高职院校档案信息化管理的问题与对策研究

吉志林

（江苏经贸职业技术学院，江苏 南京 211168）

改革开放以来，我国经济、文化、技术均取得了巨大的成绩。互联网+、大数据应用、信息2.0、区块链等概念相继提出并应用到各个层面，不断推进各项事业发展。党的十八大也把信息化放到了国家战略高度，这让信息化深入到各行各业，改变了传统业务模式，加速了业务的流转效率。进入二十一世纪后，随着教育改革逐渐深入，高职院校的发展也开始注重内涵建设，从省级示范校、国家级示范校、卓越校到双高校建设，信息化建设水平逐渐成为一项重要的指标，引起了各高职院校的重视。然而，档案作为高职院校重要的决策资源之一，却在信息化推进过程中发展较为缓慢。

1 高职院校档案信息化管理的现状与问题

近几年，高职院校的发展非常迅速。职教二十条的出台，国家层面关于职教的政策战略均给职教发展注入强大动力。随着职教教学改革的逐渐深入，校企合作、产教融合也涌现出新成就。然而作为决策辅助之源、知识存储池的档案管理，却与新形势的发展不匹配。目前高职院校档案信息化管理还存在如下几个问题。

一是高职院校档案管理信息化不够深入，档案人员信息化程度不高。档案的信息化是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。但目前高职院校档案从业人员年龄整体偏大，以非理工科专业为主，信息化技术的应用水平较弱，对新技术的学习应用能力较弱。

二是高职院校档案管理信息化不受重视，档案信息化建设进展缓慢。高职院校的重点在人才培养、专业建设及校企合作等，往往忽视了档案管理的重要性，对档案信息化的认识不足，档案管理的作用得不到足够重视，在经费划拨、信息化项目的立项上争取不到支持，且档案管理者也容易局限于做好常规性工作，对于信息化引入对常规工作的改变存在一些能力上的担心，所以在工作计划及安排中，致使信息化工作不能落地，档案信息化建设进展缓慢。

三是高职院校档案管理信息化人才紧缺，人才梯队的建设未能形成。高职院校档案从业者分为两类，一类是专职档案员，主要集中在档案、人事、财务等部门；另一类为兼职档案员，主要是职能处室、二级院系临时安排人员兼职从事本单位档案的收集与管理。目前，在高职院校中，因内部设置、编制紧缺等原因，档案工作往往挂靠在党院办、图书馆、教务处等校行政部门，这些部门常规工作较多，专职档案管理人员也身兼数职，这使得管理的重心分散，很难潜心做研究。而其它职能部门及二级院系的兼职档案员，更是存在人员频繁变动，交接混乱等问题。人才发展通道存在瓶颈，无法吸引更多人才加入，就难以形成得力的人才梯队，更无精力进行信息化管理。

四是高职院校档案信息化管理环境较弱，信息化辅助水平较低。因重视程度不高，高职档案工作人员信息化素养普遍不高，没有真正了解信息化在工作效率提升上的优势，信息化应用环境较弱。部分高职院校使用的档案信息化管理平台还是十多年前的架构，对新形势下档案管理的需求响应存在不足。

五是档案保存环境较弱，信息化实时技术使用较少。如今的档案管理，已实现了全过程智慧化管理，档案数据可视化，存储环境参数实时可控，档案利用率及利用频次实时可查看。但实际上高职院校的档案仍以传统的柜架摆放，采用空调及小型温湿设备保障储存条件。密集架使用不多，智慧化档案管理系统更是少得可怜。

六是每年收编的档案还是以纸质为主，数字化的资源占比不高。由于受制于传统思维及知识产权保护的考量，目前二级单位产生的增量档案仍以纸质化为主，数字化资源占比不高。这增加了档案收集整理的难度，同时对档案的缺失无细致有效的管控。

2 高职档案信息化管理的对策研究

2.1 加强新手段运用，提升全员素养

（1）引入知识管理的理念，给档案管理提供长久不衰的活力。上世纪九十年代加拿大学者瑞巴乔克在档案管理学中引入了知识管理的概念，给档案管理注入了强劲的动力。知识管理强调把存储在档案架上的知识资源利用起来，变成知识资本的管理技术，其强调以人为主，信息化技术为基础，有效转化知识，使沉睡的档案得到新生。知识管理的引入，加强了学科融合，也促使档案管理人员的管理重心从传统的实体档案管理转向信息管理和知识管理。引入知识管理可以让传统的档案管理适应知识经济时代，也适应高质量发展的战略需要，大幅提高档案的利用率。

