公路竣工文件资料的归档探讨

谢 岚

（唐山交通建设工程监理咨询有限责任公司，河北 唐山 063000）

0 引言

21世纪的中国，各级公路迅猛发展，竣工资料的整理也逐渐规范起来，本文就公路工程资料整理中应注意的问题谈谈自己的一点体会。

1 预立卷

1.1 预立卷的必要性

各级公路特别是高速公路项目，各种原始记录内分项工程到分部工程直到单位工程，纷繁复杂。但看似的乱象，可通过预立卷做到有条不紊，整齐划一。从工程一开始，各施工单位就依据 《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）和《交通档案管理办法》（交办发[2005]431号）等有关规范，建立健全项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作，相当于一个的骨架，在工程进行当中，再向里填内容，就能心中有数，忙而不乱。

1.2 预立卷中的要点

预立卷的方法，是在工程前期准备阶段时，将工程按 《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2004）（这里说明，笔者从事土建工程施工监理，因此以第一册土建工程为例。本文以河北省某项工程为例，B标起止桩号为K54+000～K63+000，一级公路）。工程划分见表1。

表1 工程划分情况表

表1 （续）

划分成若干单位工程、分部工程、分项工程，将划分好的工程卷分步建立档案盒，档案盒的要求按《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》中附件4~附件9的相关格式和样式准备就绪。

这里要强调指出：一是原材料及产品合格证明文件，在相关的公路桥梁部位可能会同时用到，这里作这样处理：如证明文件是同一单位工程共用的，则按单位工程集中收集，入到这一单位工程文件相应位置；如果是某一分部工程专用的证明文件，则应归入相应分部工程档案中，按产品种类分别进行预立卷；二是施工单位与项目执行机构、监理往来的文件，则按相关问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。如属于监理指令、停工令等针对某个分项工程，就都归放在这一分项工程的资料即过程控制资料内，一并收集预立卷。

2 文件材料的整理

项目竣工文件材料立卷归档工作纳入工程合同管理并纳入监理工作内容，按“谁形成谁负责”原则，项目监理单位负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督和检查，并在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

2.1 卷内文件材料的归档，本着单位—分部—分项的原则，各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、各项工程总结依次进行排列。

2.2 计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。这方面内容监理无须组卷，根据各项目不同要求，可由业主进行组卷，监理单位备考表内注明“见互见号××即可”。

2.3 案卷页号编写，是以有效内容的页面为一页，双面书写文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，则需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2.4 施工文件中的第二部分：工程质量控制文件，整理归档时要注意以下几点。

一是“过程控制”中的各类文件，包括（工程质量往来文件；工程质量自检报告及工程质量检验评定资料；安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件；桥梁竣工验收荷载试验报告；桥梁基础、梁的预制等强度、完整性检验资料；施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析；机电、监控设备安装调试及性能考核记录；交工验收施工单位的试验、检验、评定资料；其它文件材料等），参与评定的资料才组建这些文档;装订时按正常报验程序反着组装。

二是材料及标准试验资料，包括各种原材料、外购成品、半成品抽检试验报告及资料；外购材料（产品）出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告；各种标准试验、配合比设计报告等，这是指所有分部、分项工程的资料都归入此处。

三是施工工序资料，这是施工单位所有资料的重点部分，也是关键部分，这里组卷时也是按工程报验的顺序反着来进行组装，这里面有不参加评定的资料，如：防护工程中各工序施工记录，此处不是原始记录，如每层的基础资料。其它每个分部分项工程中的试验资料，都归入此处，并参与评定。

2.5 第四部分的进度计划控制文件，包括进度计划（文件、图表）、批准文件；进度执行情况（文件、图表）；有关进度往来文件等，只要是在施工中涉及到的进度文件，都归在此处。

2.6 第五部分的施工原始记录。这部分内容和第二部分的施工工序资料里的内容类似，但却是不一样的，这里要注意原始两字，是指在施工过程中未汇入施工质量控制文件的部分，是最初始的记录表格，如张拉、压浆、灌注砼和锥护坡等的资料。

2.7 监理单位的文件归档。监理单位的交竣工文件资料相对施工单位来说较少，但也不可不或缺，是整个监督过程的完整记录，一旦发生什么问题，监理抽检记录资料显得尤为重要。

这里主要注意两点：一是组卷时应按工程施工单位所划分好的单位、分部和分项工程的顺序进行归档，不能随心所欲；二是质量控制文件中的平行检测和独立试验都是指监理所做的平行试验；交工证书一般在施工单位的控制文件中都有，因此，监理单位在此可不归档，但在备考表内应将互见号标注出来，以便查询。

3 结语

每一个工程档案都不容忽视，各单位在施工过程中注意随时跟上进度，随时整理好原始资料，以节省后期的人力物力，给单位带来更大效益。

[1]河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范[EB/OL].http://www.docin.com/p-476579997.html#documentinfo,2010-06-03.

[2]DA/T 28—2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定[S].

[3]GB/T 11822—2008，科学技术档案案卷构成的一般要求[S].

[4]JTG F80/1—2004，公路工程质量检验评定标准[S].