论是在资料获取还是在资料分析上都可以为相关工作人员提供更大的便利，相关工作人员可以用最短的时间达成最高的工作效率和工作质量，既减轻了相关工作人员的工作负担又提高了相关工作人员的工作效率。

四、预算管理信息化对于企业的影响

（一）对预算编制的影响

预算编制在企业预算管理的过程当中占据着十分重要的地位，是预算控制、预算分析的基础。大多数企业在预算编制过程中采用的是自上而下或自下而上抑或是上下结合的方法，这样能更好地论证预算数据的合理性，但是却耗时较长且过程相对繁琐，而信息化系统的建立为便捷地编制预算提供了有力支撑。通过信息系统，企业的各部门之间可以高效地完成信息沟通和交流，各类表格数据的勾稽关系更加清晰。

（二）对预算控制的影响

预算控制是全面预算管理过程中的核心环节，是推动企业业绩提升的关键抓手。但是传统的预算管理方法在预算控制上存在着一定的局限性，仅通过Excle预算表格控制，不仅数据更新有延迟，而且管控过程比较僵化，使得传统的预算管理方法难以有效把控企业生产经营全过程，从而导致预算管理流于形式。通过预算管理信息化，可提高数据传输的实时性，将企业内部审批流程与预算管控流程融合，形成有效的预算管控体系，将预算过程管理贯穿于生产经营的全过程。

（三）对预算分析的影响

传统的预算分析方法在时效性和灵活性上较为欠缺，相关工作人员在数据管理的过程当中难以有效地掌握更加全面的数据资料，同时也难以第一时间有效地更新数据资料，这就会导致在数据分析的过程当中所参考的数据不够全面且针对性不足，并不能将预算分析的最大效应发挥出来，而信息系统可以有效地改善这一困境，通过信息系统的建设，企业的相关工作人员可以及时地通过网络平台来了解各方面的数据，并进行有效的分析，同时也可以将执行数据与预算数据进行对比，如果出现差距则可以通过进一步的分析找出存在差距的主要原因，在信息系统的支撑下，全面预算管理的信息分析更加灵活且高效。

五、如何实现全面预算管理的信息化建设

（一）提升企业对于全面预算信息化管理的了解和重视

想要更好的落实全面预算管理的信息化建设，需要提高对于全面预算管理信息化建设的重视和了解，认识到全面预算信息化建设的影响、优势和必要性。现阶段仍有不少企业对全面预算管理的重视程度不高，导致对于全面预算管理信息化建设给予的重视程度也相对较低，这就致使企业全面预算管理工作出现走形式的现象，为此就需要对企业的领导层以及相关的全面预算管理工作人员强化意识，通过调查走访、参观学习或案例培训等手段使相关工作人员以及企业的领导层体会到全面预算管理的优势，对于企业而言，可以更好地降低企业的运营成本以提高企业的利润空间。让企业的领导者和相关工作人员重视全面预算管理信息化的落实，同时在工作开展的过程当中约束自己的工作方法和工作技术，更加规范科学的展开全面预算管理。

（二）选择合适的信息管理软件全员参与预算

全面预算管理信息化建设首先就需要选定相对应的信息管理软件，只有以软件为依托才可以更好地传递信息、沟通信息，并且对业务的开展进行有效的运作和控制，通过合理的信息化管理软件应用让每一个员工都可以参与到全面预算管理的过程当中。

战略目标的实现不是仅凭企业的一个或者几个中高层人员的努力就可以实现的，企业的运营和发展与基层员工的工作效率和工作质量息息相关，而基层员工对于企业了解得不够，也会导致面对判断和决策的时候难以做出正确的选择。为此，企业在制定预算的过程中应当实现全员参与的方式，从战略视角出发，根据企业本身的运营状况，让各个部门分析在接下来一段时间内的发展目标，然后再根据各个部门所提出的发展目标进行综合得出整个企业未来的发展方向，通过信息管理软件进行信息的沟通和数据的传达，这样企业的全体员工都参与到企业的预算管理和战略管理的过程当中，对企业的发展方向和发展规划有更加深刻的理解。在日常工作中也可以更好地做出判断，有效地推动战略目标的实现。

为了有效地推动全员参与的全面预算管理工作落实进而推动企业战略目标的实现，企业可以根据自身的市场定位、相关员工的工作特点选择具备较高针对性和实用性的信息化软件，加强企业各层员工之间的相互交流和沟通，上到企业中高层领导，下到企业的基层员工，对企业的成本控制和成本预算都熟稔于心，促进全面预算管理工作的有效落实。

（三）利用信息系统细化预算分析

预算分析的准确性、科学性是指导预算提升措施、提升企业业绩的重中之重。企业管理人员可以根据预算分析掌握企业收入、成本的达成情况，掌握哪些预算科目实际执行数与年度预算编制数存在较大差异，进而抽丝剥茧找到问题症结所在，对症下药，提出解决问题的举措并通过推动举措落地，逐步改善企业业绩表现。

在细化预算分析的过程当中，为了保证信息更加明确、计算更加精准，企业的系统平台可以根据各个部门的主要工作职能设定不同的工作系统，然后由全面预算管理相关工作人员进行整体的分析整合和数据计算，当各部门的工作人员遇到新的问题或成本价位发生变化的时候，也可以及时地通过数据系统更新信息，而全面预算管理分析的相关工作人员也可以通过信息数据的变更及时地调整全面预算管理的手段和方法，提高全面预算管理的实效性和针对性。

（四）完善指标体系

在上文中也有所提及企业的战略目标实现以及企业的预期目标实现从很大程度上依赖于员工的工作效率和工作质量，而员工的工作效率和工作质量从很大程度上受到员工的主观因素影响，为了更好地保障预算目标的有效落实，进而推动战略目标的实现，企业就需要充分地调动员工的主观能动性，让员工主动地参与到预算工作当中，提高自身的工作效率和工作质量，同时也不断地优化自己的技术和方法，进而推动预算目标的有效落实。为此企业经营者应当制定相应的考核指标体系，通过考核指标体系的确立来明确所有员工的工作内容和工作范畴，超额完成任务的员工将会获得企业的奖励，可以是资源倾斜也可以是晋升空间的提高，通过奖励机制的设立充分调动员工工作积极性，而对于未完成预算任务的员工要给予一定的惩罚，可以是奖金的扣除也可以是休息日的减少等，通过惩罚机制的设立来为相关员工设立底线，使相关员工明确自身的基本任务，并且有效地开展，这样就可以有效地落实企业的预算目标，甚至有余力可以进一步地提升，获取更多的利润空间。

考核指标的确定也可以有效的发挥信息系统的优势，在企业内部信息系统当中公布考核的相关标准，同时在选拔、评价员工的过程当中进行有效的信息披露，这样一方面可以保证员工评价考核更加公平公正，提高员工对于企业的归属感和认同感，另一方面也可以为相关工作人员提供更多的工作优化方向，明确企业对于员工的诉求，转变工作方法、工作技术和工作态度。

结语

全面预算管理对于企业的长远发展会产生至关重要的影响，通过全面预算管理这一财务管理工具并配以信息化手段，提升企业内部财务管理深度，进而推动企业业绩提升及风险管控，为企业的规范化管理夯实基础。