（2）借力智慧化校园建设，建立数字化档案管理体系。当今，各大高职院校都在集中精力建设数字化校园，高职院校信息化程度也成为考核的指标之一，数字化校园的建设实现了各平台之间的信息交换，大大提升了办事效率，丰富了教学方式、提升了教学质量。档案作为数字化校园中的一个组成部分，应在大力建设数字化校园的过程中，积极发挥自身的优势，建立数字化档案管理体系，采用支持全文检索的数字档案管理系统，使检索效率和利用率大幅提升；成立数字化加工流程处理存量纸质档案；与数字化校园对接，使在线的流转公文、办结的各项业务流程、校内新闻等直接自动归档成为在线档案资源。这些丰富的电子资源，有利于辅助领导决策，有利于各职能部门在数据上报、资料汇总、经验总结时，快速高效寻找到所需的支撑材料。

（3）注重档案人员的培训，提升专兼职档案员信息化素养。档案学科发展到今天，已经从传统的档案收集整理外延到知识管理、信息化管理及人文科学等多学科的融合，这对档案从业人员提出了新的更高的要求。新技术、新理念的日新月异，使得档案管理人员除了传统的实操技能的培训、档案从业人员的继续教育外，还要求档案从业人员需要不断学习，才能跟上快速发展的时代。提升档案人员信息化素养，需要“走出去、引进来”：邀请专家讲座和现场指导、赴兄弟院校学习经验、参加高层次档案会议聆听新思路新理念、参加信息化技能培训等，都是提升技能的途径。

（4）加强人才梯队培养，激发档案管理活力。在高职院校，传统的档案管理，因其管理内容单一、难有突出性成果，容易造成档案管理者产生职业倦怠，造成人才的流失。在智慧校园的建设背景下，数据的融合给档案带来新的机会，通过数字化档案分析挖掘，可通过某一主题，整合存量档案信息，实现内容开发，使档案从业者有成就感，也能得到档案获得者的认可，从而提升档案工作对人才的粘性，建立一支档案管理人才梯队。

（5）借助档案活动展示契机，推进全员对档案工作认可及对信息化认知。档案管理工作服务于学校的中心工作，这是档案管理者所需要正视的一个问题。但是，档案管理者也保管着学校发展过程中重要资料，是历史资料的保管者与见证者，是不可或缺的。档案管理者应通过与其它部门的合作，推出专题档案活动，实现资源共享，展示档案工作的重要性。如疫情期间，可与疫情防控相关部门合作，通过线上线下开展疫情防控档案展，师生通过多平台快速便捷获取防疫档案信息的同时，也能认可档案管理工作。也可与学工及教务等部门合作，挖掘校友档案，建立校友档案，精准推送。活动的开展，本身会倒逼档案管理工作的信息化水平提升，同时也能获得全员对档案工作认可及对信息化认知。

2.2 引入区块链技术，提升档案管理的安全性便利性

区块链技术具有分布式、免信任、时间戳、非对称加密、智能合约等五大特征。数字化档案与区块链技术存在相似的技术应用过程，它们都是通过网络传输数据，将信息储存在硬盘中，都要求储存的信息安全系数高；档案还存在分布管理（档案提交各部门）这与区块链技术的分布式相似，无疑给区块链引入档案管理提供了便利。

（1）区块链技术可提高数字档案的安全管理。档案管理的重点之一就是保证档案的安全。原有档案管理无法做到百无一失。近年来，伪造科研成果，伪造学籍，甚至伪造学历等情况的出现，敲响了档案安全管理的警钟，引进区块链技术，由于其数据为多方共存，且存和取两个环节多方校验，很好地解决了数据的“防篡改”问题。

（2）区块链技术可方便数字档案的收集整理。目前数字档案的收集与整理，通常是发布通知，在规定时间内各部门通过平台提交电子档案。由于档案管理部门对提交质量大多不具约束性，档案收集完整性差、档案提交滞后，提交的电子档案还可能存在错误的信息，档案管理员需要花较长时间来更新电子档案。通过区块链技术，实现档案提交部门与档案收集部门共同参与档案的收集与管理，形成分布式档案管理网络，且网络中用户均有档案的备份，避免了档案被非法篡改。

3 结语

由于发展理念及内部治理体系等原因，高职院校档案数字化存在不被重视、信息化程度低、人才综合素质欠缺等共性的问题，结合高职院校自身发展及档案管理的特点，通过引入新兴的区块链技术、数字化技术及知识管理，提升档案人员信息化素养，建设信息化的档案环境，借力数字化校园建设，加强跨部门资源共享及档案利用可着力推进高职院档案信息化管理水平。